Een goede projectleider is tijdens een FMIS-implementatie één van de grootste succesfactoren in het welslagen van het project. Hij bewaakt het budget, de scope en de planning en is daarmee de spin in het web tijdens het project. De projectleider is niet de FMIS-specialist, maar hij bezit wel over de juiste vaardigheden om, samen met het projectteam, het project te laten slagen. Maar let wel, de opdrachtgever (Manager, MT, directie) moet de juiste randvoorwaarden scheppen voor de projectleider om zijn werk goed te kunnen doen. In dit artikel drie tips om de juiste omgevingsfactoren te creëren.
1. Kennis delen door samen te werken
Een goede projectleider heeft verstand van projectzaken. Hij beschikt over de juiste vaardigheden, kent de organisatie, de facilitaire processen en de mensen die er werken. Ook heeft hij affiniteit met ICT, want een FMIS-systeem blijft software. Maar hij is dus niet de FMIS-specialist. Dat is de leverancier van het FMIS-systeem. En een projectleider kent de facilitaire processen op hoofdlijnen, maar niet de specifieke issues waar bijvoorbeeld frontofficemedewerkers dagelijks mee te maken hebben.
Een projectleider moet daarom de mogelijkheid krijgen om kennis en mensen om zich heen te verzamelen. Dit kan hij bijvoorbeeld doen door medewerkers uit de dagelijkse praktijk en de FMIS-leverancier in zijn projectteam op te nemen. Zelf leidt hij het projectteam, stimuleert hij de onderlinge kennisdeling en vertaalt hij vervolgens de technische mogelijkheden van de software naar de gewenste functionaliteiten. Een goede projectleider is in staat om mensen vanuit verschillende disciplines en niveaus met elkaar te laten samenwerken. Hij moet ze echter wel bij het project kunnen betrekken.
2. Echt verantwoordelijk voor de FMIS-implementatie
Een goede projectleider voelt zich vaak heel verantwoordelijk voor het project, maar hij moet die verantwoordelijkheid ook formeel krijgen. Dit zorgt er, naast draagvlak, voor dat er één iemand verantwoordelijk is om de belangrijkste projectcomponenten te bewaken, namelijk budget, scope en planning. Dit zijn variabelen die op elkaar van invloed zijn en direct risico’s vormen voor het project als één van de componenten ook maar een klein beetje verandert. Verandert de scope, dan veranderen de planning en het budget ook. Een goede projectleider zal tijdig op deze projectrisico’s anticiperen door met zijn opdrachtgever en het projectteam om tafel te gaan. Neem een projectleider dan ook altijd serieus als hij dergelijke projectrisico’s meldt en ondersteun hem bij het vinden van een oplossing.
3. Mandaat om besluiten te nemen
Naast verantwoordelijkheid is mandaat binnen het project belangrijk. Projectleiders worden op pad gestuurd om de FMIS-implementatie te leiden en toe te werken naar het eindresultaat. Dit betekent dat zij doelstellingen en randvoorwaarden meekrijgen waarbinnen het project wordt uitgevoerd. De projectleider moet daarom bevoegd zijn om beslissingen te nemen. Dat zorgt voor stuurkracht binnen het project. Uiteraard kunt u het niveau van mandaat afstemmen, waarbij mandaat ten aanzien van het budget, de scope en de planning bij de uiteindelijke opdrachtgever van het project liggen. Maar als een projectleider voor elk wissewasje om toestemming moet vragen, worden zowel de projectleider als de FMIS-implementatie niet serieus genomen.
Andere blogs geschreven door Sabine Eysink
