Die Frage aus der Geschäftsführung ist immer dieselbe: „Wie schnell kann Künstliche Intelligenz (KI) tatsächlich einen Return on Investment liefern?“ Für Instandhaltungsleiter, die Investitionen in neue Technologien gut begründen müssen, ist diese Unsicherheit über den Zeitrahmen durchaus nachvollziehbar. Doch anders als klassische Softwareeinführungen, die oft Jahre brauchen, um spürbare Effekte zu zeigen, liefert KI-gestützte Instandhaltung bereits nach kurzer Zeit nachweisbare Ergebnisse – häufig schneller, als erwartet.
Branchenanalysen und Praxisbeispiele zeigen: Die meisten Fertigungsbetriebe verzeichnen innerhalb von 6 bis 12 Monaten nach Einführung erste messbare Effekte, manche berichten sogar schon nach wenigen Wochen über erste betriebliche Verbesserungen. Entscheidend ist zu verstehen, was diese schnellen Ergebnisse ermöglicht und wie sich Implementierungen gezielt gestalten lassen, um den größten Nutzen zu erzielen.
Warum KI so schnell Wirkung zeigt
Klassische Enterprise-Software-Einführungen erfordern oft umfangreiche Anpassungen, komplexe Integrationen und lange Schulungsphasen, bevor die Anwender erste Vorteile erkennen. KI in der Instandhaltung funktioniert anders. Moderne KI-Lösungen lassen sich in bestehende Prozesse integrieren und beginnen vom ersten Tag an, Mehrwert zu liefern.
Der aktuelle Ultimo Trendbericht zur Instandhaltung, für den über 200 Instandhaltungsfachkräfte aus verschiedenen Branchen befragt wurden, zeigt eine deutliche Veränderung im Technologieeinsatz: Der Anteil der Unternehmen, die auf Best-of-Breed-Lösungen wie Enterprise Asset Management (EAM)- oder Computerized Maintenance Management System (CMMS)-Lösungen setzen, ist gegenüber 2023 um 20 % gestiegen. Gleichzeitig sank der Einsatz integrierter Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen von 23 % auf nur noch 6 %. Diese Entwicklung verdeutlicht, dass spezialisierte Systeme, insbesondere solche mit KI-Funktionalität, schneller und direkter Mehrwert liefern.
Laut Bericht setzen heute 87 % der Befragten auf eine EAM-Lösung. Die Zahl der Unternehmen, die bislang ohne auskommen, hat sich seit 2023 um zwei Drittel reduziert. Dieses rasante Wachstum macht deutlich: Die Vorteile sind greifbar und überzeugen – genug, um weitere Investitionen und Erweiterungen zu rechtfertigen.
Wo KI zuerst wirkt: Drei schnelle ROI-Bereiche
Der schnellste Return on Investment (ROI) entsteht in drei Bereichen, in denen KI bestehende Prozesse unmittelbar verbessern kann, ohne dass große Investitionen oder Umstrukturierungen erforderlich sind.
1. Verbesserte Sicherheit und Compliance sind die „Quick Wins“. KI kann Arbeitsaufträge automatisch auf Sicherheitsvorfälle prüfen, die Dokumentation verbessern und Compliance-Risiken reduzieren. Unternehmen, die Ultimos HSE-Modul (Gesundheit, Sicherheit und Umwelt) einsetzen, berichten über deutlich präzisere Sicherheitsdokumentationen und bessere Erfüllung regulatorischer Vorgaben. 30 % der Befragten sehen in der „Gewährleistung von Compliance und Sicherheit“ einen der größten Vorteile von EAM-Technologie – ein klarer Hinweis darauf, dass die unmittelbare Verringerung von Risiken direkt zu messbaren finanziellen Vorteilen führt.
2. Optimierte vorausschauende Instandhaltung erzielt erhebliche Renditen, indem sie den Wechsel von reaktiver zu proaktiver Wartung ermöglicht. Laut Trendbericht sehen 48 % der befragten Unternehmen in der „verbesserten Anlagenverfügbarkeit durch Überwachung und Instandhaltung“ den größten Nutzen ihrer EAM-Lösung. KI-gestützte Prognosefunktionen erkennen potenzielle Ausfälle Wochen oder sogar Monate im Voraus. So können Wartungsteams Reparaturen in geplante Stillstandszeiten integrieren, anstatt auf ungeplante Störungen reagieren zu müssen.
