Über Castrol Gent
Castrol Gent ist Teil der internationalen Unternehmensgruppe Castrol und produziert Schmierstoffe für unterschiedlichste industrielle Anwendungen. Der belgische Standort gehört zu den größeren Produktionsstandorten des Unternehmens und beschäftigt rund 160 Mitarbeiter in der Produktion, unterstützt von einem Instandhaltungsteam mit etwa 20 Spezialisten. Innerhalb von Castrol wird Ultimo weltweit an verschiedenen Standorten eingesetzt, wobei jeder Standort die Lösung an lokale Prozesse und Anforderungen anpasst. Der Standort Gent zeichnet sich insbesondere durch die enge Integration von Ultimo in die tägliche Instandhaltung aus.
Wichtigste Ergebnisse
Reifegrad in der Instandhaltung von 40 % auf 82 % gesteigert
50 % weniger Störungen durch strukturierte und datenbasierte Prozesse
360.000 € jährliche Einsparungen bei den Instandhaltungskosten
Ausgangssituation
Vor der Einführung von Ultimo war die Instandhaltung stark reaktiv geprägt. Ungeplante Stillstände führten regelmäßig zu Ineffizienzen und zusätzlichem Aufwand.
Zudem wurden Instandhaltungsprozesse teilweise über verschiedene Excel-Dateien und manuelle Nachverfolgung gesteuert, wodurch Transparenz und Struktur fehlten.
Arbeitsaufträge waren uneinheitlich aufgebaut, Verantwortlichkeiten nicht klar definiert und die Nachverfolgung inkonsistent.
Audits wiesen wiederholt auf dieselben Verbesserungspotenziale hin.
Castrol Gent suchte nach mehr Kontrolle, höherer Datenqualität und besser planbaren Prozessen. Auf Empfehlung des Beratungsunternehmens Mainnovation entschied sich das Unternehmen für einen schrittweisen Ansatz mit Ultimo als zentraler Plattform für das Instandhaltungsmanagement.
Implementierung
Castrol Gent verfolgte das Ziel, die Instandhaltung nachhaltig weiterzuentwickeln. Der Fokus lag dabei auf:
mehr geplanter und weniger reaktiver Instandhaltung
besserer Arbeitsvorbereitung und klaren Verantwortlichkeiten
höherer Datenqualität und mehr Transparenz über die Betriebsleistung
stärker standardisierten und abgesicherten Maintenance-Workflows
Ultimo als zentralem System und Single Source of Truth
Ultimo wird seit 2016 am Standort Gent eingesetzt. In den darauffolgenden Jahren entwickelte sich die Lösung schrittweise von einer Plattform zur Arbeitsauftragserfassung hin zu einem integrierten Maintenance-Management-System. Gemeinsam mit dem Implementierungspartner MaxGrip wurden Workflows, Berechtigungen, Anlagenstrukturen und Instandhaltungsprozesse weiterentwickelt und optimiert. Die Einführung erfolgte schrittweise über mehrere Jahre hinweg. Dabei arbeiteten Instandhaltung, Produktion und Engineering gemeinsam mit MaxGrip und Mainnovation eng an der Standardisierung und Optimierung von Prozessen.
Lösungen und Ergebnisse
Gemeinsam mit Castrol Gent unterstützte Ultimo die Transformation hin zu einer planbaren und datengetriebenen Instandhaltungsorganisation. Durch die zentrale Steuerung von Prozessen, Planung und Daten in Ultimo entstanden mehr Struktur, bessere Nachverfolgung und eine deutlich höhere operative Effizienz.
Von reaktiver zu geplanter Instandhaltung
Dank strukturierter Arbeitsvorbereitung, klar definierter Workflows und besserer Planung wurde Instandhaltung planbar statt reaktiv. Arbeitsaufträge werden heute vorbereitet, Materialien stehen rechtzeitig bereit und Techniker können sich vollständig auf die Ausführung konzentrieren. Dadurch reduzierte sich der monatliche Aufwand für Störungsbehebungen von rund 300 auf 115 Stunden.
Deutlicher Anstieg des Reifegrads in der Instandhaltung
Mithilfe jährlicher Reifegradanalysen arbeitete Castrol Gent gezielt an der Weiterentwicklung seiner Instandhaltungsorganisation. Die Bewertungen basierten auf einer Methodik mit 13 Dimensionen, darunter Planung, Asset Management, Datenqualität und kontinuierliche Verbesserung. Durch die konsequente Optimierung dieser Bereiche konnte der Reifegrad der Instandhaltung innerhalb von fünf Jahren von 40 % auf 82 % gesteigert werden.
Weniger Störungen und nachhaltige Kosteneinsparungen
Durch bessere Prozesse, mehr präventive Instandhaltung und datenbasierte Nachverfolgung konnte die Anzahl der Störungen halbiert werden. Dadurch erzielt Castrol Gent heute eine nachhaltige jährliche Kostenersparnis von 360.000 € (nahezu 20 % des jährlichen Instandhaltungsbudgets).
