Waarom is het belangrijk om draagvlak te creëren?
Uw eigen organisatie is een belangrijke factor in de CMMS-implementatie. Dit komt omdat een stevig draagvlak één van de belangrijkste factoren is voor het slagen van de implementatie. Want wat heeft een implementatie voor zin als het personeel niet mee wil? Een CMMS zorgt voor inzicht, overzicht en bijvoorbeeld het borgen van kennis. Maar een CMMS zorgt ook voor een andere manier van werken en een vergrote transparantie, wat misschien weerstand kan veroorzaken. Ook al zijn de voordelen duidelijk aanwezig, soms hebben medewerkers moeite om oude werkwijzen los te laten. Het is daarom belangrijk om de CMMS-implementatie zorgvuldig te coördineren. En daarom hebben wij een aantal do’s en don’ts opgesteld om u op weg te helpen om draagvlak te creëren.
Do’s: 5 tips die bijdragen aan breder draagvlak
1. Doelstellingen en voordelen benoemen
Vertel alle belanghebbenden in het project wat de doelstellingen en de voordelen zijn van de CMMS-implementatie. Dit zorgt voor betrokkenheid onder de belanghebbenden.
2. Communiceren en motiveren
Zorg dat u voor, tijdens en na het project goed communiceert en mensen daarbij ook motiveert. Iedereen die iets met het CMMS te maken krijgt (technische dienst, magazijn, frontoffice, management) moeten weten wat ze kunnen verwachten.
3. Medewerkers betrekken bij besluiten
Een beslissing wordt een gedragen beslissing, als medewerkers worden betrokken in besluiten. Daarnaast levert het ook heel veel nuttige informatie op. Een planner bijvoorbeeld, kan veel vertellen over dagelijkse issues die hij/zij tegenkomt bij de werkzaamheden.
4. Vragen om feedback
Vraag tijdens het implementatieproject naar feedback van klanten, medewerkers en andere stakeholders. Feedback vragen zorgt voor dialoog en de gelegenheid om tussentijds te evalueren.
5. Successen vieren
Het vieren van successen is belangrijk. Helemaal als je bezig bent met een groot implementatieproject dat langer dan een paar maanden duurt. Vier successen niet alleen met het projectteam, maar vooral ook met de eindgebruikers.
Dont’s: 5 tips om vooral niet te doen met de implementatie
1. Hoog in de ivoren toren blijven
Blijf vooral niet in een ivoren toren zitten. Draagvlak creëert u niet door mensen van boven iets op te leggen. Mensen voelen zich dan overvallen en dat wekt weerstand op.
2. Projectplan niet bijsturen
Een projectplan moet in sommige gevallen op basis van voortschrijdend inzicht worden bijgestuurd. Stuur bij als de situatie hierom vraagt, maar hou altijd het budget, de scope en de planning goed in de gaten.
3. Kritische mensen buitensluiten
Het lijkt heel verleidelijk om kritische mensen niet aan de projectgroep toe te voegen. Maar door ze juist wel te betrekken worden ze mede-eigenaar van de besluiten en zijn besluiten vooraf al kritisch getoetst.
4. Denken dat mensen het wel snappen
Voor u kan het implementatieproject kraakhelder zijn, maar voor anderen hoeft dit niet zo te zijn. Leg uit en houd vragenrondes zodat u zeker weet dat iedereen op de hoogte is.
5. Te snel willen
Een implementatie neemt tijd in beslag. Vergeet niet dat medewerkers en stakeholders het project moeten kunnen behappen naast hun gewone werkzaamheden. Zorg dus dat de implementatie niet te snel gaat. Door er een realistische planning op na te houden.
Het creëren van een breed draagvlak binnen uw organisatie is een belangrijke opgave. Maar met de juiste visie, kennis en middelen samengebundeld komt u al een heel eind. Let wel op dat het creëren van draagvlak pas één van de punten is voor een geslaagde CMMS-implementatie. Er zijn namelijk nog meer factoren waar u rekening mee dient te houden.
