Welk doel wilt u bereiken met de inzet van een FMIS?
In de praktijk zijn er veel voorbeelden bekend waarbij een FMIS niet als opzichzelfstaand systeem wordt ingezet, maar als integraal informatieplatform. Een geïntegreerd FMIS kent vele soorten koppelingen met diverse informatiebronnen. Bijvoorbeeld koppelingen met beschikbare softwaresystemen, maar ook met hardware systemen. Te denken valt aan software met betrekking tot interne informatie-, rapportage- en communicatiesystemen. Bij hardware kunt u denken aan bijvoorbeeld koppelingen met apparaten (Internet of Things), RFID-tags of sensoren.
Maar essentiëler is waarvoor u het FMIS wilt gaan gebruiken. Daarom is het belangrijk om een specifieke visie te formuleren. Een visie over de bijdrage van het FMIS aan de facilitaire organisatie, naast de algemene facilitaire visie en de klantbehoefte. U geeft daarmee richting aan uw informatiebehoefte. U zit namelijk niet te wachten op een grote wirwar aan interfaces met uiteenlopende informatiebronnen. Bijna alles kan, maar bedenk dat het niet per sé relevant is voor uw situatie. Dat kan een serieuze valkuil zijn als u geen beeld heeft over hoe u wilt omgaan met een interface.
Het inventariseren van de (beschikbare) systemen
Na het vaststellen van de visie inventariseert u de bestaande systemen van de eigen organisatie. Door het in kaart brengen van de systemen en informatiebronnen kunt u zien over welke informatiebronnen u al beschikt. En welke systemen relevant kunnen zijn voor een koppeling met het FMIS. Bepaal ook waarvoor deze systemen worden gebruikt en hoe ze in combinatie met een FMIS meerwaarde op kunnen leveren. Het is verder belangrijk om te bepalen welk systeem leidend is, zodat daar de brongegevens in bijgehouden kunnen worden.
Vindt u het lastig om de systemen uit uw IT-landschap in kaart te brengen? Of om te bepalen welke systemen relevant voor u zijn? Ultimo helpt u graag door ook al in deze fase mee te denken. Als leverancier heeft Ultimo jarenlange ervaring met soortgelijke vraagstukken en kan u daardoor goed adviseren.
Het belang van een goede beschrijving
Een mooi voorbeeld om het belang van een goede beschrijving vooraf duidelijk te maken is het verbinden van het FMIS aan het HRM-systeem en het informatiescherm. Maar het zegt nog niets over hóe u het wilt. Moet alle informatie uit het HRM-systeem naar het FMIS worden geïmporteerd of slechts een gedeelte? Welke informatie moet in het FMIS beschikbaar zijn voor het maken van de reservering en wat moet er op het informatiescherm getoond worden? En voor wie is het relevant? Om een interface wat verder uit te werken, kunt u een user story schrijven. Zo’n user story maakt duidelijk wat het effect van een koppeling is op verschillende gebruikersgroepen van het FMIS. U maakt een functionele beschrijving voor drie betrokken partijen. Uzelf (uw organisatie), de leverancier van het FMIS en de leverancier van het systeem waarmee gekoppeld gaat worden.
De haalbaarheid in kaart brengen met een business case
U heeft nu een interface functioneel beschreven, maar technisch nog niet beoordeeld op haalbaarheid. Er is nog niet gekeken naar de technische dataset die uitgewisseld moet worden, de koppelingstechniek en de frequentie waarmee de koppeling informatie moet versturen. De leverancier kent de mogelijkheden van zijn systeem en heeft ervaring met koppelingen. En kan daarom een inschatting maken van de benodigde manuren en heeft mogelijk een standaard-koppeling beschikbaar. Maar het kan ook zijn dat er een nieuw stukje software moet worden geschreven. Om te zorgen dat de koppeling daadwerkelijk gaat functioneren.
Een leverancier zal uiteindelijk ook informatie verstrekken over de kosten die de koppeling met zich meebrengt. Dit is voor u een basis om te bepalen of de gewenste koppeling ook daadwerkelijk past binnen uw visie, de scope en belangrijker nog, het budget. Op het moment dat u beschikt over de prijsinformatie, kunt u de business case afronden.
De implementatie: een samenwerking tussen u en de leverancier
Wanneer duidelijk is hoe de koppeling eruit moet komen te zien, kunt u de koppeling gaan implementeren. De implementatie is een activiteit die in samenspraak met de leverancier van het FMIS dient te gebeuren. De koppeling wordt geïmplementeerd en zal daarna eerst worden getest, voordat deze in productie wordt genomen. Test de koppeling goed, want dan kunt u eventuele onregelmatigheden of verkeerde verwachtingen ondervangen. Als u de koppeling heeft getest, kan deze in productie genomen worden. Dit betekent dat de koppeling beschikbaar wordt gesteld voor de interne klanten.
Het is dus belangrijk dat er vóór de implementatie al goed wordt nagedacht over het ‘hoe, wat en waarom’. En dat er tijdens het proces geen stappen worden overgeslagen, waardoor de uiteindelijke implementatie soepel kan verlopen.
