Even terug in de tijd
Stelt u zich eens voor: u leeft in een wereld van vóór de komst van computers en internet. In die wereld bent u facility manager. Uw klanten bellen, komen fysiek langs bij de balie of laten een briefje achter met hun melding. U op uw beurt, belt en faxt deze meldingen door naar uw medewerkers of externe dienstverleners. U bergt alles op in ordners, die worden opgeslagen in archiefkasten. Wilt u inzicht in het aantal meldingen om een trendanalyse te maken? Dan schrijft u zelf uw rapportages. U heeft die informatie immers nodig om uw beslissingen te verantwoorden en te rechtvaardigen.
Automatiseren van processen
Het is nog niet zo lang geleden, maar gelukkig bestaat de facilitaire wereld van toen niet meer. Het werken zonder automatisering en internet neemt veel tijd in beslag en is minder efficiënt. Praktisch elke organisatie maakt nu gebruik van computers, softwaresystemen en internet. Met behulp van e-mail worden meldingen afgehandeld, Excel wordt gebruikt voor rapportages en grote servers worden ingezet om alles op te slaan. Vergeleken met vroeger is alles sneller, efficiënter en beter geworden. Maar de behoefte aan informatie is gebleven.
We zijn nu nog steeds bezig met het verzamelen van informatie die ons helpt bij de uitvoering van facilitaire activiteiten. Maar door de technologische ontwikkelingen komt er meer en meer informatie over werkelijk van alles beschikbaar. Dit biedt mooie kansen als u wilt innoveren op het gebied van facility management. Bekijk daarvoor wel uw rol als facility manager vanuit een ander perspectief. Het gaat niet meer alleen om informatie die strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van facilitaire activiteiten, maar ook om informatie die niet direct gerelateerd is en nieuwe kansen biedt.
Spreek hiervoor nieuwe informatiebronnen aan die door technologische ontwikkelingen mogelijk worden gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan big data, internet of things, sensortechniek, robotisering, etc. Er zijn tegenwoordig ook heel veel verschillende softwaretoepassingen die beschikken over waardevolle informatie voor uw facilitaire activiteiten. Kijk bijvoorbeeld naar informatie uit software die sentimenten oppikt uit Social Media. Social Media is een platform waar zowel uw interne klanten als uw externe klanten actief zijn. Mogelijk hebben zij een mening over de dienstverlening of de kantooromgeving. Relateer deze informatie aan uw klanttevredenheidsdoelstelling en u verkrijgt daarmee nieuwe inzichten die u helpen de facilitaire organisatie te blijven verbeteren.
De facility manager als informatiemanager
De facility manager van de toekomst is dus meer en meer een manager van informatie. Moet u hiervoor een innovator pur sang zijn? Nee, dat zeker niet. Kijk maar naar de oplossingen die de markt op dit moment al voortbrengt. Facilitaire management informatie systemen (FMIS), eenvoudige integraties met andere softwaresystemen en internet of things, zijn allemaal nieuwe manieren om informatie te verzamelen, te borgen en te gebruiken voor uw facilitaire doelstellingen. Het enige wat u hiervoor moet doen is out-of-the-box denken en kijken naar de mogelijkheden die informatie u biedt.
Andere blogs geschreven door Sabine Eysink
