Het belang van goede facilitaire inkoop
Het selecteren en managen van leveranciers en dienstverleners is een complex en onmisbaar onderdeel van de facilitaire bedrijfsvoering. Zonder de toelevering van goede producten of diensten kan er geen invulling worden gegeven aan de interne klantvraag en de organisatiestrategie. Dit klinkt heel logisch, maar het gebeurt meer dan eens dat contracten vanuit praktisch oogpunt worden afgesloten. Daarbij wordt dan niet gekeken naar het strategische belang van de organisatie.
Denk bijvoorbeeld aan het schoonmaakcontract. Met dit contract zorgt u ervoor dat het gebouw wordt schoongehouden tegen de laagste prijs voor een duur van vijf jaar. Het is fijn dat er niet teveel wordt betaald aan schoonmaak, maar er is ook geen ruimte voor extra service. Schoonmakers staan onder tijdsdruk en krijgen niet of nauwelijks de ruimte om iets extra’s te doen voor de interne klant. Het gastvrijheidsaspect van schoonmaak is als kwaliteitscriterium niet meegenomen in de leveranciersselectie, terwijl de facilitaire strategie juist een hoge mate van gastvrijheid aan de interne klant belooft. Een scherp geprijsd schoonmaakcontract alleen past dan niet goed dan bij de facilitaire organisatie en de klantbelofte. En dat is jammer, zeker gezien de looptijd van het contract.
Een goed begin
Een goed begin is bij leveranciersmanagement dan ook echt het halve werk. Als u nieuwe producten of diensten wilt inkopen, zorg dan voor een goede productbeschrijving. Stel uzelf hiervoor de volgende vragen:
- Wat is de facilitaire strategie van uw organisatie?
- Waar moeten producten en diensten minimaal aan voldoen?
- Wanneer zou een leverancier extra waarde toevoegen aan deze producten en diensten?
Met behulp van deze productbeschrijving krijgen uw leveranciers beter inzicht in de wensen en eisen van de facilitaire organisatie en worden ze in staat gesteld om mee te denken in het behalen van de facilitaire doelstellingen.
Andere blogs geschreven door Sabine Eysink