3. Effiziente Ressourcennutzung und Einsatzplanung sorgen für sofortige betriebliche Verbesserungen. KI kann Wartungspläne automatisch optimieren, Techniker nach Kompetenzen zuweisen und Ressourcen effizient verteilen. Damit reagiert sie auf eines der größten Probleme der Branche: 50 % der Befragten nennen den „Fachkräftemangel“ als größte operative Herausforderung. KI hilft, die Produktivität der vorhandenen Teams zu steigern und das Wissen erfahrener Mitarbeitender nachhaltig zu sichern. Durch die strukturierte Erfassung von Know-how werden nicht nur Kompetenzen für die Zukunft bewahrt, sondern auch hochwertige Datengrundlagen für die KI-Anwendungen der Zukunft geschaffen.
Die Zahlen hinter schnellem ROI
Der Trendbericht liefert handfeste Belege für die rasche Wirkung von KI auf die operative Effizienz. Bereits wenige Monate nach der Implementierung berichten Unternehmen von deutlichen Verbesserungen ihrer wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs):
Anlagenauslastung (17 %) und operative Effizienz (12 %) zählen zu den am häufigsten genannten Erfolgskriterien. Durch KI-gestützte Optimierung laufen Anlagen zuverlässiger, Prozesse werden schlanker, und Routineaufgaben beanspruchen weniger Zeit. Gewonnene Zeit kann wiederum dort eingesetzt werden, wo sie neuen Wert schafft.
Noch aufschlussreicher ist die Verschiebung strategischer Prioritäten: Sowohl die Anlagenlebensdauer als auch die Nachhaltigkeit werden inzwischen von jeweils 15 % der Befragten als zentrale Ziele genannt. Das zeigt, dass Unternehmen KI nicht nur für kurzfristige Effizienzsteigerungen, sondern zunehmend für langfristige strategische Vorteile einsetzen. Dieser Doppelnutzen beschleunigt den ROI: kurzfristig durch Effizienzgewinne, langfristig durch Kostenvermeidung und nachhaltige Wertschöpfung.
Zudem betrachten inzwischen 68 % der Befragten Datenanalysen und prädiktive Modelle als entscheidend für bessere Entscheidungen im Asset Management – ein deutliches Zeichen für das wachsende Vertrauen in den Nutzen von KI. Diese zunehmende Zuversicht spiegelt sich in der Bereitschaft wider, KI-Initiativen nach den ersten Erfolgen weiter auszubauen.
Implementierungsstrategie für eine schnelle Rendite
Der Bericht liefert klare Empfehlungen, wie sich ein früher ROI erzielen lässt: „Der Weg zu Agentic AI erfordert keine groß angelegte Einführung. Fangen Sie klein an, integrieren Sie zunächst einen einzelnen Agenten in bestehende Abläufe, lassen Sie ihn seinen Nutzen unter Beweis stellen und bauen Sie von dort aus weiter auf.“
Dieser schrittweise Ansatz ermöglicht es Unternehmen, sofort erste Erfolge zu erzielen, während sie gleichzeitig Vertrauen für eine breitere Implementierung aufbauen. Jede erfolgreiche Anwendung schafft zusätzliches Vertrauen, verbessert die Datenqualität und eröffnet neue Optimierungspotenziale.
Unternehmen sollten sich zunächst auf Implementierungen mit hoher Wirkung und geringer Komplexität konzentrieren. Beispiele sind die automatisierte Erfassung von Sicherheitsvorfällen, prädiktive Wartungsalarme für kritische Anlagen oder die Optimierung von Ersatzteilbeständen. Solche Anwendungen liefern innerhalb weniger Wochen messbare Ergebnisse – und das bei minimalen Investitionen oder Prozessänderungen.
