Als u draagvlak wilt creëren bij een FMIS-implementatie, wat moet u dan vooral niet doen?
Weerstand komt vaak voor bij veranderingen. Weerstand kan soms zo groot zijn dat het bijna niet meer mogelijk is om het project te laten slagen. Dit hoeft niet alleen weerstand te zijn bij de mensen die met het systeem moeten gaan werken, maar het kan ook weerstand zijn bij de directie. Het is dus belangrijk om te zorgen voor voldoende draagvlak en waar nodig, weerstand om te buigen in draagvlak. Het liefst al voordat u start met de implementatie van een FMIS.
1. Denken dat medewerkers het wel snappen
Er vanuit gaan dat mensen het wel snappen is het zelfde als aan iemand zonder rijbewijs vragen dat hij de auto moet parkeren. Of er gebeurt niets of u krijgt er grote brokken van. Voor u kunnen de fasen uit het FMIS-implementatieproject kraakhelder zijn, maar ga er niet zonder meer vanuit dat uw collega’s het ook wel begrijpen. Leg uit, verklaar en hou vragenrondes. Hoe duidelijker iets is, hoe beter medewerkers in staat zijn om het doel en de voordelen van een FMIS aan interne klanten uit te leggen. Wat weer voor draagvlak zorgt.
2. Hoog in de ivoren toren blijven zitten
Blijf vooral niet in een ivoren toren zitten. Draagvlak creëert u zeker niet door mensen van bovenaf maar iets op te leggen. Het komt bij mensen rauw op hun dak, ze zullen zich overvallen voelen en vooral de noodzaak van de implementatie niet inzien. Laat mensen meedenken in oplossingen en neem hun input ook mee gedurende het implementatietraject. Laat u zelf zien op de werkvloer tijdens de implementatie, want dan leert u ook de praktische uitdagingen kennen.
3. Kritische mensen buitensluiten
Het lijkt heel verleidelijk om kritische mensen niet aan de projectgroep toe te voegen. Maar kritische mensen durven vaak wel aan te geven waar het mogelijk fout kan gaan of wat er anders zou moeten. Door ze buiten te sluiten weet u zeker dat ze niet helpen in het vergaren van draagvlak. Door ze te betrekken worden ze mede-eigenaar van de besluiten. Durft u het toch niet aan? Vraag kritische mensen dan als tester of als stakeholder in werkgroepen, voor bijvoorbeeld het testen van reservering- of aanvraagfunctionaliteiten.
Andere blogs geschreven door Sabine Eysink
