Aus Abfall Wertstoffe schaffen
Renewi ist ein im Vereinigten Königreich ansässiges Waste-to-Product-Unternehmen. Mit Aktivitäten in Europa und Nordamerika verwandelt Renewi Abfälle in wertvolle Materialien und leistet so einen aktiven Beitrag zur Kreislaufwirtschaft und Umweltverträglichkeit. Das bisherige Enterprise Asset Management-System war technisch überholt und musste an fünf britischen Standorten ersetzt werden: Wakefield, Barnsley Doncaster & Rotherham (BDR), Cumbria und East London (ELWA).
Drei Phasen für eine effiziente Umsetzung
Von Beginn an übernahm das MaxGrip-Team die Verantwortung für Projekt- und Change-Management – ein zentraler Erfolgsfaktor in allen Projektphasen. Für das standortübergreifende Rollout bei Renewi wurde das Projekt in drei zentrale Phasen gegliedert. Aktuell ist die Umsetzung zur Hälfte abgeschlossen, zwei Standorte sind bereits erfolgreich live.
Phase 1: Blueprinting
Die Einführung von Ultimo bei Renewi UK beginnt mit der Blueprinting-Phase. Diese entscheidende Projektphase dient dazu, einen umfassenden Implementierungsplan, den sogenannten Blueprint, zu entwickeln, der die Systemkonfiguration und den Aufbau von Ultimo entsprechend den spezifischen Anforderungen von Renewi definiert. Dabei werden zwei zentrale Arbeitspakete umgesetzt, die gemeinsam das Fundament für den weiteren Projektverlauf bilden:
Business Process Design
In enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Key Usern erarbeitet das Projektteam die Standardprozesse für die Instandhaltung, die für die Systemeinführung maßgeblich sind. In Workshops werden die künftigen einheitlichen und standardisierten Abläufe standortübergreifend festgelegt.Detailed Functional Design
Parallel dazu entsteht der funktionale Blueprint, der die genaue Systemkonfiguration beschreibt. Ziel ist es, die Funktionalitäten des Systems, die Akzeptanzkriterien sowie den Implementierungsansatz präzise zu definieren.
Während der gesamten Blueprinting-Phase führt das Implementierungsteam regelmäßige Design-Reviews durch. Diese dienen dazu, sicherzustellen, dass der Blueprint den Projektanforderungen entspricht und technisch umsetzbar ist.
Phase 2: Realisierung & Aufbau
In der Realisierungs- und Aufbauphase setzt das Projektteam die im Detaildesign definierten Anforderungen in die Praxis um.
Datenmigration
Eine saubere Datenbasis ist entscheidend für den Erfolg jeder EAM-Implementierung. Deshalb steht die Datenerfassung, -prüfung, -bereinigung und -migration im Mittelpunkt dieser Projektphase. Die MaxGrip-Berater entwickeln dafür standardisierte Datenerfassungs-Templates, die exakt auf die im funktionalen Design definierten Anforderungen abgestimmt sind. Diese Vorlagen bilden die Grundlage für den späteren Import in das Ultimo-System. Parallel dazu sammelt und liefert das Renewi-Team vor Ort die erforderlichen Daten, die anschließend sorgfältig geprüft und bereinigt werden. So wird sichergestellt, dass nur aktuelle und korrekte Informationen in das neue EAM-System übernommen werden. Die Migration in das Ultimo-System erfolgt durch das MaxGrip-Team, das die Datenintegrität und Genauigkeit in jeder Phase gewährleistete.
Systemkonfiguration und Tests
Das Projektteam konfiguriert das Ultimo-System gemäß dem detaillierten Design und bereitet es auf die Testphase mit den festgelegten Akzeptanzkriterien vor. Auf Basis eines strukturierten Testplans werden alle Funktionen anhand der festgelegten Anforderungen und Akzeptanzkriterien überprüft. Das Projektteam oder Key User validieren dabei die Datenintegrität und Funktionalität des Systems. Anschließend führt das Renewi-Team den User Acceptance Test durch, um sicherzustellen, dass das System die betrieblichen Anforderungen erfüllt und von den Anwendern gut angenommen wird. Alle Ergebnisse aus Konfiguration, Aufbau und Tests werden dokumentiert, um eine stabile Grundlage für zukünftige Anpassungen und Instandhaltungsaktivitäten zu schaffen.
Schulung
E-Learning: Über die E-Learning-Plattform von Ultimo können sich die Endanwender flexibel und effizient mit den Systemfunktionen vertraut machen – eine pragmatische, zeitgemäße Form des Lernens. Vor-Ort-Schulung für Endverbraucher: Ergänzend dazu führen zertifizierte MaxGrip-Berater Schulungen vor Ort durch, bei denen die Teilnehmer das System direkt anwenden konnten. Auch nach den Schulungen stehen die Berater für Rückfragen und individuelle Unterstützung zur Verfügung.
Phase 3: Go-live und Nachbetreuung
Die dritte Projektphase markiert den offiziellen Systemstartund damit den Moment, in dem die Software vollständig in den operativen Betrieb übergeht: der sogenannte Go-live. Nach dem Start ist es entscheidend, die Systemleistung eng zu überwachen, um sicherzustellen, dass alle Funktionen wie geplant laufen und die Anwender optimal unterstützt werden. Die ersten Wochen nach der Einführung sind dabei besonders wichtig für die Nutzererfahrung. In dieser sogenannten Hypercare-Phase bietet das Implementierungsteam den Anwendern umfassende Unterstützung, um ihnen bei ihren ersten Interaktionen mit dem neuen System zu helfen. Ein MaxGrip-Berater ist ebenfalls vor Ort, um den Übergang aktiv zu begleiten. Das Supportangebot umfasst On-the-Job-Coaching, Fragerunden (Q&A) und offene Sprechstunden, in denen individuelle Themen direkt geklärt werden können. Diese enge Begleitung trägt wesentlich dazu bei, den Übergang reibungslos zu gestalten, anfängliche Herausforderungen schnell zu lösen und das Vertrauen und die Sicherheit der Anwender im Umgang mit dem neuen System zu stärken.
Ergebnisse: Schneller Mehrwert
Das MaxGrip-Team hat Ultimo EAM bereits an zwei der fünf britischen Standorte von Renewi erfolgreich implementiert. Die Einführung an den weiteren Standorten folgt. Einige der Vorteile des Projekts:
Schnelle Implementierung und reibungsloser Übergang
Die Implementierung wurde an jedem Standort in nur sechs Tagen abgeschlossen. Ein besonderer Fokus lag auf der Datenbereinigung und -migration, um eine nahtlose Systemumstellung sicherzustellen.
Modernisierung und Zukunftsfähigkeit
Der Wechsel vom Altsystem zu Ultimo EAM brachte erhebliche Verbesserungen im Datenmanagement und in den betrieblichen Abläufen. Gleichzeitig wurde ein skalierbares Fundament für zukünftiges Wachstum geschaffen. Die mobile App Ultimo GO steigerte zusätzlich Effizienz und Benutzerzufriedenheit.
Hohe Anwenderakzeptanz
Dank der Expertise und des professionellen Projektmanagements der MaxGrip-Berater konnte die Einführung bei den Anwendern schnell und effektiv erfolgen. Die Nutzer nahmen das neue System rasch an und integrierten Ultimo erfolgreich in ihre täglichen Arbeitsprozesse.