Scheiden van persoonsgegevens volgens de GDPR (AVG)
In de module Personenbeheer legt u alle relevante informatie omtrent o.a. uw medewerkers, bezoekers en contactpersonen vast. Het is hierbij van belang dat u aan de Europese wetgeving rondom de GDPR/AVG voldoet.
In Ultimo zijn hiervoor een aantal maatregelen getroffen, zodat u:
- Persoonlijke contactgegevens kunt scheiden van alle zakelijke gegevens.
- Persoonlijke data automatisch kunt anonimiseren.
- Persoonlijke data kunt ‘verbergen’ voor personen waarvoor dit niet relevant is.
BHV-registratie
Registreer ook binnen de module Personenbeheer wie binnen uw organisatie onderdeel zijn van het BHV-team en wat hun rol daarin is. Zo is precies inzichtelijk waar ieders verantwoordelijkheid ligt. En door opleidingen te registreren wordt ook meteen duidelijk of iedereen binnen het BHV-team nog het juiste kennisniveau beheerst.
Interface Active Directory / HRM-systeem
Gegevens van personen en medewerkers worden vaak in meerdere systemen gebruikt. Voorkom een dubbele invoer van gegevens door een interface te maken met Active Directory of een HRM-systeem. Zo hoeft u de gegevens van uw medewerkers enkel nog op één locatie te beheren. Bespaart weer een hoop tijd.
Opleidingen
De opleidingen die medewerkers (gaan) volgen of gevolgd hebben, kunt u in de software vastleggen per medewerker. Registreer bij elke opleiding met welke frequentie herscholing noodzakelijk is. Op basis van deze frequentie bepaalt het systeem per personeelslid wanneer het certificaat verloopt en wanneer een nieuw certificaat behaald moet zijn.
