Ein „cooles“ Unternehmen
Ysco ist ein führender europäischer Hersteller von Private-Label-Eiscremeprodukten. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Belgien betreibt ein weiteres Werk in Frankreich und beliefert große Einzelhandelsketten in ganz Europa. Bekannt ist Ysco für modernste Automatisierung, wirtschaftliche Effizienz und maßgeschneiderte Kundenlösungen. Nach vielen Jahren als Teil der Molkereigenossenschaft Milcobel wurde Ysco im Jahr 2024 von den Investmentfonds Davidson Kempner und Afendis übernommen – mit dem Ziel, Wachstum und internationale Expansion voranzutreiben.
Herausforderungen im Instandhaltungsmanagement
Instandhaltungsleiter Vandooren und sein 50-köpfiges Team standen vor drei zentralen Problemen:
Angst vor Datenverlust
Wie konnte die vollständige Übernahme historischer Daten sichergestellt werden? Das alte Asset Management System war stark individualisiert, teuer und kaum integrierbar.
Ineffizientes und unvollständiges Reporting
Das derzeitige System zur Meldung von Wartungsarbeiten war umständlich. Dadurch wurden kleinere Arbeiten nicht immer erfasst, obwohl sie für den Produktions- und Qualitätsprozess eine entscheidende Rolle spielen konnten. Eine umfassendere digitale Datenerfassung über Tablets stand daher weit oben auf der Wunschliste.
Unzureichende Integration, zu viele Systeme und doppelte Arbeit
Wartungsdaten mussten mehrfach erfasst werden, etwa bei Bestellungen von Ersatzteilen im ERP-System. Das kostete Zeit und erhöhte das Fehlerrisiko.
Integration als Erfolgsfaktor
Besonders wichtig war es Vandooren, die Erfahrungen anderer, vergleichbarer Unternehmen kennenzulernen. Neben seiner Arbeit für Ysco engagiert er sich auch aktiv bei Syntra West, einem flämischen Lenkungsausschuss für Instandhaltungsleiter. „Der Name Ultimo fiel dort häufig – und besonders positiv in Bezug auf Mobilität, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit.“
Als die Entscheidung getroffen wurde, Ultimo EAM bei Ysco einzuführen, war das Hauptziel, so viele historische Daten wie möglich zu übernehmen, sowohl aus der vorbeugenden Instandhaltung und den Arbeitsprozessen als auch den laufenden Aufträgen (Bestellungen). Marino erklärt dazu: „Das Projekt startete Ende Juni 2023, ging Anfang 2024 live und war im November 2024 weitgehend abgeschlossen. Natürlich war das mit viel Zeit und Energie verbunden: Man wechselt von einem System, in dem nur wenige Felder ausgefüllt werden konnten, zu einem deutlich umfassenderen Instandhaltungssystem, in dem Qualitätsaspekte viel besser abgesichert sind. Zudem muss man sich sowohl mit dem Anbieter als auch mit den eigenen Kollegen über Bezeichnungen und Vorgehensweisen beim Reporting abstimmen. Besonders geschätzt habe ich dabei die Unterstützung durch das sehr kompetente Projektteam von Ultimo.“
Darüber hinaus wurde die Enterprise-Asset-Management-Software um zusätzliche HSE-Module (Environment, Health & Safety) erweitert. Dadurch wird Ultimo heute nicht nur in der Instandhaltung, sondern auch in der Qualitätsabteilung eingesetzt.
Heute scannen Vandoorens Techniker Produktionsanlagen per QR-Code und Tablet und haben so volle Kontrolle über Wartungsarbeiten und Bestellungen. „Sehr wichtig ist auch die Anbindung an unser CRM-System JD Edwards von Oracle. Das bedeutet zum Beispiel, dass Ersatzteilbestellungen nicht doppelt erfasst werden müssen und Instandhaltung und Verwaltung Hand in Hand arbeiten. Auch andere Abteilungen, wie das technische Lager und unsere Qualitätsabteilung, profitieren von dieser Integration.“
Konkrete Ergebnisse: Operativer Effizienz und Compliance
Vandooren schätzt, dass mittlerweile vier bis fünf eigenständige Softwarelösungen durch die Integration mit JD Edwards ersetzt wurden – mit klaren Vorteilen: weniger Anbieter, weniger Anpassungen, geringere Kosten. Doch die wirklich entscheidenden Erfolge gehen weit darüber hinaus:
Höhere Anlagenverfügbarkeit durch Verbesserung der technischen Effizienz
Auch dank Ultimo stieg die technische Effizienz von 94 % auf 96 %. Bei einer Jahresproduktion von rund 190 Millionen Litern Speiseeis bedeutet dieser Zuwachs von zwei Prozent Einsparungen in einer Größenordnung von Hunderttausenden Euro.
Gesichertes Wissen
Alle Instandhaltungsaktivitäten, ob groß oder klein, werden erfasst. So entsteht eine wertvolle Wissensdatenbank, die Transparenz schafft, gegenseitiges Lernen ermöglicht und die Teamleistung steigert.
Effizienz
Früher gab es getrennte Systeme für Wartungsanfragen und Bestellungen. Heute läuft alles über Ultimo. Ein Beispiel: Geht eine HSE-Meldung ein, wird automatisch ein Arbeitsauftrag mit der zugehörigen Bestellung erstellt.
Verbesserte Compliance
Der Einsatz von Tablets in der Produktion sowie klare Arbeitscodes und einheitliche Begriffe machen den Auditprozess erheblich einfacher und deutlich weniger zeitkritisch. Papierdokumente, die verloren gehen könnten, gehören der Vergangenheit an.
Nächste Schritte: Blick in die Zukunft
An den beiden Produktionsstandorten in Langemark und Argentan soll Ultimo künftig noch breiter eingesetzt werden. Besonders im Bereich Flottenmanagement eröffnen sich neue Möglichkeiten. Schließlich befinden sich wichtige Assets auch außerhalb der Produktionsstätten.
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