Une entreprise « cool »
Ysco est un producteur européen majeur de glaces sous marque distributeur, avec un siège en Belgique et une seconde usine en France. L’entreprise fournit les principaux distributeurs européens et se distingue par un haut niveau d’automatisation, des économies d’échelle et des solutions personnalisées centrées sur le client. Après des années au sein de la coopérative laitière Milcobel, Ysco a été rachetée en 2024 par les fonds d’investissement Davidson Kempner et Afendis, avec pour objectif de soutenir sa croissance et son expansion internationale.
Les défis de la maintenance
À la tête d’un département maintenance d’une cinquantaine de collaborateurs, Marino Vandooren identifie trois principaux défis :
La crainte de perdre les données
Comment assurer le transfert complet de l’historique ? Le système précédent était très personnalisé, peu flexible en termes d’intégration et coûteux.
Un reporting inefficace et incomplet
L’enregistrement des activités de maintenance était fastidieux. En conséquence, certaines petites interventions n’étaient pas tracées, alors qu’elles pouvaient être critiques pour la qualité et la production. D’où le souhait d’une collecte digitale des données via tablettes.
Manque d’intégration et doublons
Trop de systèmes parallèles obligeaient à ressaisir plusieurs fois les mêmes informations (par exemple des commandes de pièces dans l’ERP), augmentant le risque d’erreurs.
Quand l’expérience des autres décide
Pour Marino, il était essentiel de s’appuyer sur les retours d’expérience d’entreprises comparables. Très impliqué dans le comité flamand Syntra West des responsables maintenance, il a souvent entendu parler d’Ultimo. « Ce qui m’a convaincu, ce sont les retours positifs sur la mobilité, la simplicité d’utilisation et les capacités d’intégration. »
Lors de la décision d’adopter Ultimo EAM, l’objectif était de reprendre l’historique complet des données : maintenance préventive, processus de travail, ordres de travail et bons de commande. Marino a déclaré à ce sujet : « Le projet a démarré fin juin 2023, le système était opérationnel début 2024 et le déploiement a été achevé en grande partie en novembre 2024. C’est exigeant en temps et en énergie, car on passe d’un outil limité à un système de maintenance beaucoup plus complet, où les aspects qualité sont mieux sécurisés. Il faut aussi s’entendre avec le fournisseur et les collègues sur une terminologie et des méthodes de reporting communes. Ce que j’ai particulièrement apprécié, c’est l’accompagnement de l’équipe projet Ultimo, très compétente. »
Le logiciel EAM a été enrichi de modules HSE (hygiène, sécurité, environnement), ce qui permet de l'utiliser non seulement dans le service de maintenance, mais aussi dans le département Qualité.
Aujourd’hui, les techniciens de l’équipe de Marino peuvent scanner les équipements (de production) via un code QR et une tablette, assurant une maîtrise complète des ordres de travail et des demandes d’achat. « Il est très important à mentionner qu’Ultimo est connecté à notre ERP JD Edwards d’Oracle. Par exemple, les commandes de pièces détachées ne doivent plus être ressaisies. Maintenance et Administration travaillent ainsi dans un flux intégré. Le magasin technique et le département Qualité bénéficient aussi de cette intégration. »
Résultats concrets : efficacité opérationnelle et conformité
Grâce à l’intégration avec JD Edwards, 4 à 5 logiciels autonomes ont été remplacés, réduisant les coûts liés aux fournisseurs et aux développements spécifiques. Mais les bénéfices vont plus loin :
Disponibilité accrue, efficacité technique
Grâce notamment à l’utilisation d’Ultimo, l’efficacité technique est passée de 94 à 96 %. Dans une usine qui produit environ 189 millions de litres de glace par an, ce gain de 2 % représente des économies de plusieurs centaines de milliers d’euros.
Capitalisation des connaissances
Toutes les interventions, grandes ou petites, sont enregistrées, alimentant une base qualitative où chacun peut voir le travail des autres. Résultat : partage d’expérience et meilleure performance collective.
Efficience renforcée
Auparavant, il existait des systèmes distincts pour les demandes d’entretien et les demandes d’achat. Aujourd’hui, tout cela se fait dans Ultimo. Exemple : un rapport HSE génère directement un ordre de travail avec sa demande d’achat associé.
Conformité améliorée
L’utilisation de tablettes dans les ateliers, de codes de travail et d’une terminologie claire a simplifié les audits et réduit les contraintes de temps. Les documents papier, susceptibles d’être perdus, appartiennent désormais au passé.
Prochaines étapes : cap sur l’avenir
Ultimo devrait jouer un rôle croissant sur les deux sites de production de Langemark (Belgique) et Argentan (France). De nouvelles perspectives s’ouvrent notamment dans la gestion de flotte, avec la mise en place d’un module dédié. En effet, les actifs ne se limitent pas aux sites de production.
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