Een internationale terminaloperator in olie-, gas- en droge bulklogistiek heeft met succes een wereldwijde transformatie gerealiseerd om zijn asset managementactiviteiten te verenigen en te stroomlijnen. Met de ondersteuning van Ultimo en onze vertrouwde implementatiepartner MaxGrip heeft deze marktleider in de logistiek de basis gelegd voor een schaalbaar, uniform Enterprise Asset Management-framework (EAM) voor meer dan 30 terminals, 16 landen en 13 valuta - en dat alles binnen slechts 10 maanden.
Een visie voor wereldwijde afstemming
Na een aantal recente overnames was het assetportfolio van de klant snel gegroeid zonder een uniforme structuur voor asset management. Het EAM-project maakte deel uit van een breder initiatief voor operationele afstemming en kreeg te maken met aanzienlijke tijds- en culturele beperkingen.
Medio 2024 startte het logistieke bedrijf een ambitieuze EAM-transformatie. Het doel was niet alleen om het asset management te stroomlijnen, maar ook om een uitgebreide portefeuille van terminals onder één samenhangende digitale strategie te brengen. Ultimo diende als EAM-platform en MaxGrip leidde de implementatie.
De belangrijkste doelstellingen waren onder andere:
• Asset managementpraktijken op alle terminals standaardiseren
• Wereldwijd een uniforme Ultimo EAM-configuratie implementeren
• Consistente gegevens- en processtandaarden introduceren waar deze nog niet bestonden
• Schaalbaarheid mogelijk maken om aan te sluiten op toekomstige financiële, inkoop- en HR-systemen
• Wereldwijde implementatie in 9 tot 10 maanden
Grip krijgen op internationale complexiteit
De implementatie verliep niet zonder hindernissen. Er waren terminals in elke tijdzone en elke regio bracht weer andere uitdagingen met zich mee:
Geografische en taalkundige diversiteit: Verschillende terminals bevonden zich in Latijns-Amerika, waardoor workshops en documentatie in het Spaans nodig waren. Moedertaalsprekende consultants van MaxGrip's internationale kantoren zorgden voor lokale betrokkenheid.
Culturele variatie: De adoptiegraad en digitale gereedheid liepen sterk uiteen. De uitrol in Europa, het Midden-Oosten en Australië was eenvoudiger, terwijl voor Afrika en Latijns-Amerika maatwerk in verandermanagement en extra ondersteuning nodig waren.
Gebrek aan reeds bestaande normen: Bij de start van het proejct had de organisatie nog geen wereldwijde gegevens over assets of een operationeel proceskader. Deze moesten tijdens het implementatieproces snel worden gedefinieerd, ontwikkeld en aangenomen.
Hiaten in bandbreedte en infrastructuur: Verschillende Afrikaanse vestigingen moesten hun connectiviteit upgraden om het EAM-platform te ondersteunen, en er moesten nieuwe mobiele apparaten en infrastructuur worden uitgerold om mobiele functionaliteit mogelijk te maken.
De implementatiestrategie
Wat dit project onderscheidde van andere projecten, was de flexibele, schaalbare en consistente implementatiemethode.
Ultimo werd in één bedrijfsomgeving geconfigureerd, waardoor kostbare en tijdrovende lokalisatie werd vermeden. Dit zorgde voor consistentie en een snelle implementatie op de meer dan 30 locaties, waarbij elke terminal, ongeacht de grootte, vanuit één systeem werkt.
Er werd een robuust autorisatiemodel op basis van rollen ontworpen om terminals van verschillende complexiteit te bedienen, van kleine lokale vestigingen tot grote internationale hubs. Met deze aanpak kon de functionaliteit worden opgeschaald of verlaagd via gebruikersrechten, zodat er geen locatiespecifieke configuraties nodig waren.
Dankzij de samenwerking tussen de consultants van MaxGrip in Kuala Lumpur, Houston en EMEA en het Global team van de klant werd lokale implementatie met blijvende ondersteuning gerealiseerd. Spaanstalige consultants speelden een cruciale rol in de effectieve samenwerking met de Latijns-Amerikaanse locaties.
Het projectteam speelde ook dynamisch in op de voortdurende organisatorische veranderingen van de klant en integreerde de EAM-uitrol met bredere transformaties van de onderneming, waardoor Ultimo's rol als digitale ruggengraat werd versterkt.
Eerste overwinningen - en er komen er nog meer
De langetermijnimpact moet nog blijken, maar de eerste resultaten zijn veelzeggend:
Implementatie voltooid in 10 maanden - een snelle tijdslijn voor een transformatie van deze wereldwijde omvang
Meer dan 400 actieve gebruikers zijn live met het Ultimo EAM-systeem en het aantal gebruikers blijft groeien
Gestandaardiseerd asset management voor alle 30+ terminals; in 16 landen en 5 continenten werken ze nu in één omgeving, met één configuratie en volgens één set standaarden, wat een aanzienlijke operationele sprong voorwaarts is
Volledig geïntegreerde mobiele omgeving met tablets en andere apparaten, waardoor buitendienstmedewerkers efficiënter kunnen werken
Er zijn live KPI's gerealiseerd om het systeemgebruik te bewaken en continue verbetering te stimuleren
Conclusie: Een wereldwijd sjabloon voor EAM-transformatie
Dit project is niet alleen een verhaal van software-implementatie - het is een succesverhaal van wereldwijde standaardisatie, flexibele levering en afstemming met meerdere belanghebbenden. Door het leveren van een consistent, schaalbaar systeem in verschillende continenten en culturen, hebben MaxGrip en Ultimo deze terminalexploitant geholpen om een grote stap te zetten in de richting van digitale volwassenheid.
Dit is nog maar het begin, maar de basis is gelegd voor duurzame prestaties, aanpassingsvermogen en een toekomstige integratie in het hele bedrijfsecosysteem.
Dit project illustreert hoe de wereldwijde implementatie-expertise van MaxGrip en het flexibele EAM-platform van Ultimo een succesvolle, ondernemingsbrede transformatie tot stand kunnen brengen. Dit programma, dat op tijd, op schaal en met minimale wrijving werd geleverd, is een bewijs van effectieve samenwerking, agile projectmanagement en toewijding aan kwaliteit bij alle belanghebbenden.
Vraag een demo aan
Krijg antwoord op uw vragen. Plan een persoonlijke demo om te zien hoe Ultimo gemak en waarde aan uw bedrijf kan toevoegen. Vrijblijvend en dus geen verplichtingen.
