Ultimo EAM bij Castrol
Castrol Gent maakt deel uit van de internationale Castrol-organisatie en produceert smeermiddelen voor uiteenlopende industriële toepassingen. De Belgische site behoort tot de grotere productielocaties en telt circa 160 medewerkers in manufacturing, ondersteund door een maintenance team van ongeveer 20 specialisten.
Belangrijke resultaten bij Castrol Ghent
Binnen Castrol wordt Ultimo op meerdere locaties wereldwijd ingezet, waarbij iedere site de oplossing afstemt op lokale processen en behoeften. De site in Gent onderscheidt zich door de sterke integratie van Ultimo binnen de dagelijkse maintenance-operatie.
Uitdagingen vóór de implementatie
Castrol Gent was op zoek naar meer grip, betere datakwaliteit en voorspelbare processen. Op advies van consultancybureau Mainnovation werd gekozen voor een gefaseerde aanpak, waarbij Ultimo de centrale rol kreeg binnen maintenance management.
Reactief onderhoud
Dit leidde tot veel ongeplande stilstand en inefficiëntie.
Maintenance processen werden deels beheerd
Met behulp van Excel-bestanden en handmatige opvolging. Hierdoor miste het overzicht.
Werkorders misten structuur
Maar ook eigenaarschap en een consistente opvolging
Audits wezen herhaaldelijk op dezelfde verbeterpunten
De datakwaliteit en voorspelbaarheid moesten verbeteren.
Toewerken naar een integrale oplossing
Castrol Gent wilde onderhoud structureel professionaliseren en richtte zich daarbij op:
Meer gepland onderhoud en minder reactieve werkzaamheden
Betere werkvoorbereiding en duidelijke verantwoordelijkheden
Hogere datakwaliteit en meer inzicht in prestaties
Sterkere procesborging binnen maintenance workflows
Ultimo als centraal systeem en als single source of truth
Ultimo is sinds 2016 in gebruik binnen de site in Gent. In de jaren daarna werd het systeem stapsgewijs uitgebreid van werkorderregistratie naar een integraal maintenance platform. Samen met Implementatiepartner MaxGrip werden workflows, autorisaties, assetstructuren en onderhoudsprocessen verder ingericht en geoptimaliseerd. De implementatie verliep gefaseerd over meerdere jaren, waarbij maintenance, operations en engineering onder begeleiding van MaxGrip en Mainnovation nauw samenwerkten aan standaardisatie en procesverbetering.
Oplossingen & resultaten
Samen met Castrol Gent ondersteunde Ultimo de transformatie naar een meer voorspelbare en datagedreven maintenance-organisatie. Door processen, planning en data centraal te organiseren in Ultimo ontstond meer structuur, betere opvolging en een hogere operationele efficiëntie.
Van reactief naar gepland onderhoud
Door sterke werkvoorbereiding, duidelijke workflows en betere planning werd onderhoud voorspelbaar in plaats van reactief. Werkorders worden nu voorbereid, materialen liggen klaar en technici kunnen zich volledig richten op uitvoering. Hierdoor daalde de tijd besteed aan storingen van circa 300 naar 115 uur per maand.
Sterke stijging in maintenance volwassenheid
Met behulp van jaarlijkse maturity assessments (een eigen methodiek gebaseerd op 13 pilaren) werkte Castrol Gent gericht aan verbeteringen binnen onderhoudspilaren zoals planning, asset management, datakwaliteit en continuous improvement. Dit resulteerde in een stijging van de maintenance maturiteit van 40% naar 82% in vijf jaar tijd.
Minder storingen en structurele kostenbesparing
Door de combinatie van betere processen, meer preventief onderhoud en datagedreven opvolging werd het aantal storingen gehalveerd. Daardoor realiseerde Castrol Gent een structurele jaarlijkse kostenbesparing van €360.000 (bijna 20% van het jaarlijkse onderhoudsbudget).
Hogere assetbeschikbaarheid en waardecreatie
De verbeterde betrouwbaarheid van installaties zorgde voor aanzienlijk minder stilstand en een hogere productiecapaciteit. Hierdoor kon de site meer output realiseren met dezelfde middelen, wat resulteerde in miljoenen euro’s aan extra waardecreatie per jaar.
Internationaal gebruik
Castrol maakt over meerdere sites gebruik van Ultimo. In 2022 heeft Ultimo partner MaxGrip de implementatie van Ultimo bij Castrol India verzorgt. Binnen Castrol wordt regelmatig kennis uitgewisseld tussen de verschillende sites om zo van elkaar te leren.
De toekomst
Castrol Gent blijft verder bouwen aan de volgende fase van maintenance excellence. De focus ligt onder andere op verdere optimalisatie van spare parts management, verdere standaardisatie van assetdata en het inzetten van AI-ondersteunde processen voor werkorders en analyses. Ook wil het team onderhoud nog meer datagedreven maken, zodat prioriteiten en beslissingen steeds slimmer kunnen worden gestuurd. Het maturity model blijft daarbij een belangrijke leidraad om jaarlijks nieuwe verbeterdoelstellingen vast te leggen en de organisatie verder te professionaliseren. Ultimo kijkt ernaar uit om Castrol Gent verder te ondersteunen in deze volgende fase van digitale en operationele ontwikkeling.
Let’s connect
Heeft u vragen naar aanleiding van deze case study? Wij beantwoorden ze graag. Of vraag een demo aan.
