Tevreden (interne klanten) door optimale uptime
Het is belangrijk om inzicht in de wensen van uw klant te krijgen. Een softwarepakket gericht op het facilitaire proces kan u hierbij helpen. Bijvoorbeeld bij het sneller en efficiënter uitvoeren van (onderhouds)activiteiten. Ook dit zal bijdragen aan een verhoogde klanttevredenheid. Met een facilitair systeem is het mogelijk om uw assets te structureren. Hierbij valt te denken aan verschillende gebouwen en ruimtes die tot uw organisatie toebehoren. Maar ook alle inventaris die u dient te onderhouden en beheren.
Voorbeeld – Koffie is de motor van de organisatie:Een koffieautomaat wordt door (bijna) alle medewerkers in uw organisatie gebruikt. Het is dus belangrijk dat de uptime van het apparaat optimaal is. U wilt natuurlijk geen ontevreden interne klanten. Zo’n koffieautomaat heeft tijdig onderhoud nodig, om de storingen te voorkomen die ten koste gaan van de uptime. Door de automaten, hun contracten en uit te voeren werkzaamheden vast te leggen, weet u hoe vaak er koffie beschikbaar is en hoe vaak het apparaat niet functioneerde. Koffie is niet alleen de motor van uw organisatie, maar ook voor uw klanten. Bijvoorbeeld als u catering dient te verzorgen, voor een belangrijke vergadering met de klant, dan is natuurlijk de bedoeling dat de koffieautomaat ook daadwerkelijk werkt. |
Heldere communicatie voor een efficiënte dienstverlening
Naast het beheer van middelen kan een facilitair management informatiesysteem (FMIS) er ook voor zorgen dat de serviceprocessen gestroomlijnd verlopen. Bijvoorbeeld bij het meldproces van de catering, hier kunnen verschillende mensen van verschillende afdelingen bij betrokken zijn. Te denken valt aan de interne klant, die de melding maakt. De frontofficemedewerker die de catering inplant, maar ook de backofficemedewerker die de catering uiteindelijk verzorgt. Het is belangrijk dat de communicatie tussen de verschillende betrokkenen goed verloopt. Het is de bedoeling dat de front- en backoffice medewerkers in één keer de juiste informatie tot hun beschikking hebben van de melder. En dat de melder op zijn beurt weer de terugkoppeling krijgt als de catering is bevestigd. Als al deze activiteiten in een systeem worden geïntegreerd, zal de effectiviteit en de efficiëntie van het facilitaire meldproces omhoog gaan.
Overzicht zorgt voor meer inzicht
Met het vastleggen van uw gegevens in een facilitair systeem krijgt u als facilitair manager veel meer inzicht in wat er in uw organisatie allemaal afspeelt. Maar ook waar behoefte aan is. U heeft inzicht en dat zorgt ervoor dat u altijd de juiste producten op voorraad kunt hebben. Maar dat is niet alles, ook kunt u allerlei kostensoorten verbinden aan producten en diensten die u levert. Op die manier krijgt u vanuit verschillende perspectieven kosteninformatie. Catering kunt u dan desgewenst doorbelasten aan de verbruikende afdeling, waardoor de verbruiker ook letterlijk betaalt.
Doordat u inzicht heeft in hoe verschillende kostensoorten tot stand komen, heeft u ook altijd een onderbouwing voor budgetbepalingen ten aanzien van de facilitaire afdeling. U kunt namelijk aantonen wat de kosten zijn voor bepaalde producten en diensten. Krijgt u minder budget? Dan heeft dit invloed op de kwaliteit van de catering en de bijbehorende dienstverlening.
Een FMIS kan dus op diverse manier bijdragen aan de verhoging van de tevredenheid van de (interne) klant. Het zorgt voor overzicht, inzicht en daarmee kunt u uw facilitaire processen optimaal afstemmen (op de klantbehoefte).
