Een groot deel van het succesvol implementeren hangt af van de keuze voor een kundige en betrokken leverancier. Deze leverancier kan de organisatie begeleiden en heeft kennis van uw processen. Hij kan u reële informatie geven en misschien nog wat verbeterpuntjes aandragen. Het succesvol afronden van een implementatie heeft een organisatie voornamelijk zelf in de hand. Daarom volgen hier een aantal tips, waardoor uw organisatie de slaagkans van een CMMS-implementatie aanzienlijk kan verhogen.
1. Houdt het oorspronkelijke doel van de CMMS-implementatie goed voor ogen
Doordat alle mogelijkheden van de software steeds duidelijker worden, is het heel verleidelijk om het project steeds groter te maken. Laat daarom implementeren niet het doel op zich worden. Stel het doel vooraf duidelijk vast en hou dit ook vast.
2. Zorg voor een goede voorbereiding
Inventariseer vooraf wat er gedaan moet worden en leg dit vast. Dit scheelt tijdens de implementatie veel (extra) werk.
3. Werk met deelprojecten en mijlpalen
Dan verloopt alles in overzichtelijke stappen.
4. Vergeet niet om behaalde successen te vieren
Zo blijft het enthousiasme en de betrokkenheid groot. Ook is het makkelijker om medewerking te krijgen van collega’s wanneer dat tijdens de implementatie nodig is.
5. Stel een projectleider aan
Geef iemand de verantwoordelijkheid en mandaat om het project te leiden.
6. Betrek de medewerkers in een vroeg stadium bij het project.
Om in eerste instantie commitment te krijgen moeten de key-users en andere betrokken (toekomstige) gebruikers vanaf het begin op de hoogte zijn van alle vorderingen. Niets is zo vervelend als medewerkers die de hakken in het zand zetten en zich bedreigd voelen. Vaak is dat helemaal nergens voor nodig. Als ze maar in een vroeg stadium goed geïnformeerd en betrokken worden.
7. Plan alles niet te krap, neem de tijd
Zorg voor duidelijke project randvoorwaarden. Duidelijkheid met betrekking tot de planning en het budget is noodzakelijk. Kwaliteit leveren kost tijd. U wilt en kunt uw producten en diensten ook niet slecht afleveren. Dat wil de softwareleverancier ook niet. Een project met een korte doorlooptijd en, weinig budget en weinig resources, is gedoemd te mislukken.
Wanneer deze tips ter harte worden genomen is de kans van het succesvol afronden optimaal. Garantie geven dat een implementatie niet uitloopt kan niemand. Een goede begeleiding bieden kan de juiste leverancier zeker! In de referentiecase van Synbra wordt aandacht gegeven aan het leerproces van het bedrijf met betrekking tot de implementatie van diverse HSE-modules. Ook geeft Theo van Maurik van Synbra enkele praktische tips.
