Klanten zeggenschap geven met SAP-integratie

De relatie tussen puur enterprise asset management (EAM) en ERP-systemen is een belangrijk onderwerp. Wat onderhouds-, technische en businessteams soms verrast, is dat IFS Ultimo een uitgebreide reeks asset managementtools en -interfaces biedt die kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van de industrie.

Veiligheid voorop bij Total Ertvelde

De medewerkers van Total Ertvelde bijvoorbeeld hechten veel belang aan veiligheid. De integratie van onderhoud en veiligheid was dan ook een belangrijke voorwaarde bij hun zoektocht naar een nieuw onderhoudsbeheersysteem. Voordien gebruikte Total Ertvelde de PO-module van SAP, aangevuld met Excel-bestanden en papieren documenten. Het bedrijf schakelde over naar het gebruik van Ultimo bovenop het bestaande SAP-systeem. 

"We moesten één systeem zien te vinden dat dit alles kon integreren", zegt Steven Permentier, onderhoudsingenieur en projectleider bij Total Ertvelde. "We werkten met afzonderlijke documenten voor laatste-minuutrisicoanalyses (LMRA), een apart systeem voor werkvergunningen en een derde systeem voor lockout-tagout (LOTO). En dat enkel op papier." Nu wordt alles digitaal geregistreerd in Ultimo, wat de veiligheid verbetert en ook de efficiëntie verhoogt. 

Total Ertvelde beheert de op één na grootste smeeroliënfabriek van Europa. De fabriek is sterk geautomatiseerd en wordt voortdurend geüpgraded en verbeterd. Total Ertvelde levert olie aan de meest uiteenlopende marktsegmenten, zoals de auto-industrie, maar ook de industriële en maritieme sector. 

Alle aspecten van veiligheid zijn belangrijk. Door cruciale signalen en procedures te digitaliseren in Ultimo, is veiligheid ingebed bij Total Ertvelde. De integratie van onderhoud, gezondheid en veiligheid (HSE) leidde tot efficiëntie, een beter inzicht in onveilige situaties en de opvolging ervan. Het bedrijf voldoet bovendien volledig aan de HSE-wetgeving. 

Permentier gaat verder: "Veiligheid is onze grootste prioriteit. Maar we moeten er uiteraard voor zorgen dat het haalbaar blijft voor onze mensen. Dankzij de mobiele units konden we de efficiëntie van onze technici verhogen." 

Werkvergunningen zijn belangrijk voor HSE bij Total Ertvelde: ze worden allemaal geregistreerd in Ultimo. De fabriek maakt ook veel gebruik van de LOTO-module. Vroeger werkten de technici met papieren formulieren die in de controlekamer werden bewaard. Telkens wanneer er iets werd aangepast, moest de technicus van de werkplaats terug naar de controlekamer. Nu werken ze op hun tablets en kunnen ze ter plaatse blijven.  

Een gestroomlijnd rapportageproces

Rapporteren gaat veel sneller met Ultimo. Voordien werd er via de telefoon, per e-mail of gewoon informeel gerapporteerd wanneer je iemand tegenkwam. Daardoor werden niet alle meldingen daadwerkelijk opgevolgd. 

"Nu wordt alles correct geregistreerd en verloopt het rapportageproces gestroomlijnd", aldus Permentier. 

Voor dringende meldingen stuurt de productieverantwoordelijke de technicus rechtstreeks aan. Er wordt meteen een werkformulier aangemaakt dat gekoppeld wordt aan een LMRA. Daarna wordt bekeken of een werkvergunning of LOTO nodig is. Meldingen die niet dringend zijn, worden doorgegeven aan de werkvoorbereider, die personeel, materiaal, ... kan koppelen aan de meldingen. 

Periodiek onderhoud en looproutes

Periodiek onderhoud (PO) speelt een belangrijke rol bij Total Ertvelde. Het volledige beheer van PO, inclusief looproutes en PO-modellen, wordt in Ultimo uitgevoerd. Total Ertvelde gebruikt Ultimo niet alleen voor preventief onderhoud, maar ook voor HSE- of HSQ-gerelateerde zaken binnen PO-plannen. PO-modellen kunnen bovendien worden ingezet voor tests, kalibraties, inspecties en dergelijke. Bijvoorbeeld: om lekkages te voorkomen, moet Total Ertvelde regelmatig kleppen inspecteren. Hiervoor gebruiken ze looproutes in Ultimo.  

