Een ‘coole’ organisatie
Ysco is een toonaangevende Europese producent van private label ijsproducten, met hoofdzetel in België en een tweede fabriek in Frankrijk. Het bedrijf is gespecialiseerd in het produceren van ijs onder huismerken voor grote Europese retailers. Ysco staat bekend om zijn technologische automatisering, schaalvoordelen en klantgerichte maatwerkoplossingen. Na jarenlang onderdeel te zijn geweest van de zuivelcoöperatie Milcobel, werd Ysco in 2024 overgenomen door de investeringsfondsen Davidson Kempner en Afendis, met als doel verdere groei en internationale expansie mogelijk te maken.
Uitdagingen op de maintenance afdeling
Marino Vandooren benoemt drie uitdagingen waar hij als verantwoordelijke van de afdeling Maintenance, samen met zo’n 50 collega’s, tegenaan liep:
Angst voor dataverlies
Hoe kon het volledig overzetten van historische data worden gegarandeerd? Het bestaande Asset Management systeem bevatte veel maatwerk, was weinig flexibel op het gebied van integratie en bracht bovendien hoge kosten met zich mee.
Onvolledige rapportage
Het huidige systeem om onderhoudswerkzaamheden te rapporteren was omslachtig. Daardoor werden kleinere werkzaamheden niet altijd genoteerd, terwijl ze wel een cruciale rol konden spelen voor het productie- en kwaliteitsproces. Meer digitale dataverzameling via tablets stond dan ook hoog op de wensenlijst.
Onvoldoende integratie
Het betekende dat onderhoudsgegevens steeds opnieuw moesten worden ingevuld (bijvoorbeeld bestellingen van onderdelen in een ERP-systeem) wat ook de kans op mogelijke fouten vergrootte.
De keuze voor Ultimo om integratiedoelen te bereiken
Wat Marino vooral belangrijk vond, was het horen van ervaringen van andere, vergelijkbare bedrijven. Naast zijn werkzaamheden voor Ysco is hij ook actief betrokken bij Syntra West, een Vlaamse stuurgroep voor onderhoudsmanagers. “De naam Ultimo viel daar vaak en wat mij aansprak was al het positieve wat ik hoorde rondom mobiliteit, gebruiksgemak en integratiemogelijkheden.”
Zoveel mogelijk historische data over preventief onderhoud, werkprocessen, maar ook lopende opdrachten (bestellingen) overnemen. Dat was het belangrijkste uitgangspunt. Marino vertelt daar het volgende over: “Het project werd eind juni 2023 gestart, ging live begin 2024 en werd grotendeels afgerond in november 2024. Dat het veel tijd en energie heeft gekost is logisch: je gaat van een systeem waarin je weinig velden kon invullen naar een veel completer maintenance systeem, waarin kwaliteitsaspecten beter zijn geborgd. Bovendien moet je zowel met de leverancier als je collega’s overeenstemming verkrijgen over benamingen en de manier van rapportage. Wat ik enorm waardeer is hoe ik door een vakkundig projectteam van Ultimo daarbij geholpen ben.”
De Enterprise Asset Management software werd daarnaast uitgebreid met aanvullende HSE Modules (Health, Safety & Environment) waardoor Ultimo inmiddels niet alleen door de afdeling Maintenance maar ook door de afdeling Kwaliteitsdienst wordt gebruikt.
Inmiddels kunnen de techniekers van Marino de assets (productiemiddelen) via een QR-code en tablet scannen, waardoor er grip en controle is over alle onderhoudswerkzaamheden en bestellingen. “Zeer belangrijk om te benoemen is dat Ultimo een koppeling heeft met ons CRM-systeem, JD Edwards van Oracle. Dat betekent bijvoorbeeld dat bestellingen van spare parts niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden en de afdeling Maintenance en Administratie op elkaar zijn afgestemd. Ook andere afdelingen, zoals het technisch warehouse en onze kwaliteitsdienst, profiteren van deze integratie.”
Ontsluiten van operationele efficiëntie en naleving
Marino schat in dat inmiddels vier tot vijf standalone softwarepakketten vervangen zijn door de integratie met JD Edwards: minder kosten door minder leveranciers en maatwerk. Maar er zijn grotere resultaten te melden:
Verbeteren van het technisch rendement
Mede door de inzet van Ultimo is het technisch rendement van 94 naar 96 procent gegaan. In een productieomgeving waar circa 190 miljoen liter ijs per jaar wordt geproduceerd, levert die 2 procent winst een kostenbesparing op die eerder in de orde van honderden- dan tienduizenden euro’s ligt.
Het borgen van kennis
Alle onderhoudswerkzaamheden worden geregistreerd, van groot tot klein. Daarmee wordt onder andere een kwalitatieve database opgebouwd waarin techniekers onderling kunnen zien wat ze doen. Daardoor leren ze van elkaar en neemt de teamprestatie toe.
Efficiency
Voorheen waren er aparte systemen voor onderhoudsmeldingen en bestellingen. Tegenwoordig wordt dit allemaal in Ultimo gedaan. Een HSE-melding komt als voorbeeld binnen en daar wordt een job met de benodigde bestelling aan gekoppeld.
Verbeteringen op het gebied van compliance
Door de inzet van tablets op de werkvloer, duidelijke werkcodes en formuleringen is het auditeringsproces zeer eenvoudig en minder tijdgevoelig geworden. Papieren documenten die zoek konden raken, zijn verleden tijd.
Next steps: kijkend naar de toekomst
Naar verwachting zal Ultimo een steeds grotere rol gaan spelen op de twee productiesites in het Belgische Langemark en het Franse Argentan. Er liggen bijvoorbeeld kansen op het gebied van fleetbeheer (wagenpark) door een additionele module in te richten.
Let’s connect
Krijg antwoord op uw vragen. Plan een gepersonaliseerde demo om te zien hoe Ultimo uw bedrijf kan vergemakkelijken en meerwaarde kan bieden. Zonder verplichtingen.
