Weltweite Innovationskraft in der chemischen Industrie
Das im Jahr 1948 gegründete Familienunternehmen mit Sitz in Hildesheim ist ein Spezialist für industrielle Schmierstoffe, Spezialflüssigkeiten und Prozesschemikalien. Weltweit ist PETROFER mit 1.200 Mitarbeitenden in 70 Ländern und an zehn Produktionsstandorten aktiv. Als ISO-zertifizierter Entwickler, Hersteller und Anbieter von Chemikalien bedient PETROFER eine Vielzahl von Industriezweigen, darunter die Automobil- und Automobilzulieferindustrie, die Luft- und Raumfahrt, der Guss- und Wärmebehandlungssektor, die Metallverarbeitung sowie die Papier- und Tissueindustrie. Wo immer produziert wird, ist PETROFER vor Ort. Zu den zentralen Stärken gehören Flexibilität und Geschwindigkeit. Sowohl Großkunden als auch spezialisierte Nischenmärkte bedient das Unternehmen mit individualisierten Lösungen.
Die versteckten Kosten veralteter Instandhaltungsprozesse
Vor der Einführung von Ultimo sah sich PETROFER mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert:
Ineffiziente papierbasierte Prüfprozesse mit hohem Zeitaufwand
Fehlende Übersicht über überwachungsbedürftige Anlagen und Prüftermine
Compliance-Risiken durch telefonische Absprachen ohne Nachvollziehbarkeit
Grundlagen für eine intelligente Instandhaltung schaffen
Als PETROFER unternehmensweit SAP einführte, entschied sich die Abteilung Anlagenmanagement am Hauptsitz gegen das SAP-Instandhaltungsmodul. Nach rund zehn Jahren Erfahrung mit Ultimo On-Premise, vor allem im Hinblick auf seine überwachungsbedürftigen Anlagen, wollte das Team die bewährte Lösung nun deutlich ausbauen. Ultimo überzeugte durch Anwenderfreundlichkeit und flexible Konfigurationsmöglichkeiten.
„Der Wechsel zu Ultimo in der Cloud verlief strukturiert und reibungslos. Die enge Zusammenarbeit mit dem Ultimo-Team war professionell und lösungsorientiert. Das aktive Change-Management und die gezielte Schulung unserer Mitarbeitenden haben den Übergang erheblich erleichtert.“ – Max Rösner, Projektleiter „Ultimo in der Cloud“ bei PETROFER Chemie H. R. Fischer GmbH + Co. KG
Die Hauptziele der Implementierung des Ultimo EAM für PETROFER waren:
Digitalisierung der Auftragsabwicklung in der Instandhaltung, der Wartungstätigkeiten sowie der mobilen Prüfprozesse
Compliance-konforme Abwicklung interner Prüfungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen
Prozessoptimierung zur Verkürzung der Bearbeitungszeiten
Neuzuordnung von Prüfaufgaben im Bereich Instandhaltung zur strategischen Freisetzung von Kapazitäten
Messbare Ergebnisse: Effizienz, Flexibilität und Compliance
In nur vier Monaten migrierte PETROFER erfolgreich von der On-Premise- zur Ultimo Cloud-Plattform – ganz ohne Betriebsunterbrechungen. Unterstützt durch Ultimo-Spezialisten und die Ultimo E-Learning-Tools ermöglichte der Übergang 16 Hauptnutzern, sechs mobilen Technikern sowie weiteren 67 Mitarbeitenden, abteilungsübergreifend Arbeitsaufträge, Prüfungen und Asset-Meldungen zu verwalten – und damit das technische Asset Management in einen effizienten, Cloud-basierten Prozess zu transformieren.
Die bisher erzielten Vorteile sind:
Massive Effizienzsteigerung: Pro Prüfzyklus beträgt die Zeitersparnis für die tabletbasierte Prüfung der beispielsweise rund 200 Regale 60 %, während sich gleichzeitig die Dokumentationsqualität verbessert. Mittlerweile sind 4.850 Assets im EAM-System dokumentiert. Diese reichen von 500-m³-Tankanlagen über Rührwerke und Mischbehälter bis zu Palettenregalen und WC-Deckeln.
Garantierte Rechtssicherheit: Die revisionssichere Dokumentation überwachungsbedürftiger Anlagen gewährleistet die vollständige Einhaltung der Vorschriften. Die automatisierte Auftragsplanung mit entsprechendem zeitlichem Vorlauf unterstützt die Wahrung gesetzlicher Prüftermine und bietet eine rechtssichere Dokumentation für behördliche Kontrollen.
Operative Flexibilität: Dank der mobilen Tablet-Lösung ist nun eine nahtlose Übergabe von Prüfaufträgen zwischen Technikern möglich, beispielsweise bei Notfällen oder Personalwechseln. Digitale Workflows ersetzen die mündliche Kommunikation sowie papierbasierte Informationen. Dadurch sind Informationsverluste ausgeschlossen und Arbeitsaufträge werden optimal priorisiert.
Strategische Kapazitätsfreisetzung: Durch eine Reorganisation der Arbeitsabläufe werden die operativen Prüfungen zur befähigten Instandhaltung verlagert, sodass sich das Team für das Anlagenmanagement auf strategische Aufgaben wie die weitere Anlagenerfassung und Systemerweiterungen konzentrieren kann. Durchschnittlich 50 bis 100 monatliche Self-Service-Aufträge entlasten zusätzlich das Technik-Team.
Zukunftsausblick: PETROFERs digitale Transformationsstrategie
Als nächste Schritte plant das Unternehmen die Einführung der automatischen Dokumentenerstellung für gesetzlich konforme Prüfbescheinigungen per Knopfdruck sowie die detaillierte Erweiterung des Gebäudemanagements. Auch die Integration der Elektroinfrastruktur in das System ist vorgesehen. Langfristig soll nahezu die gesamte Auftragsbearbeitung digital ablaufen.
Eine mögliche weitere Zukunftsoption ist das HSE(Health, Safety and Environment)-Management. PETROFER befindet sich im Rahmen seiner Unternehmensstrategie weiterhin in einem kontinuierlichen Digitalisierungsprozess.
Wir freuen uns darauf, die digitale Transformation bei PETROFER weiter zu begleiten und die Asset-Management-Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern.
