Das weltweit tätige Unternehmen, das auf Öl-, Gas- und Schüttgutlogistik spezialisiert ist, hat gemeinsam mit Ultimo und unserem Implementierungspartner MaxGrip eine umfassende Transformation erfolgreich umgesetzt, um seine Asset-Management-Prozesse zu vereinheitlichen und zu optimieren. Das Ergebnis: ein skalierbares, einheitliches EAM-Framework (Enterprise Asset Management), das heute mehr als 30 Terminals in 16 Ländern und 13 Währungen abdeckt und das in nur zehn Monaten vollständig ausgerollt wurde.
Eine Vision für globale Ausrichtung
Nach mehreren Übernahmen war die Anlagenbasis des Unternehmens rasant gewachsen – allerdings ohne eine übergeordnete, einheitliche Struktur für das Asset Management. Das EAM-Projekt war Teil einer umfassenderen Initiative zur betrieblichen Anpassung und musste unter hohem Zeitdruck und mit kulturellen Herausforderungen umgesetzt werden.
Im Sommer 2024 startete das Logistikunternehmen eine ambitionierte Transformation im Bereich Enterprise Asset Management (EAM). Das Ziel: Nicht nur die Prozesse im Asset Management zu verschlanken, sondern ein breit gefächertes Terminalportfolio unter einer gemeinsamen digitalen Strategie zu vereinen. Ultimo diente als EAM-Plattform, während MaxGrip die Projektumsetzung übernahm.
Zu den wichtigsten Zielen gehörten
• Standardisierung der Asset-Management-Praktiken in allen Terminals
• Globale Einführung einer einheitlichen Ultimo EAM-Konfiguration
• Einführung konsistenter Daten- und Prozessstandards, sofern nicht vorhanden
• Sicherstellung der Skalierbarkeit zur künftigen Anbindung von Finanz-, Beschaffungs- und HR-Systemen
• Weltweiter Rollout innerhalb von 9 bis 10 Monaten
Bewältigung globaler Komplexität
Die Umsetzung verlief nicht ohne Hürden. Die Terminals verteilten sich über alle Zeitzonen, und jede Region brachte eigene Besonderheiten mit sich:
Geografische und sprachliche Vielfalt: Mehrere Standorte lagen in Lateinamerika und erforderten Schulungen und Dokumentation in spanischer Sprache. Spanischsprachige Berater aus den internationalen Niederlassungen von MaxGrip stellten sicher, dass der lokale Austausch funktionierte.
Kulturelle Unterschiede: Die Akzeptanzraten und der Digitalisierungsgrad variierten deutlich. Während der Rollout in Europa, im Nahen Osten und in Australien vergleichsweise reibungslos verlief, waren in Afrika und Lateinamerika ein gezielteres Change Management und zusätzliche Unterstützung notwendig
Fehlende Standards: Zu Projektbeginn existierte weder ein globales Asset-Datenmodell noch ein standardisierter Rahmen für operative Prozesse. Diese Grundlagen mussten im Zuge der Implementierung zügig definiert, entwickelt und eingeführt werden.
Herausforderungen bei Bandbreite und Infrastruktur: Mehrere afrikanische Standorte benötigten zunächst Upgrades bei der Netzwerkverbindung, um die EAM-Plattform überhaupt nutzen zu können. Zudem wurden neue mobile Endgeräte und Infrastruktur eingeführt, um den Einsatz mobiler Funktionen zu ermöglichen.
Die Implementierungsstrategie
Was dieses Projekt auszeichnete, war seine agile, skalierbare und konsistente Implementierungsmethodik.
Ultimo wurde in einer einzigen Unternehmensumgebung konfiguriert - ohne kostspielige und zeitaufwändige Lokalisierungen. Dies gewährleistete eine einheitliche und schnelle Bereitstellung an über 30 Standorten: Alle Terminals, ob groß oder klein, arbeiten nun mit derselben Lösung.
Ein stabiles rollenbasiertes Autorisierungsmodell sorgt dafür, dass sich die Plattform flexibel an unterschiedlich komplexe Anforderungen anpassen lässt – von kleinen lokalen Betriebsstätten bis hin zu großen internationalen Hubs. So konnten Funktionen je nach Nutzerrolle aktiviert oder eingeschränkt werden, sodass keine individuelle Konfiguration pro Standort erforderlich waren.
Die international aufgestellten Beraterteams von MaxGrip – u. a. in Kuala Lumpur, Houston und der EMEA-Region – arbeiteten eng mit dem globalen Projektteam des Kunden zusammen und stellten eine lokal abgestimmte Umsetzung sowie durchgehenden Support sicher. Spanisch sprechende Berater spielten eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des Rollouts in Lateinamerika.
Gleichzeitig reagierte das Projektteam dynamisch auf organisatorische Veränderungen beim Kunden und passte die EAM-Einführung laufend an. So wurde Ultimo EAM zu einem zentralen digitalen Rückgrat innerhalb des Konzerns.
Erste Erfolge - und noch viel Potenzial
Auch wenn es noch zu früh ist, um den langfristigen Geschäftsnutzen zu beziffern, sprechen die ersten Resultate für sich:
Rollout in nur 10 Monaten abgeschlossen - eine bemerkenswert kurze Zeitspanne für eine globale Transformation dieses Umfangs
Mehr als 400 aktive Nutzer arbeiten bereits mit Ultimo EAM, die Akzeptanz steigt kontinuierlich
Standardisiertes Asset Management für über 30 Terminals, in 16 Ländern und auf 5 Kontinenten – alle operieren nun in einer gemeinsamen Umgebung, mit einer zentralen Konfiguration und einheitlichen Standards. Ein bedeutender Fortschritt für die operative Effizienz.
Vollständig integrierte mobile Umgebung – Tablets und Handhelds wurden eingeführt, die den Außendienstteams ein effizienteres Arbeiten ermöglichen
Live-KPIs verfügbar, um die Systemnutzung zu überwachen und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen
Fazit: Ein globales Vorbild für die EAM-Transformation
Dieses Projekt ist weit mehr als nur ein Software-Rollout. Es ist ein Musterbeispiel für globale Standardisierung, agile Umsetzung und unternehmensweite Ausrichtung. Durch die Bereitstellung einer einheitlichen und skalierbaren Lösung über verschiedenste Regionen und Kulturen hinweg haben MaxGrip und Ultimo diesem internationalen Terminalbetreiber den Weg in Richtung digitale Reife geebnet.
Die Reise ist noch lange nicht zu Ende, aber das Fundament ist gelegt: für langfristige Exzellenz in der Instandhaltung, für höhere Agilität und für künftige Integrationen im gesamten Ökosystem des Unternehmens.
Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll, wie das globale Implementierungs-Know-how von MaxGrip und die flexible EAM-Plattform von Ultimo eine erfolgreiche, unternehmensweite Transformation ermöglichen. Ein Projekt, das Maßstäbe setzt: termingerechte Umsetzung, internationale Skalierbarkeit und eine enge Zusammenarbeit aller Projektpartner – mit Fokus auf Qualität in jeder Phase.
