Die Stiftung Timotheos nutzt Ultimo, um die Verwaltung und Instandhaltung ihrer Gebäude und Einrichtungen in Malawi zu professionalisieren. Ultimo stellt Timotheos die Software kostenlos zur Verfügung. Die Implementierung übernahm der Ultimo-Partner Pontifexx, der dafür ebenfalls kostenlos Consultants zur Verfügung stellte. So leisten Ultimo und Pontifexx gemeinsam mit Timotheos einen Beitrag zu einem größeren Ziel: schutzbedürftigen Kindern und Jugendlichen eine selbstständige Zukunft zu ermöglichen.
Auf einen Blick
Herausforderung: Die Instandhaltung erfolgte überwiegend reaktiv und Informationen waren auf verschiedene Excel-Dateien verteilt.
Lösung: Mit Ultimo führt Timotheos Assets, Instandhaltungsarbeiten und Kosten in einem zentralen System zusammen.
Ergebnis: Mehr Struktur und Transparenz, einfachere Nachverfolgung und Berichterstellung sowie eine solide Grundlage für Inspektionen und vorbeugende Instandhaltung.
Bildung als Grundlage für ein selbstständiges Leben
Die Stiftung Timotheos setzt sich in Malawi für Waisen, Halbwaisen und andere schutzbedürftige Kinder und Jugendliche ein. Im Süden des Landes betreibt die Organisation sechs Kindertagesstätten mit Grundschulen sowie eine weiterführende Schule. Nach Abschluss der weiterführenden Schule unterstützt Timotheos Jugendliche, die ihre Ausbildung fortsetzen möchten und können, mit Stipendien. Insgesamt unterstützt die Stiftung derzeit fast 2.000 Kinder und Studierende.
Damit Timotheos diese Mission erfolgreich erfüllen kann, sind sichere und funktionsfähige Gebäude, Außenanlagen und Einrichtungen unverzichtbar. Dafür ist eine professionelle Instandhaltung erforderlich.
Von reaktiver zu vorbeugender Instandhaltung
Timotheos wollte sich nicht länger hauptsächlich auf die Behebung von Störungen konzentrieren, sondern die Instandhaltung zunehmend vorbeugend gestalten. Dafür musste zunächst Klarheit darüber geschaffen werden, welche Assets die Organisation besitzt, welche Instandhaltung sie benötigen und welche Kosten damit verbunden sind.
Bis dahin wurden die Informationen in verschiedenen Excel-Dateien erfasst. Der Bedarf an einem zentralen Instandhaltungsmanagementsystem wurde daher immer größer.
Über Pontifexx kam Timotheos mit Ultimo in Kontakt. Florus Duerink, Maintenance Officer der Stiftung, kannte Pontifexx bereits aus seiner früheren Tätigkeit und nahm erneut Kontakt auf.
Alles an einem Ort: Assets, Arbeiten und Kosten
Duerink: „Die Implementierung von Ultimo begann mit den Grundlagen, unterstützt von Pontifexx. Alle Gebäude und Außenanlagen von Timotheos wurden strukturiert im System erfasst, von Standorten und Gebäuden bis hin zu Räumen und einzelnen Geräten.
Störungen und Instandhaltungsarbeiten lassen sich dadurch detailliert erfassen und strukturiert nachverfolgen. Für jede anfallende Arbeit wird ein Auftrag erstellt und auch die damit verbundenen Kosten werden erfasst.
Das ist ein entscheidender Vorteil. Statt Informationen über mehrere Excel-Dateien verteilt zu verwalten, haben wir jetzt alle Instandhaltungsinformationen an einem zentralen Ort. Arbeiten lassen sich einfacher nachverfolgen und Berichte leichter erstellen. Gleichzeitig erhalten wir einen besseren Überblick über die ausgeführten Arbeiten und die damit verbundenen Kosten. Die Arbeit mit Ultimo empfinde ich als sehr angenehm und benutzerfreundlich. Ultimo sorgt für deutlich mehr Struktur und Transparenz.“
Pontifexx: von der Remote-Implementierung zur Unterstützung vor Ort in Malawi
Der Ultimo-Partner Pontifexx spielte bei der Einführung und Implementierung von Ultimo eine wichtige Rolle. Im Rahmen des PontiServe-Programms unterstützten Consultants des Unternehmens Timotheos kostenlos.
Nach der Erstellung eines Projektplans wurden die ersten Schritte remote durchgeführt. Anschließend reisten zwei Consultants von Pontifexx für mehrere Wochen nach Malawi. Vor Ort unterstützten sie Timotheos bei der Ausarbeitung und Einrichtung der Asset-Struktur sowie beim Aufbau einer Struktur für die regelmäßige Instandhaltung.
Der nächste Schritt: vorbeugende Instandhaltung
Duerink erklärt: „Wir wollen noch einen Schritt weitergehen. Timotheos möchte künftig Inspektionen mit vorbeugender Instandhaltung kombinieren. Für jedes Asset werden Inspektionspläne erstellt. Mit zunehmendem Wissen über Verschleißmuster und Instandhaltungsbedarf lassen sich darauf immer gezieltere Pläne für die vorbeugende Instandhaltung aufbauen.
Mit jeder Inspektionsrunde gewinnen wir zusätzliche Erkenntnisse, sodass sich Instandhaltungsmaßnahmen immer besser vorhersagen und planen lassen. Ich erwarte, dass Ultimo uns künftig dabei helfen wird, die Instandhaltung bei Timotheos noch professioneller und strukturierter zu gestalten.“
Diese Professionalisierung dient letztlich der Mission von Timotheos. In den kommenden Jahren möchte die Stiftung das körperliche und psychische Wohlergehen schutzbedürftiger Kinder und Jugendlicher weiter fördern, die Bildungsangebote verbessern und sich als professionelle Organisation und guter Arbeitgeber in Malawi weiterentwickeln.
Mit einer gut organisierten Instandhaltung und zuverlässigen Einrichtungen kann sich Timotheos weiterhin auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Kindern und Jugendlichen in Malawi Zukunftsperspektiven zu eröffnen.
Sehen Sie sich hier ein bereits veröffentlichtes Video über die Zusammenarbeit zwischen Pontifexx, Timotheos und Ultimo an.
