De la maintenance réactive à la performance prévisible

Défis avant le déploiement

• Une maintenance essentiellement réactive entraînait de nombreux arrêts non planifiés et des pertes d’efficacité.

• Les processus de maintenance étaient en partie gérés dans différents fichiers Excel et suivis manuellement, ce qui limitait la visibilité globale.

• Les ordres de travail manquaient de structure, de responsabilités clairement définies et de suivi homogène.

• Les audits faisaient régulièrement ressortir les mêmes axes d’amélioration.

Castrol Gand cherchait à mieux maîtriser ses activités, à améliorer la qualité de ses données et à rendre ses processus plus prévisibles. Sur les recommandations du cabinet de conseil Mainnovation, l’entreprise a opté pour une approche progressive, avec Ultimo au cœur de la gestion de la maintenance.

Déploiement

Castrol Gand souhaitait professionnaliser durablement sa maintenance, avec plusieurs priorités :

• Accroître la part de maintenance planifiée et réduire les interventions réactives

• Améliorer la préparation des interventions et clarifier les responsabilités

• Renforcer la qualité des données et la visibilité sur la performance

• Mieux formaliser et sécuriser les processus dans les workflows de maintenance

• Faire d’Ultimo le système central et le référentiel unique des données de maintenance

Ultimo est utilisé sur le site de Gand depuis 2016. Au fil des années, la solution a été progressivement étendue : d’un outil d’enregistrement des ordres de travail, elle est devenue une véritable plateforme de maintenance. Avec MaxGrip, partenaire de déploiement, les workflows, les autorisations, les structures d’actifs et les processus de maintenance ont été configurés puis optimisés. Le déploiement s’est déroulé par étapes sur plusieurs années, avec une collaboration étroite entre les équipes maintenance, opérations et ingénierie, accompagnées par MaxGrip et Mainnovation, afin de standardiser les pratiques et d’améliorer les processus.

Solutions et résultats

Aux côtés de Castrol Gand, Ultimo a accompagné la transformation vers une organisation de maintenance plus prévisible et davantage pilotée par les données. La centralisation des processus, de la planification et des données dans Ultimo a apporté plus de structure, un meilleur suivi et une efficacité opérationnelle accrue.

De la maintenance réactive à la maintenance planifiée

Grâce à une préparation renforcée des interventions, à des workflows clairs et à une meilleure planification, la maintenance est devenue prévisible plutôt que réactive. Les ordres de travail sont désormais préparés en amont, les pièces et matériels nécessaires sont disponibles, et les techniciens peuvent se concentrer pleinement sur l’exécution. Le temps consacré aux pannes est ainsi passé d’environ 300 à 115 heures par mois.

Forte progression de la maturité maintenance

À l’aide d’évaluations annuelles de maturité (une méthodologie interne fondée sur 13 piliers), Castrol Gand a mené des améliorations ciblées sur des domaines clés tels que la planification, la gestion des actifs, la qualité des données et l’amélioration continue. Résultat : la maturité maintenance est passée de 40 % à 82 % en cinq ans (près de 20 % du budget maintenance annuel).

Moins de pannes et des économies structurelles

La combinaison de processus mieux maîtrisés, d’une maintenance préventive renforcée et d’un suivi piloté par les données a permis de diviser par deux le nombre de défaillances.  Castrol Gand réalise ainsi 360 000 € d’économies structurelles par an.

Disponibilité accrue des actifs et création de valeur

L’amélioration de la fiabilité des équipements a fortement réduit les arrêts et augmenté la capacité de production. Le site peut ainsi produire davantage avec les mêmes ressources, générant plusieurs millions d’euros de valeur supplémentaire par an.

Utilisation internationale

Castrol utilise Ultimo sur plusieurs sites. En 2022, MaxGrip, partenaire d’Ultimo, a assuré le déploiement d’Ultimo chez Castrol India. Les différents sites Castrol échangent régulièrement leurs connaissances afin de partager les bonnes pratiques et de progresser ensemble.

Perspectives

Castrol Gand poursuit son parcours vers l’excellence en maintenance. Les prochaines priorités portent notamment sur l’optimisation de la gestion des pièces de rechange, la poursuite de la standardisation des données d’actifs et l’intégration de processus assistés par l’IA pour les ordres de travail et les analyses. L’équipe souhaite également renforcer encore le pilotage de la maintenance par les données, afin de prioriser les actions et de prendre des décisions toujours plus pertinentes. Le modèle de maturité reste un repère essentiel pour définir chaque année de nouveaux objectifs d’amélioration et poursuivre la professionnalisation de l’organisation. Ultimo se réjouit de continuer à accompagner Castrol Gand dans cette nouvelle étape de développement digital et opérationnel.