Stel, u wilt met het FMIS facilitaire processen efficiënter inrichten door interne klanten meer zelf te laten doen, zoals zelf reserveringen boeken. Secretaresses van de speciale reserveringsdesk kunnen dan het gevoel krijgen dat ze overbodig zijn. Zij hoeven immers geen reserveringen meer in te voeren, dus wat nu?

Vertel niet alleen waarom het FMIS wordt geïmplementeerd

Is een functiegroep bij de implementatie van een FMIS per definitie overbodig? Of veranderen de werkwijze en de systemen, waardoor men een andere rol krijgt? In het geval van het reserveringsproces meer valideren en coördineren van reserveringen, in plaats ze te registreren.

Een stap naar verandering is minder groot en roept minder weerstand op als mensen weten wat voor hen de gevolgen zullen zijn. Wees hier in de vertaling van uw visie dan ook duidelijk in. Leg mensen vooral uit wat u gaat doen en hoe dit gedaan zal worden. Hierdoor kan iedereen (medewerkers, klanten, directie) het nut en de noodzaak van de nieuwe werkwijze goed begrijpen.

De kracht van User Stories

Gebruik zogenaamde ‘User Stories’ om uw visie te vertalen. Deze User Stories lijken op projectdoelstellingen, maar projectdoelstellingen zijn vaak SMART-geformuleerd en daardoor veel specifieker. User Stories visualiseren de effecten van de FMIS-implementatie voor verschillende doelgroepen.

Enkele voorbeelden:

  • Met behulp van een FMIS kan de interne klant zelf meldingen doen, reserveringen aanmaken en de status van gedane meldingen opvolgen. Hierdoor wordt de communicatie met de klant verbeterd.
  • Door de inzet van een FMIS kan de Technische Dienst uitgerust worden met mobiele devices en kunnen zij meldingen snel en efficiënt afhandelen. Zo kunnen problemen voor de klant snel worden opgelost.
  • Met behulp van een FMIS kunnen frontoffice medewerkers toegang krijgen tot de kennisboom en de servicedeskfunctionaliteit. Interne klanten kunnen hierdoor hun klachten en aanvragen bij één centrale servicebalie doorgeven, waar ze persoonlijk, kundig en snel worden geholpen.

Door uw visie te vertalen naar User Stories, wordt een visie tastbaarder en zorgt het voor minder weerstand.

Wilt u meer weten over User Stories bij een FMIS-implementatie?

Wij staan voor u klaar
Wim De Beer Manager Sales
wim.debeer@ultimo.com
+32 15 44 41 44