Medical Assets

Traditionell diente EAM vor allem als zentrale Datenbasis für medizinische Geräte. KI-integriertes EAM geht einen Schritt weiter: Intelligenz wird direkt in die täglichen Arbeitsabläufe integriert, statt in separaten Analysewerkzeugen bereitzustehen. Ultimo integriert KI direkt in die Priorisierung von Arbeitsaufträgen, die Erfassung und Verwaltung medizinischer Geräte, die Fehlerdiagnose und die Meldung von HSE-Vorfällen. Weniger erfahrene Medizintechniker erhalten durch Assisted Troubleshooting (KI-gestützte Fehlerdiagnose) und den AI Work Instruction Generator (KI-gestützte Erstellung von Arbeitsanweisungen) Empfehlungen auf Expertenniveau. KI-gestützte Priorisierung hilft dabei, Arbeitsaufträge für medizinische Geräte über große Anlagenbestände hinweg nach Risiko und Kritikalität zu priorisieren. Ultimo war der erste EAM-Anbieter, der agentische KI produktiv verfügbar gemacht hat.

Kalibrierungsabweichungen stellen ein Risiko für die Patientensicherheit dar und können bei Audits zu Compliance-Problemen führen. Daher behandelt Ultimo die Kalibrierung als einen zentralen Prozess innerhalb des EAM-Systems. Für jedes medizinische Gerät – von Infusionspumpen und Beatmungsgeräten bis hin zu bildgebenden Systemen und biomedizinischen Sensoren – werden Kalibrierungsintervalle, Toleranzgrenzen und die Historie der Kalibrierzertifikate verwaltet. Bei der Planung anstehender Kalibrierungen berücksichtigt die KI-gestützte Priorisierung sowohl die Kritikalität der Geräte als auch die Verfügbarkeit von Technikern. Mobile Anwendungen ermöglichen die Erfassung von Messwerten und Zertifikaten direkt vor Ort. Audit-Trails werden automatisch dem jeweiligen Gerät zugeordnet, und bei Abweichungen werden automatisch Arbeitsaufträge erstellt, damit keine Kalibrierung überfällig wird.

Die Joint Commission, die FDA im Rahmen der Post-Market-Surveillance-Anforderungen sowie die EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) verlangen von Gesundheitseinrichtungen, jederzeit den Zustand ihrer medizinischen Geräte nachweisen zu können. Ultimo stellt die hierfür erforderliche Daten- und Prozessbasis bereit. Für jedes Gerät werden Beschaffung, Inbetriebnahme, Wartung, Kalibrierung, Ersatzteilrückverfolgbarkeit, Rückrufmanagement und Außerbetriebnahme in einer zentralen Datenquelle dokumentiert. HSE-Prozesse wie Lockout/Tagout und die automatische Meldung von Vorfällen erfassen sicherheitsrelevante Ereignisse direkt an der Quelle. Power-BI-Dashboards stellen Qualitätsmanagement, Medizintechnik und HSE alle relevanten Audit-Nachweise in einer gemeinsamen Ansicht zur Verfügung und machen manuelle Datenzusammenführungen überflüssig. Microsoft Azure mit einer Verfügbarkeit von 99,98 %, SOC 2 Type II und ISO-Zertifizierungen bildet die technische Grundlage, die auch regulatorischen Anforderungen gerecht wird.

Daten zu medizinischen Geräten sind in Krankenhäusern häufig auf verschiedene Systeme verteilt. Ultimo lässt sich mit nahezu allen Softwarelösungen integrieren, die im Gesundheitswesen eingesetzt werden, darunter elektronische Patientenakten (EHR), Praxismanagementsysteme (PMS), Configuration Management Databases (CMDB), Systeme zur Überwachung medizinischer Geräte, IoT-Sensoren sowie ERP-Systeme einschließlich der zertifizierten SAP-S/4HANA-Integration. Darüber hinaus unterstützt Ultimo Integrationen mit Asset-Performance-Management-, Dokumentenmanagement-, Connected-Worker-, SCADA-, CAD-, BIM- und GIS-Lösungen. Standardintegrationen reduzieren den Implementierungsaufwand für die IT. Gleichzeitig fließen Daten zurück in Ultimo, sodass KI-gestützte Empfehlungen und Arbeitsaufträge jederzeit den aktuellen Zustand der medizinischen Geräte berücksichtigen.

Die Einhaltung von Sicherheitsanforderungen lässt sich nicht zuverlässig sicherstellen, wenn Nachweise auf Kalibrierungsprotokolle, Vorfallmeldungen, Rückrufinformationen und medizintechnische Arbeitsaufträge verteilt sind. Ultimo bündelt diese Informationen in einer zentralen Datenbasis. Für jedes Gerät werden alle relevanten Compliance-Nachweise dokumentiert, darunter präventive und proaktive Instandhaltung, Kalibrierzertifikate, vom Hersteller vorgeschriebene Prüfungen, Rückrufmaßnahmen und die Außerbetriebnahme. HSE-Prozesse wie Lockout/Tagout, Arbeitsgenehmigungen und Incident Management erfassen sicherheitsrelevante Ereignisse direkt am Ort des Geschehens. Der autonome HSE-Assistent für die Vorfallmeldung stellt sicher, dass keine sicherheitsrelevanten Ereignisse übersehen werden. Abteilungsübergreifende Dashboards bieten Medizintechnik, HSE, Qualitätsmanagement und IT eine gemeinsame Datenbasis. Dadurch können Audit-Nachweise und Geräthistorien innerhalb weniger Sekunden vollständig nachvollzogen werden.

Risiken für die Patientensicherheit entstehen insbesondere dann, wenn medizinische Geräte außerhalb definierter Toleranzen arbeiten, Rückrufmaßnahmen nicht umgesetzt werden oder kritische Geräte am Behandlungsort nicht verfügbar sind. Ultimo unterstützt die Steuerung dieser Risiken über den gesamten Lebenszyklus medizinischer Geräte hinweg: von der Beschaffung und Inbetriebnahme über Wartung, Kalibrierung, Ersatzteilrückverfolgbarkeit und Rückrufmanagement bis hin zur Außerbetriebnahme. Eine risikobasierte Priorisierung berücksichtigt die Kritikalität der Geräte sowie den Bedarf auf den jeweiligen Stationen. Die autonome Meldung von HSE-Vorfällen stellt sicher, dass sicherheitsrelevante Ereignisse systematisch erfasst und nachverfolgt werden. Power-BI-Dashboards stellen klinischer Leitung, Medizintechnik und HSE zentrale Kennzahlen für Governance und Compliance in einer gemeinsamen Ansicht zur Verfügung, darunter die mittlere Zeit zwischen Ausfällen (MTBF), die Einhaltung von Kalibrierungsvorgaben, die Bearbeitungszeit von Rückrufmaßnahmen und die Verfügbarkeit kritischer medizinischer Geräte.