Permentier legt uit: "Het is belangrijk dat we geen enkele klep vergeten. Een looproute geeft ons alle informatie die we nodig hebben." Deze informatie is ook nuttig bij audits. "Audits kunnen makkelijker worden uitgevoerd", zegt Permentier. "Waar we vroeger SAP, PO en heel wat Excel-bestanden moesten raadplegen, kunnen we nu een overzicht van PO-modellen, verificaties, kalibraties, ... rechtstreeks uit onze Ultimo-software genereren. En we willen alles echt in één systeem houden."  

Dit is een grote stap richting de toekomstige manier van werken zoals Total Ertvelde die voor ogen heeft. Momenteel gebeurt het beheer van wisseldelen in SAP, maar ook dit zal in Ultimo worden geïntegreerd. Daarnaast is Total Ertvelde van plan om van start te gaan met de Wachtoverdracht-module en het gebruik van barcodescanners. 

Fabrikant integreert zeven SAP-fabrieken 

Total Ertvelde is niet het enige voorbeeld waar SAP en Ultimo naast elkaar bestaan. Zo werkte een toonaangevende multinational in de voedselverpakkingsindustrie samen met IFS Ultimo en onze partner Becolve Digital om het onderhoudsbeheer flexibeler en wendbaarder te maken, terwijl werd voldaan aan de behoeften van de teams die verantwoordelijk zijn voor deze functies. 

Zeven van de fabrieken bevinden zich in Spanje en Portugal, wat het bedrijf ertoe dwong om een optimale werking te verzekeren. De onderneming werkte met SAP als bedrijfsoplossing voor digitaal onderhoudsbeheer. Het team dat hiervoor instond, gaf aan dat de tool niet aan al hun behoeften voldeed om de volgende redenen: -  

·       Geen visuele planningstools voor een flexibele en efficiënte afhandeling van de duizenden werkorders die het bedrijf elke week genereert. 

·       Geen mobiele tool om zich door de fabriek te bewegen en werkorders uit te voeren of om informatie over de assets te raadplegen (alles gebeurde op papier). 

·       Gebruiksonvriendelijke omgeving voor de werkomstandigheden, de beschikbare middelen en het dagelijkse werk. 

Integraties met SAP – software die van cruciaal belang is voor organisaties – worden vaak als onafhankelijke projecten uitgevoerd omwille van de inherente complexiteit ervan en de vele aanpassingen die nodig zijn. Dat is uiteraard geen aantrekkelijk scenario voor IT-teams. 

Om de integratie te voltooien, moest het project de uitwisseling van assets, onderhoudsaanvragen, orders en plannen voor correctief, preventief en geleid onderhoud vereenvoudigen. Het idee was om een oplossing te implementeren die zich gemakkelijk aanpast aan de specifieke omstandigheden van de klant, zonder dat er programmering of grootschalige aanpassingen nodig zijn. 

Wat projectleiders aanspreekt, is de mogelijkheid om Ultimo stapsgewijs te implementeren. Dat zorgt voor een soepele overgang en beperkt operationele verstoringen. In de praktijk beginnen organisaties meestal met alles wat met asset management te maken heeft. Geleidelijk aan wordt dan alles omtrent onderhoud geïntegreerd, te beginnen met correctief en preventief onderhoud, en later ook geleid onderhoud.  

Vervolgens kunnen verschillende gestandaardiseerde planningstools en werkplannen worden geïntroduceerd om serviceroosters en de planning van bekwaam personeel doeltreffend te beheren. Ultimo biedt bovendien uitgebreide rapportagemogelijkheden, configureerbare toegangs- en beveiligingsrollen, alsook multi-site, multi-language, multi-timezone en multi-currency ondersteuning aan. Ultimo is perfect afgestemd op de specifieke behoeften van bedrijven van over de hele wereld. Door deze functies stap voor stap te implementeren, kunnen organisaties hun onderhoudsprocessen optimaliseren, de efficiëntie verhogen en de voordelen van een ‘beste van twee werelden’-scenario ten volle benutten, waarbij hun SAP ERP-systeem wordt aangevuld met de toonaangevende EAM-oplossing van Ultimo.