Informatie centraal vastleggen
Met een facilitair management informatiesysteem (FMIS) legt u op een centrale plek informatie vast. Informatie die u helpt om uw werk goed uit te voeren. Deze informatie kan gaan over gebouwen en installaties, maar ook over service-aanvragen en klachten. In plaats van alles in mapjes, Excellijsten of mailtjes te bewaren, bewaart u alle informatie op één centrale plek. Met behulp van rapportages en dashboards verkrijgt u stuurinformatie en kan het FMIS u antwoord geven op vragen als:
- Hoe kan ik het aantal storingen per maand verlagen?
- Hoe kan ik catering nog meer op de klantbehoefte laten aansluiten?
- Hoe zorg ik voor de juiste balans tussen bezetting van ruimtes en schoonmaak?
Wie zorgt voor de invoer van gegevens?
Door gegevens in te voeren in het FMIS, krijgt u inzicht in wat er binnen uw organisatie allemaal speelt. U kunt zelf gegevens invoeren, maar uw interne klant kan dit ook doen door een melding of aanvraag (al dan niet via Self Service) door te geven. Zo weet u sneller waar de meeste storingen zijn en wat u kunt doen om dit aantal te verminderen. Door dit inzicht helpt u de werkomgeving van uw klant te verbeteren.
Leidt stuurinformatie tot beter inzicht in klantbehoeftes?
Een FMIS helpt u dus met verbeteren van de dienstverlening. Wanneer u bijvoorbeeld de catering beter op de klantbehoefte wil laten aansluiten, kunt u dit proces in het FMIS ondersteunen. Daarbij houdt het systeem niet alleen bij hoe vaak catering wordt aangevraagd, maar ook:
- Welke soorten catering er worden aangevraagd;
(bijv. lunch/koffie & thee/gebak/borrelhapjes) - Voor welke gelegenheden catering wordt aangevraagd;
(bijv. verjaardag/projectafsluiting/interne training/jubileum) - Welke afdelingen er allemaal catering aanvragen.
(bijv. verkoop/directie/productie)
Door aan de invoerzijde de juiste vragen te stellen, krijgt u middels rapportages inzicht in de soorten catering die worden aangevraagd voor verschillende gelegenheden. Zodra u inzicht krijgt in hoe vaak catering wordt besteld en voor welke gelegenheden, bent u ook beter in staat om de catering beter aan te sluiten op de klantbehoeftes.
