Stichting Timotheos gebruikt Ultimo om het beheer van haar gebouwen en voorzieningen in Malawi te professionaliseren. Ultimo stelt het gebruik van de software kosteloos beschikbaar aan Timotheos. De implementatie vond plaats door Ultimo partner Pontifexx, die hiervoor ook kosteloos consultants beschikbaar stelde. Zo dragen Ultimo en Pontifexx samen met Timotheos bij aan een veel groter doel: kwetsbare kinderen en jongeren helpen bouwen aan een zelfstandig bestaan.
In het kort
Uitdaging: Onderhoud werd voornamelijk reactief uitgevoerd en informatie was verspreid opgeslagen in verschillende Excelbestanden.
Oplossing: Met Ultimo brengt Timotheos assets, onderhoudswerkzaamheden en kosten samen in één centraal systeem.
Resultaat: Meer structuur en inzicht, eenvoudiger opvolgen en rapporteren en een stevige basis voor inspecties en preventief onderhoud.
Onderwijs als basis voor een zelfstandig bestaan
Stichting Timotheos zet zich in voor wezen, half-wezen en andere kwetsbare kinderen en jongeren in Malawi. Verspreid over het zuiden van het land heeft de organisatie zes kinderdagcentra met basisscholen en een school voor voortgezet onderwijs. Na het voortgezet onderwijs ondersteunt Timotheos jongeren die verder willen en kunnen leren met studiebeurzen. In totaal ondersteunen ze momenteel bijna 2000 kinderen en studenten.
Om die missie goed te kunnen uitvoeren, zijn betrouwbare gebouwen, terreinen en voorzieningen essentieel. En die vragen om professioneel onderhoud.
Weg van ‘brandweeronderhoud’
Timotheos wilde de stap zetten van voornamelijk reageren op storingen naar een meer preventieve aanpak. Daarvoor moest eerst duidelijk worden welke assets de organisatie heeft, welk onderhoud ze nodig hebben en welke kosten daarmee gepaard gaan.
Tot dan toe werd informatie bijgehouden in verschillende Excelbestanden. De behoefte aan één centraal onderhoudsbeheersysteem werd daardoor steeds groter.
Via Pontifexx kwam Timotheos in aanraking met Ultimo. Florus Duerink, Maintenance Officer van de stichting, kende Pontifexx vanuit zijn eerdere werk en zocht opnieuw contact.
Eén plek voor assets, werkzaamheden en kosten
Florus: “De implementatie van Ultimo begon bij de basis, met dank aan Pontifexx. Alle gebouwen en terreinen van Timotheos werden gestructureerd in het systeem opgenomen, van sites en gebouwen tot ruimtes en afzonderlijke equipment.
Storingen en onderhoudswerkzaamheden kunnen hierdoor gedetailleerd worden geregistreerd en gestructureerd worden opgevolgd. Voor iedere klus wordt een job aangemaakt en ook de bijbehorende kosten worden vastgelegd.
Dat maakt een belangrijk verschil. In plaats van informatie verspreid over meerdere Excelbestanden hebben we nu één centrale plek voor onderhoudsinformatie. Het opvolgen van werkzaamheden en rapporteren wordt eenvoudiger, terwijl tegelijkertijd meer inzicht ontstaat in het uitgevoerde werk én de kosten. Ik ervaar het werken met Ultimo als zeer plezierig en gebruiksvriendelijk. Het levert me veel structuur en inzicht op.”
Pontifexx: van implementatie op afstand tot ondersteuning in Malawi
Ultimo-Partner Pontifexx speelde een belangrijke rol bij de introductie en implementatie van Ultimo. Vanuit het PontiServe-programma stelde het bedrijf consultants kosteloos beschikbaar om Timotheos te ondersteunen.
Na het opstellen van een projectplan werden de eerste stappen op afstand uitgevoerd. Vervolgens reisden twee consultants van Pontifexx voor enkele weken naar Malawi. Daar ondersteunden zij Timotheos bij het uitwerken en invoeren van de assetstructuur en het opzetten van een raamwerk voor periodiek onderhoud.
De volgende stap: preventief onderhoud
Florus vertelt. “Onze ambities gaan verder. Timotheos wil uiteindelijk werken met een combinatie van inspecties en preventief onderhoud. Per asset worden inspectieplannen opgesteld. Naarmate er meer kennis ontstaat over slijtagepatronen en onderhoudsbehoeften, kunnen daar steeds betere preventieve onderhoudsplannen aan worden gekoppeld.
Zo ontstaat met iedere inspectieronde meer kennis en kan onderhoud steeds beter worden voorspeld en gepland. Door het gebruik van Ultimo verwacht ik in de toekomst beter in staat te zijn het onderhoud bij Timotheos goed en professioneel vorm te geven.”
Die professionalisering staat uiteindelijk in dienst van de missie van Timotheos. De stichting wil de komende jaren het lichamelijke en geestelijke welzijn van kwetsbare kinderen en jongeren verder bevorderen, het onderwijs verbeteren en een professionele organisatie en goede werkgever in Malawi zijn.
Met goed georganiseerd onderhoud en betrouwbare voorzieningen kan Timotheos zich blijven richten op wat echt telt: kinderen en jongeren in Malawi perspectief bieden.
Bekijk hier een eerder gemaakte video over de samenwerking tussen Pontifexx, Timotheos en Ultimo.