Höhere Anlagenverfügbarkeit und mehr Wertschöpfung
Die verbesserte Zuverlässigkeit der Anlagen führte zu deutlich weniger Stillständen und einer höheren Produktionskapazität. Dadurch konnte der Standort mit denselben Ressourcen mehr Output erzielen und einen zusätzlichen Mehrwert in Millionenhöhe pro Jahr schaffen.
Internationale Zusammenarbeit
Castrol nutzt Ultimo an mehreren Standorten weltweit. 2022 begleitete Ultimo Partner MaxGrip die Einführung von Ultimo bei Castrol India. Innerhalb von Castrol findet regelmäßig ein Austausch zwischen den verschiedenen Standorten statt, um voneinander zu lernen und Best Practices zu teilen.
Der nächste Schritt
Castrol Gent arbeitet bereits an der nächsten Phase der Maintenance Excellence. Im Fokus stehen unter anderem die weitere Optimierung des Ersatzteilmanagements, die zusätzliche Standardisierung von Anlagendaten sowie der Einsatz KI-gestützter Prozesse für Arbeitsaufträge und Analysen. Darüber hinaus möchte das Team die Instandhaltung noch stärker datengetrieben ausrichten, damit Prioritäten und Entscheidungen künftig noch intelligenter gesteuert werden können. Das Reifegradmodell bleibt dabei ein wichtiger Leitfaden, um jährlich neue Verbesserungsziele festzulegen und die Instandhaltungsorganisation kontinuierlich weiterzuentwickeln Ultimo freut sich darauf, Castrol Gent auch in dieser nächsten Phase der digitalen und operativen Weiterentwicklung zu begleiten.
Lassen Sie uns in Kontakt treten
Erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen. Vereinbaren Sie eine persönliche Demo, um zu erfahren, wie Ultimo Ihr Unternehmen vereinfachen und aufwerten kann. Ganz unverbindlich.
Neueste Ressourcen
Ultimo erweitert seine Intelligent-Asset-Management-Plattform um drei speziell entwickelte Digital Workers für Planung, Instandhaltung und Sicherheit – erste Kunden wie Berkvens Doorsystems berichten bereits von messbaren Ergebnissen.
Um Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und operative Exzellenz zu unterstützen, wird Instandhaltung als Kernaktivität betrachtet. Die intelligenten Asset-Management-Lösungen von Ultimo bieten die passende Unterstützung.
Limburger Packaging Group, ein etablierter Hersteller von Metallverpackungen, nutzt Ultimo, um Effizienz, Transparenz und Kontrolle in Instandhaltung und Asset Management zu verbessern und damit die Grundlage für vernetzte, zukunftsfähige Prozesse zu schaffen.
Meine Kollegin Sophie hat letzten Monat ein Mitarbeitergespräch geführt. Der Mitarbeiter hat kein Wort gesagt.
Denn es handelte sich um Contract IQ - einen KI-Agenten, der juristische Fragen für unser Team beantwortet. Sophie, unsere Leiterin Recht, hat die Kennzahlen genauso analysiert, wie sie es bei jedem Mitarbeiter tun würde. Antwortzeiten. Genauigkeit. Wissenslücken. Ziele für den kommenden Monat.
Am 3. und 4. Juni in Birmingham steht Ultimo im Mittelpunkt der führenden Veranstaltung für Instandhaltung, Zuverlässigkeit und Asset Management. Wir prägen den Dialog.
Vom 16.–18. Juni trifft sich die Instandhaltungs-Community in Salzburg – und Ultimo ist erstmals als Premium-Partner dabei. Freuen Sie sich auf praxisnahe Einblicke, konkrete Strategien zur Optimierung Ihrer Instandhaltung und einen spannenden Vortrag zum EAM-Reifegradmodell.
Ultimo wurde bei den TITAN Innovation Awards 2026 mit einem Platinum Award in der Kategorie Innovation in Services and Solutions – Information Technology ausgezeichnet. Prämiert wurde die Ultimo Academy für ihren wegweisenden Ansatz in der Schulung für Enterprise Asset Management (EAM).
Steve Elsham, Chief Executive Officer von Ultimo, wurde vom Magazin European CEO als Global CEO of the Year in der Softwarebranche ausgezeichnet. Die Auszeichnung des Jahres 2026 bewertet die Nominierten anhand ihrer strategischen Vision, ihrer Führungsprinzipien und ihres messbaren Einflusses auf den globalen Geschäftserfolg.
Durch die Integration mit SAP S/4HANA optimiert Ultimos KI-gestütztes EAM Instandhaltungs- und Beschaffungsprozesse für Kunden
Mit zehn Standorten weltweit benötigte Stolthaven Terminals (ein führender Anbieter für die Lagerung von Flüssigkeiten und Gasen in Großmengen) eine zentrale Enterprise-Asset-Management-(EAM)-Lösung, die Teams und Prozesse vereint und operative Komplexität durch ein einheitliches, zentrales System in konsistente Abläufe überführt.