Onlangs is de cloudmigratie bij restafvalverwerker AVR afgerond. De Ultimo EAM software wordt sinds 2018 breed ingezet bij de vestigingen in Rozenburg, Duiven, de vier overslagstations en bij de vaardienst. Bij alles wat de organisatie doet ligt de focus op kwaliteit. Zo ook bij de migratie naar de cloud. Een gesprek met Gregory Ketel, over de migratie en het proces.
Gouden combi maintenance en veiligheid
Gregory werkt sinds 2018 bij AVR en is momenteel manager applicatiebeheer binnen AVR en stuurt een team van diverse medewerkers aan. Gregory heeft eerder al ervaring opgedaan als projectleider bij een Ultimo-implementatie bij een vorige werkgever en beschikt daarnaast over consultancy-ervaring bij software-implementaties. “Toen ik bij AVR kwam werken had ik de Ultimo-kennis al in huis. Bij AVR wordt Ultimo ingezet voor alle maintenance en safety gerelateerde activiteiten. Denk dan aan allerlei soorten onderhoudswerkzaamheden, bijbehorende ondersteunende processen en HSE Management. We gebruiken Wachtoverdracht, HSE-Incidentenbeheer, Management of Change en Werkvergunningbeheer. De gouden combinatie van maintenance en veiligheid in één systeem was destijds de belangrijkste keuze om voor Ultimo te kiezen.”
Meegaan met productontwikkelingen
Er was voor AVR geen directe noodzaak om enkele jaren geleden direct al te kiezen voor een migratie naar de cloudversie van Ultimo. Er was al een ontsluiting naar buiten en er kon goed gewerkt worden met de oude versie. “We hebben wel de keuze gemaakt om voor de cloud te gaan, omdat we simpelweg ook gewoon mee willen gaan met de nieuwste ontwikkelingen van de software. We begrijpen dat dit gewoon de toekomst is. Ook heb ik een aantal keren meegedaan aan klantenpanels bij Ultimo. Leuk om dan over nieuwe toepassingen te spreken, maar dan wil je ze ook een keer echt gaan gebruiken. Het is uiteindelijk belangrijk om mee te gaan met de evolutie van een systeem.”
Ondank het feit dat AVR een poos heeft gewacht om te migreren, heeft het bedrijf wel regelmatig de software van een update voorzien, zodat de overstap niet al te groot zou zijn. “Wat daarnaast een rol heeft gespeeld heeft om te wachten is dat we niet zeker waren over de mogelijkheden om vanuit de cloudomgeving te kunnen printen. Zo moet niet onderschat worden hoeveel werkvergunningen wij aan het begin van elke week printen. Gelukkig was er een zeer goed werkende standaard beschikbaar voor printen, dus dat was eigenlijk helemaal geen bottleneck,” aldus Gregory.
Ervaringen met het migratieproces
In de tweede helft van 2024 is gestart met het migratieproces. Gregory: “Het gehele proces is gestroomlijnd en zonder problemen verlopen. De verschillende stappen waar je mee te maken krijgt, zijn helder uitgelegd. De betrokken teams en medewerkers nemen je proactief mee. Het viel me gewoon erg mee. Zoals altijd had ik weer goed contact met de mensen van Ultimo.”
Gevraagd naar een tip voor andere organisaties die nog voor een migratie staan, sluit Gregory als volgt af: “Ondanks het feit dat je Ultimo misschien al lang gebruikt en het doel en de werking van Ultimo al bekend is binnen de organisatie, neem toch de tijd om uit te leggen waarom je de migratie gaat doen. Collega’s zijn misschien soms ongerust of schatten niet goed in wat de impact kan zijn. Veel (onnodige) zorgen kunnen vooraf al weggenomen worden. Dat scheelt gedurende het project.”
Vraag een demo aan
Krijg antwoord op uw vragen. Plan een persoonlijke demo om te zien hoe Ultimo gemak en waarde aan uw bedrijf kan toevoegen. Vrijblijvend en dus geen verplichtingen.
