Interne communicatie tijdens een FMIS-implementatie
De interne communicatie tijdens een FMIS-implementatie is waarschijnlijk één van de meest ondergeschoven kindjes. Uw projectgroep, de key-users en het MT zijn vaak zo opgeslokt door alle dagelijkse bezigheden, dat interne communicatie er vaak bij inschiet. En dat terwijl het juist zo belangrijk is om successen en mijlpalen met de rest van de organisatie te delen. Zij weten dan dat er een FMIS wordt geïmplementeerd bij het facilitair bedrijf, maar ze weten ook met welke uitdagingen de projectgroep te maken heeft en welke mijlpalen er al zijn bereikt. Goede interne communicatie en draagvlak zijn dan ook vaak nauw met elkaar verbonden tijdens een FMIS-implementatie.
Om draagvlak te creëren en uw medewerkers en interne klanten het belang van het werken met het FMIS goed duidelijk te maken is het verstandig om een (intern) communicatieplan te maken. Een aantal ideeën om de implementatie nog succesvoller af te kunnen ronden:
1. Faseer het project en bepaal per fase de doelgroepen
Iedereen die iets te maken heeft met het FMIS moet op de hoogte zijn van het komende implementatietraject. Per doelgroep is de boodschap en het moment van communiceren anders. Bepaal de doelgroepen en de communicatiemomenten.
2. Bepaal de boodschap en het middel
Wat is uw boodschap bij welke doelgroep? Wilt u ze informeren of activeren? Moeten de mensen persoonlijk of per e-mail geïnformeerd worden? Wanneer u mensen benadert, waarvan u wilt dat ze actief meedenken en helpen draagvlak te creëren, is het wellicht verstandiger om ze vroegtijdig en persoonlijk te informeren. Wees creatief! Er zijn zoveel meer mogelijkheden dan alleen een e-mail te sturen.
3. Bepaal de frequentie
Doelgroepen die meer actief in het proces zitten moeten vaker op de hoogte gehouden worden en om input gevraagd worden. Stem de communicatiemomenten goed af op de planning van de implementatie en waak ervoor dat er geen overbelasting plaatsvindt.
Sleutel tot succes
De juiste interne communicatie tijdens de FMIS-implementatie is de sleutel tot succes. Zorg voor actieve betrokkenheid, breng de boodschap goed over en wees creatief en origineel. En vergeet vooral geen feestje te vieren: we zijn Live. Hoera, taart en confetti in de kantine!
