1. Leg kennis die u kunt vastleggen ook écht vast
Houd natuurlijk rekening met de balans tussen de registratielast en het gewone hands-on sleutelen. Maar als u weet dat u een technische dienst heeft met relatief oude medewerkers, dan weet u dat zij uw organisatie op een gegeven moment gaan verlaten en dat hun kennis simpelweg ook vertrekt. Investeer dus tijd om kennis uit hoofden op papier of in systemen te krijgen. Stapeltjes werkbonnen met olievlekken zijn niet handig als nieuwe medewerkers de machinehistorie moeten nagaan om onderhoud uit te voeren. Vraag bijvoorbeeld een student om in deeltijd uw oudere medewerkers te ondersteunen bij de invoer van informatie.
2. Koppel oudere medewerkers aan jongere medewerkers
Koppel oudere medewerkers zoveel mogelijk aan jongere medewerkers. Met als doel om één op één kennisoverdracht te realiseren. Maar ook om gelijk die kennis vast te leggen. Jongere medewerkers zijn vaak handig met nieuwe technologieën en media. Kennis wordt dan op een creatieve manier vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan een videofilmpje met instructies voor het uitvoeren van inspecties.
3. Zet nieuwe media in om kennis te delen
Gebruik nieuwe media om kennis te delen. Technici zijn over het algemeen geen boekenwurmen. En tegenwoordig zijn boeken ook niet meer het enige middel om informatie te vergaren. Zorg dat u bijvoorbeeld gebruiksvriendelijke registratiesoftware gebruikt om kennis in op te slaan en te delen. Of trainingssoftware om op een eenvoudige manier nieuwe medewerkers te trainen in alledaagse handelingen.
4. Laat IoT uw nieuwe kennispartner zijn
Internet of Things (IoT) heeft zijn intrede gedaan en zal ook niet meer vertrekken. Dat wil zeggen dat medewerkers niet meer de enige bron van kennis en informatie zijn. Ook machines en installaties geven via een internetverbinding informatie over hun toestand. Daarbij geven ze precies aan welke onderhoudsactiviteiten daar bij horen. Verschillende machinefabrikanten springen er al op in; bijvoorbeeld machines met sensoren die detecteren dat een lager niet goed loopt. Dit signaal wordt doorgestuurd naar het systeem van de technische dienst. Aan de hand van het ingestuurde signaal kan de technische dienst ook direct de juiste handleiding en werkinstructies voorhanden krijgen om de lager te vervangen. De machine zegt tegenwoordig niet alleen meer wat er aan de hand is of wanneer onderhoud uitgevoerd moet worden. De machine zegt ook hoe dit moet gebeuren. Er is hierdoor veel minder parate kennis benodigd om onderhoud toch op een goede manier uit te voeren.
Een viertal tips waar u uw hersens flink over kunt laten kraken. Begin vandaag nog met kennisdeling en kennisborging!
Andere blogs geschreven door Lianne Veldhuis
