Vervangen van bestaande HSE-applicatie
De eerste contacten tussen Twence en Ultimo dateren al van enkele jaren geleden. Er heerste onvrede over hun toenmalige HSE-softwarepakket. Door middel van een driedaagse pilot heeft Ultimo laten zien wat zij kunnen betekenen op het gebied van Werkvergunningen en Lock-Out Tag-Out (LoTo). Eindgebruikers waren enthousiast over de toepassingsmogelijkheden, maar een overstap naar een andere softwareapplicatie gaat natuurlijk niet over één nacht ijs. Na nog eens met hun toenmalige leverancier om tafel te hebben gezeten, heeft men toch de keuze voor Ultimo gemaakt. Vervolgens is vorig jaar gestart met de implementatie van een tweetal Safety-modules.
Toepassing van Ultimo
Het project bij Twence omvatte de modules Werkvergunningen (inclusief Taakrisicoanalyse) en LoTo. Ook maakte een interface met SAP onderdeel uit van de scope. Met de module Werkvergunningen beheert Twence het proces van het opstellen van werkvergunningen, het analyseren van hoog-risico vergunningen, controle op voorbereidende maatregelen en de verstrekking en afronding van werkvergunningen. Wanneer het een werkvergunning betreft met een hoog-risico, kan in Ultimo een taakrisicoanalyse (TRA) worden uitgevoerd. Een taakrisicoanalyse is een hulpmiddel om risico’s van werkzaamheden vooraf te inventariseren, met als doel gevaarlijke situaties te voorkomen. De module LoTo wordt vervolgens ingezet om het onverwacht inbedrijfstellen van installaties of apparatuur tijdens onderhouds- of herstelwerkzaamheden, te voorkomen. Alles met het uiteindelijke doel om de werkomgeving op het gebied van veiligheid, voor zowel medewerkers als externen, te verbeteren.
SAP blijft bij bij Twence in gebruik voor andere processen. Iedere nacht vindt er zodoende een import plaats van alle procesfuncties van SAP naar Ultimo. Hierdoor wordt het dubbel invoeren van gegevens in zowel SAP als Ultimo voorkomen. Ook heeft er een dataconversie plaatsgevonden van alle LoTo-plannen vanuit het voormalige softwarepakket en is de applicatie in een later stadium ook nog beschikbaar gesteld in het Duits en Engels. Tevens is recent een interface met Active Directory toegevoegd.
Succes-implementatie
De implementatie van Ultimo bij Twence is een succes. Dit is onder andere de verdienste van het projectteam van Twence, dat de implementatie van Ultimo goed heeft gedragen. Tevens was de samenwerking tussen Ultimo en het projectteam goed, wat heeft geleid tot een mooi resultaat. Een leuke bijkomstigheid is dat Ultimo nu ook wordt ingezet op afdelingen waar voorheen nog niet met een systeem voor Werkvergunningen en/of LoTo werd gewerkt!
Andere blogs geschreven door Anneloes van Renselaar
