Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?

En quoi consiste un logiciel de gestion de flotte ?

Un logiciel de gestion de flotte accompagne les entreprises dans la gestion efficace de leurs véhicules, en prenant en charge un large éventail de processus opérationnels et en proposant des fonctionnalités clés.

L’un des objectifs majeurs d’un logiciel de gestion de flotte est d’assurer une disponibilité optimale des véhicules. Les temps d’immobilisation (non souhaités) peuvent avoir diverses causes, parmi lesquelles :

• l’entretien nécessaire ;

• les contrôles obligatoires ;

• les sinistres et défauts ;

• les défaillances,

• etc.

Autant d’éléments sur lesquels, en tant que gestionnaire de flotte, vous avez la main. En définitive, il vous incombe de traiter ces sujets avec la plus grande efficacité. L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte vous offre une visibilité sur tous ces aspects, véhicule par véhicule, ce qui vous permet d’optimiser la gestion de vos tâches.

Quelles mesures pouvez-vous prendre pour améliorer la disponibilité de votre flotte ? Un logiciel de gestion de flotte peut vous aider à :

• Réaliser plusieurs tâches en parallèle, comme effectuer l’entretien, procéder aux contrôles et résoudre les pannes.

• Veiller à ce que l’entretien soit effectué dans les délais, afin de réduire au maximum le risque d’immobilisation.

• Effectuer une maintenance prédictive, notamment en entretenant votre flotte en fonction du nombre de kilomètres parcourus.

Coût total de possession avec un logiciel de gestion de flotte

L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte vous permet d’avoir une vision claire des coûts engagés ainsi que des économies potentielles pour votre parc. Un indicateur essentiel dans ce cadre est le coût total de possession (Total Cost of Ownership - TCO). Ces informations vous aident à prendre des décisions éclairées.

Par exemple, en ce qui concerne le renouvellement de vos véhicules, plusieurs questions peuvent se poser :

• Quel est le meilleur moment pour acquérir de nouveaux véhicules ?

• Est-il préférable d’opter pour la location ?

• Quelles seraient les conséquences (financières) d’un report d’achat ?

Autant de réflexions qui vous concernent en tant que gestionnaire de flotte, et pour lesquelles un logiciel de gestion de flotte peut vous fournir les données nécessaires. Dans Ultimo, vous avez également la possibilité de comparer le TCO selon la marque ou le type d’objet. Grâce à une gestion de flotte structurée, vous êtes en mesure de prendre de meilleures décisions, fondées sur des informations toujours à jour.

Comment fonctionne un logiciel de gestion de flotte ?

Une solution de gestion de flotte se compose de plusieurs modules qui interagissent pour permettre une gestion plus efficace de l’entretien des véhicules, tout en offrant une vue d’ensemble claire de l’administration associée. Voici quelques-uns des modules les plus importants, ainsi que leur fonctionnement concret :

Gestion des actifs (enregistrement des véhicules)

Ce module contient des informations détaillées sur chaque véhicule de la flotte, telles que la marque, le modèle, le numéro de série, la date d’achat et l’historique de maintenance. Ces données permettent de suivre l’état des véhicules et de planifier les opérations d’entretien.

Maintenance périodique

Le module de planification de la maintenance établit des calendriers d’entretien en fonction de l’usage des véhicules, du kilométrage et des données historiques. Il génère automatiquement des rappels pour les services planifiés, réduisant ainsi les risques d’immobilisation imprévue. Un entretien régulier permet de limiter les incidents et les pannes inopinées.

Gestion des ordres de travail

Ce module gère les ordres de travail liés à l’entretien et aux réparations. Il permet aux techniciens de créer, modifier et clôturer des ordres de travail, tout en assurant le suivi de l’avancement et des coûts de chaque intervention. Cela garantit un flux de travail structuré et efficace.

Gestion des stocks et des achats

Vous gardez la maîtrise des pièces détachées et du stock en général grâce à des règles de commande automatique déclenchées lorsque les seuils critiques sont atteints.

Le logiciel prend également en charge des aspects liés à la sécurité (comme la gestion des incidents), ainsi que l’administration des contrats et des assurances.

Enfin, des solutions complètes de Business Intelligence permettent de générer des rapports et de suivre les indicateurs clés de performance (KPI).

Des intégrations intelligentes pour gagner encore en efficacité

Un système de gestion de flotte offre des avantages encore plus importants lorsqu’il est intégré à d’autres outils, tels que :

• ordinateurs de bord

• logiciels de gestion d’entrepôt

• logiciels comptables

• systèmes ERP

• systèmes de gestion du transport (TMS)

• systèmes de planification des trajets