Wij hebben een aantal aandachtspunten geformuleerd voor het succesvol laten verlopen van uw implementatie in de tijden van de Coronacrisis:
1. Projectleider
Een goede en kundige projectleider bij de opdrachtgever is misschien wel de allergrootste succesfactor. Deze projectleider dient bij voorkeur kennis te hebben van de te automatiseren processen, heeft affiniteit met ICT en bezit het aanzien én mandaat om de kar te kunnen trekken, vooral nu op afstand.
2. ICT
Zorg dat de omgeving beschikbaar en bereikbaar is voor alle betrokkenen. Dat is een absolute randvoorwaarde om goed aan de slag te kunnen met de software. Stem dit goed af met de systeembeheerder en uw implementatieconsultant.
3. Resources
Stel kwalitatief goede resources beschikbaar voor u en uw medewerkers. Vooral nu is het belangrijk dat u beschikt over goede hardware en internetverbinding. Vooral om goed te kunnen videobellen en uw applicatie goed te kunnen laten functioneren.
4. Communicatie (intern & extern)
Communicatie is van groot belang. Nu meer dan ooit. We kunnen elkaar niet fysiek zien, maar willen toch het persoonlijke contact en vooral geen ruis tijdens de communicatie. Stel daarom een passende communicatietool ter beschikking, zoals MS Teams. U kunt eenvoudig videobellen en uw scherm delen met deze applicatie.
Daarnaast zal de aanstaande ingebruikname van het systeem moeten worden begeleid met voldoende communicatie over het hoe, wat, wanneer en waarom van de invoering van de applicatie. Dit is met name van belang als sprake is van veranderende procedures en de ingebruikname van een selfservice portal. Een effectieve marketingcampagne draagt positief bij aan het succes van de ingebruikname. Veel medewerkers werken nu vooral online. Een online marketingcampagne zal daarom het meeste rendement opleveren.
5. Draagvlak
Het is belangrijk om te zorgen voor draagvlak binnen de verschillende lagen van de organisatie. Denk hierbij aan de technische dienst, backoffice medewerkers, andere afdelingen en het management. Op het moment van de selectie van het facilitair systeem dienen de uitvoering en management betrokken te zijn. Zoals hierboven benoemd, is een online marketingcampagne een goede manier om draagvlak te creëren bij alle betrokkenen.
6. Kennis
De projectleider en key users hebben zich voorafgaand aan de implementatie op de hoogte gesteld van de mogelijkheden van het systeem door middel van trainingen en handleidingen. E-learning is voor het opleiden van uw medewerkers nu een onmisbare uitvinding. Thuis, in eigen tempo en wanneer u wilt.
De implementatie van uw facilitair systeem kan dus gewoon doorgaan, mits er wordt voldaan aan bovenstaande aandachtspunten. ICT en communicatie spelen hierbij een primaire rol.
Andere blogs geschreven door Lianne Veldhuis
