Afval omzetten in waardevolle materialen
Renewi is een afval-naar-product bedrijf met het hoofdkantoor in het Verenigd Koninkrijk. Het bedrijf is actief in Europa en Noord-Amerika en richt zich op het transformeren van afval in waardevolle materialen, volledig in lijn met de principes van de circulaire economie. Zo draagt Renewi bij aan milieuduurzaamheid door afval te verminderen en grondstoffen te herwinnen. Het Enterprise Asset Management (EAM)-systeem van het bedrijf was verouderd en moest worden vervangen op vijf locaties in het Verenigd Koninkrijk: Wakefield, Barnsley Doncaster en Rotherham (BDR), Cumbria en East London (ELWA).
Drie belangrijke fasen
Tijdens alle projectfasen verzorgde het MaxGrip-team het projectmanagement en change management — essentieel voor het succes van het project. Voor een efficiënte multi-site implementatie, zoals Renewi wilde, omvatte het project drie kernfasen.
Fase 1: Blueprinting
De eerste fase van de introductie van IFS Ultimo bij Renewi UK begon met het blueprinting-stadium. In deze cruciale fase werd een uitgebreid plan of “blauwdruk” ontwikkeld, waarin de inrichting en configuratie van de software werden uitgewerkt op basis van specifieke vereisten. Deze fase bestond uit twee hoofdonderdelen:
Ontwerp van bedrijfsprocessen
In samenwerking met key users ontwikkelt het implementatieteam het ontwerp van de onderhoudsprocessen die essentieel zijn voor de introductie van het systeem. Dit omvat workshops met een geselecteerde groep key users om vast te leggen hoe alle locaties uniforme, gestandaardiseerde onderhoudsprocessen zullen volgen.Gedetailleerd functioneel ontwerp
Deze werkstroom richt zich op het opstellen van een functionele blauwdruk die de exacte inrichting en configuratie van de software beschrijft. Het doel is om de functionaliteit van de software te definiëren, acceptatiecriteria vast te leggen en de implementatieaanpak te beschrijven.
Tijdens de blueprintfase voert het implementatieteam regelmatige ontwerpbeoordelingen uit om te waarborgen dat de blauwdruk aansluit op de projectvereisten en technisch haalbaar is.
Fase 2: Realisatie & Bouw
In deze fase richt het projectteam zich op het realiseren van de gedetailleerde ontwerpspecificaties.
Datamigratie
Het verzamelen, beoordelen, opschonen en migreren van data is cruciaal voor het succes van een EAM-implementatie. De consultants van MaxGrip ontwikkelen datasjablonen die aansluiten bij de vereisten uit het functionele ontwerp. Deze sjablonen zijn nodig om data te importeren in het IFS Ultimo-systeem. Het Renewi-site team verzamelt en levert de data aan. Vervolgens wordt deze beoordeeld en opgeschoond, zodat de integratie soepel verloopt en verouderde of foutieve data wordt voorkomen. Het MaxGrip-team voert de daadwerkelijke migratie uit en waarborgt de integriteit en nauwkeurigheid van de overgedragen gegevens.
Configuratie en testen
De systeemconfiguratie en functionele inrichting worden uitgevoerd volgens het gedetailleerde ontwerp. Na de configuratie wordt het systeem getest aan de hand van vooraf vastgestelde acceptatiecriteria. De key users testen het systeem om de juistheid van de geïmporteerde data te verifiëren. Na succesvolle functionele tests voert het Renewi-site team een User Acceptance Test uit om te bevestigen dat het systeem voldoet aan hun behoeften. Dit houdt in dat eindgebruikers het systeem testen om te verifiëren dat het aan hun behoeften voldoet en dat zij tevreden zijn met de functionaliteit ervan. De bouw-, configuratie- en installatiedetails van het systeem worden gedocumenteerd voor toekomstig gebruik en onderhoud.
Training
E-learning: Ultimo biedt een online leerplatform waarmee eindgebruikers op een praktische manier vertrouwd raken met alle systeemfuncties.
Training op locatie: Aanvullend worden hands-on trainingssessies gegeven door gecertificeerde MaxGrip-consultants, die ook beschikbaar blijven voor vragen en nazorg.
Fase 3: Go-live en nazorg
Na de lancering wordt het systeem nauwlettend gemonitord om te garanderen dat het correct functioneert. De eerste periode, ook wel de hypercare-fase genoemd, is cruciaal voor de gebruikerservaring. In deze periode biedt het implementatieteam intensieve ondersteuning, inclusief on-the-job coaching, Q&A-sessies en inloopmomenten. MaxGrip-consultants zijn op locatie aanwezig om te helpen en een soepele overgang te waarborgen.
Voordelen: snelle waardecreatie
De MaxGrip-consultants hebben Ultimo EAM inmiddels geïmplementeerd op twee van de vijf locaties in het Verenigd Koninkrijk en zetten het project voort op de overige locaties. De voordelen zijn onder meer:
Snelle implementaties en soepele overgang
Slechts zes dagen per locatie, met sterke focus op datakwaliteit en migratie.
Modernisering en toekomstbestendigheid
De overstap van het oude systeem naar Ultimo verbeterde het databeheer en de operationele mogelijkheden aanzienlijk, met een schaalbaar fundament voor toekomstige groei. De mobiele app Ultimo Go verhoogt bovendien de betrokkenheid en efficiëntie van gebruikers.
Effectieve gebruikersadoptie
Dankzij de expertise en projectmanagementvaardigheden van de MaxGrip-consultants verliep de adoptie snel en succesvol.