Auch die Umfrageergebnisse bestätigen diesen Ansatz:
Unternehmen, die auf standardisierte Best Practices und Produktivität setzen (61 % der Befragten), erzielen deutlich schnellere Renditen als jene, die gleich eine umfassende Transformation anstreben. Wer sich auf bewährte Prozesse konzentriert und die KI-Funktionalitäten schrittweise erweitert, kann den Mehrwert schnell sichtbar machen und zugleich den Weg zu komplexeren, langfristigen Anwendungen ebnen.
Nachhaltigen Mehrwert langfristig sichern
Während die ersten Erfolge mit KI schnell sichtbar werden, entfaltet sich der nachhaltige Nutzen durch die Implementierung über Jahre hinweg. Der Trendbericht zeigt: Unternehmen, die bereits KI einsetzen, berichten von einer kontinuierlichen Verbesserung in Effizienz, Sicherheit und Anlagenleistung. Die Systeme lernen mit jeder Interaktion dazu, erkennen Zusammenhänge im Kontext und beherrschen zunehmend die Muster des täglichen Betriebs.
Das Interesse an neuen Technologien nimmt dabei rasant zu: Der Anteil der Unternehmen, die kontextbasierte Intelligenz als relevant betrachten, ist seit der letzten Befragung von 8 % auf 68 % gestiegen. Dieser enorme Zuwachs zeigt deutlich, dass Unternehmen den dauerhaften Wertzuwachs durch KI erkennen – weit über einmalige Effizienzsteigerungen hinaus.
Zudem berichten viele Unternehmen, dass KI hilft, langfristige strategische Herausforderungen zu bewältigen. Mit 63 % der Unternehmen, die die alternde Belegschaft als größten Einflussfaktor auf ihre Betriebsabläufe sehen, wird deutlich: Der wahre Wert der KI liegt darin, wertvolles Erfahrungswissen zu bewahren und intelligent nutzbar zu machen – ein Vorteil, der sich mit der Zeit immer weiter vervielfacht.
Die wirtschaftliche Realität
Die Kombination aus sofortigen operativen Verbesserungen und langfristigen strategischen Vorteilen schafft einen überzeugenden ROI-Zeitplan. Die meisten Unternehmen erzielen innerhalb von 6 bis 12 Monaten positive Ergebnisse durch weniger Ausfälle, verbesserte Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und bessere Ressourcennutzung. Wesentlich dabei ist: Diese frühen Erfolge basieren auf einer verbesserten Datenqualität und -verfügbarkeit. Unternehmen erfassen dadurch bislang ungenutzte Erkenntnisse, standardisieren Informationsflüsse und schaffen die Datenbasis, die fortgeschrittene Anwendungen überhaupt erst ermöglicht. Diese solide Grundlage unterstützt nicht nur aktuelle Verbesserungen, sondern befähigt Unternehmen, KI und fortgeschrittene Analytik gezielt zu nutzen, sobald diese Technologien weiterreifen. So entsteht ein positiver Kreislauf: Bessere Daten ermöglichen intelligentere Systeme und diese Systeme generieren wiederum wertvollere Daten. Die ersten Erfolge bilden damit das Fundament für erweiterte Implementierungen, die zusätzlichen Nutzen schaffen.
Der Trendbericht zeigt außerdem, dass 66 % der Befragten ihre Asset-Management-Strategie zunehmend als Beitrag zur betrieblichen Resilienz verstehen. Das verdeutlicht: KI liefert nicht nur messbare finanzielle Ergebnisse, sondern auch strategische Wettbewerbsvorteile. Diese doppelte Wirkung – kurzfristige Rendite und langfristiger Nutzen – verkürzt Amortisationszeiten und stärkt gleichzeitig die nachhaltige Wertschöpfung.
Für Instandhaltungsmanager, die KI-Investitionen begründen müssen, ist die Botschaft eindeutig: Die Rendite kommt schnell, die Wirkung ist messbar – und der Nutzen wächst mit der Zeit. Die zentrale Frage lautet längst nicht mehr, ob KI einen ROI bringt, sondern wie schnell Ihr Unternehmen beginnen kann, diese Vorteile zu realisieren.
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