Der Bedarf an einer einheitlichen, globalen Plattform
Was ursprünglich als lokale, voneinander unabhängige Instandhaltungspraktiken begann, war mit zunehmendem Wachstum nicht mehr beherrschbar. Excel-Tabellen und fragmentierte Prozesse stießen an ihre Grenzen. Das Unternehmen benötigte eine einheitliche, globale Plattform, um Abläufe zu standardisieren, Transparenz zu schaffen und schnelles Wachstum zu unterstützen.
Über Akuo
Akuo entwickelt, realisiert und betreibt Projekte im Bereich erneuerbare Energien über den gesamten Lebenszyklus hinweg, von Wind- und Solarenergie bis hin zu Speicherlösungen. Solar- und Speicheranlagen werden in der Regel von Akuos eigenen Teams gewartet, während Windenergieanlagen überwiegend durch Hersteller oder spezialisierte Dienstleister gewartet werden. Dadurch entstand eine vielfältige, aber fragmentierte Instandhaltungslandschaft mit unterschiedlichen Arbeitsweisen, Tools und Reifegraden. Viele Standorte arbeiteten mit Excel-Tabellen, was zu Ineffizienzen und uneinheitlichem Reporting führte. Hinzu kamen abgelegene Einsatzorte, die mobile, offlinefähige und einfach nutzbare Lösungen für Techniker erforderten.
Partnerschaft mit Inoteam
In dem Bewusstsein, dass sowohl Technologie als auch Expertise gefragt waren, entschied sich Akuo für eine Partnerschaft mit Inoteam, einem Beratungsunternehmen mit umfassender Ultimo-Erfahrung und langjährigem Vertrauensverhältnis zur Geschäftsleitung von Akuo. Durch den direkten Austausch mit den Teams vor Ort, die Beobachtung von Arbeitsabläufen und gezielte Analysen konnten die tatsächlichen operativen Anforderungen ermittelt werden.
Akuo hat sich für Ultimo aufgrund seiner Konfigurierbarkeit, seiner mobilen und Offline-Fähigkeiten, seiner Unterstützung mehrerer Sprachen und Währungen sowie seiner Skalierbarkeit für den internationalen Einsatz entschieden. Die Plattform unterstützt sowohl interne Techniker als auch externe Dienstleister, standardisiert Prozesse über Ländergrenzen hinweg und bietet eine zentrale Plattform für das Reporting und die Rückverfolgbarkeit.
Ultimo wurde von Inoteam innerhalb von sechs Monaten an Pilotstandorten eingeführt, unter der klaren Voraussetzung, dass das Projekt gestoppt würde, falls die Akzeptanz bei den Technikern ausbleibt. Das Pilotprojekt hat sich schnell bewährt: Verbesserungen der mobilen Benutzeroberfläche, vereinfachte Prozesse und die Lagerverwaltung vor Ort haben die Echtzeit-Erfassung erleichtert und den Verwaltungsaufwand reduziert.
Nach diesem Erfolg wurde Ultimo auf über 80 Standorte und 12 regionale Teams ausgeweitet.
Konkrete Ergebnisse
Camille Kovacic, Product Owner bei Akuo, beschreibt die Auswirkungen:
„Im Jahr 2025 haben sieben Techniker, die Ultimo verwenden, gemeinsam mehr als 77 Arbeitstage eingespart: 41 Tage bei der korrektiven Instandhaltung und 36 Tage bei der präventiven Instandhaltung. Dank automatischer Aufgabengenerierung werden Versäumnisse reduziert, und unsere zentrale Anlagendatenbank verbessert bereits heute die Rückverfolgbarkeit in allen Regionen.“
Darüber hinaus förderte Ultimo auch die kulturelle Angleichung. Teams, die zuvor unabhängig voneinander arbeiteten, begannen Best Practices zu teilen, unterstützt durch kontinuierliche Schulungen und aktive Feedback-Schleifen. Kovacic betont die Rolle des kontinuierlichen Engagements:
„Wir stehen weiterhin vor Herausforderungen bei der Nutzerakzeptanz, aber wir arbeiten kontinuierlich mit unseren Teams vor Ort zusammen. Ihr Feedback fließt täglich in Verbesserungen ein.“
Zukunftsfähig durch einen zentralen operativen Hub
Mit Blick nach vorn plant Akuo, den Einsatz von Ultimo über die Instandhaltung hinaus auszuweiten, insbesondere auf HSE-Module (Gesundheit, Sicherheit und Umwelt) und KI-gestützte Erkenntnisse für vorausschauende Planung und Leistungsoptimierung zu nutzen. Mit dem vollständigen Rollout im Jahr 2026 rechnet Akuo mit über 200 eingesparten Arbeitstagen pro Jahr (94 Tage bei der korrektiven Instandhaltung, 107 Tage bei der präventiven Instandhaltung), sobald die 16 Techniker die Plattform nutzen. Ultimo ist somit als zentrale operative Plattform positioniert, die sowohl den Teams vor Ort als auch den Führungsteams im gesamten Unternehmen zur Verfügung steht.
Partnerschaft, Transparenz & Fokus
Der Erfolg des Projekts basiert auf Partnerschaft, Transparenz und einem Ansatz, der sich auf den geschaffenen Mehrwert konzentriert anstatt auf die Anhäufung von Funktionen. Victor Otto, Senior Consultant bei Inoteam, unterstreicht diese Philosophie: „Es war entscheidend, das umzusetzen, was wirklich gebraucht wurde, nicht einfach alles, was technisch möglich ist. Dieser Fokus hat sichergestellt, dass Ultimo optimal zu unseren Abläufen passt.“
Von fragmentierten Insellösungen zu einem kohärenten globalen Rahmen
Heute ist Ultimo für die Techniker von Akuo weltweit zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, das den Verwaltungsaufwand reduziert, Prozesse vereinheitlicht und Führungskräften die nötige Transparenz bietet, um erneuerbare Energien in großem Maßstab zu verwalten. Akuo hat den Schritt von lokalen Insellösungen hin zu einem einheitlichen, globalen Instandhaltungsrahmen vollzogen und ist damit bestens darauf vorbereitet, die Anforderungen eines wachsenden Portfolios erneuerbarer Energien zu unterstützen.
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