Van aanschaf tot kick-off van de FMIS-implementatie

Voorafgaand aan de FMIS-implementatie heeft u waarschijnlijk al een heel traject doorlopen, namelijk de selectie van uw (nieuwe) FMIS. Het kiezen van een goed passend systeem is een uitdaging op zich, want u heeft, samen met de leverancier, uitgebreid gekeken naar uw specifieke organisatieprocessen. En de toepasbaarheid van het FMIS. U weet bijvoorbeeld al hoe het meldproces verloopt, welke processen er ontstaan tijdens de afhandeling van de melding en welke informatie benodigd is. Op basis van demonstraties, testaccounts en referentiebezoeken bent u waarschijnlijk gekomen tot een definitieve keuze.

De meeste organisaties zien de aanschaf van een FMIS dan ook als een mijlpaal en dat is logisch. Als het goed is worden problemen en uitdagingen op het gebied van facilitaire dienstverlening met de inzet van een FMIS opgelost. Maar de keuze voor een FMIS is een eerste stap, de tweede stap is de implementatie van het FMIS systeem. En daarvoor geldt: een goed begin is het halve werk. Want niets is teleurstellender als u een goed systeem heeft, maar de implementatie stroef en moeizaam verloopt, waardoor het systeem niet goed of helemaal niet wordt geïmplementeerd. Er kan namelijk van alles misgaan tijdens de implementatie.

Bereid u daarom goed voor en vlieg de implementatie altijd aan als een project. Een goede kick-off  helpt u om uw project concreet te maken.

7 aandachtspunten voor een geslaagde Kick-Off

Onderstaand treft u zeven aandachtspunten, die zorgen voor een geslaagde kick-off en daarmee een goede start van het implementatieproject.

1. Projectgroep

Wanneer u start met de implementatie van het FMIS, doet u er goed aan om alle betrokkenen bij de kick-off zoveel mogelijk aanwezig te laten zijn. Naarmate het project vordert kan het handig zijn om de projectgroep op onderwerpen op te delen, maar tijdens de kick-off zorgt u ervoor dat alle neuzen in dezelfde richting staan.

2. Doelgroep

Bepaal tijdens de kick-off welke doelgroep(en) het meeste profijt zullen hebben bij een goed functionerend FMIS. U heeft dan gelijk de belangrijkste stakeholders inzichtelijk die u kunt raadplegen als u bijvoorbeeld het meldproces in het FMIS wilt gaan onderbrengen. U weet voor wie u het FMIS implementeert en wat hun belangen zijn. En dat zorgt weer voor draagvlak.

3. Doelstellingen

Stel samen met de projectgroep meetbare en realistische doelstellingen vast die met de implementatie behaald moeten worden. Hierdoor maakt u voor de gehele organisatie inzichtelijk wanneer het project succesvol is afgerond.

4. Planning

Stel een planning op met duidelijke mijlpalen. Hierdoor hakt u het project op in kleinere stukjes, waardoor u sneller successen kunt boeken en duidelijk de voortgang van de implementatie kunt bij houden én kunt communiceren met de rest van de organisatie.

5. Interne communicatie

Besteed veel aandacht aan de interne communicatie. Hoe gaat de projectgroep ervoor zorgen dat alle betrokken stakeholders goed geïnformeerd blijven en dat er ook continu draagvlak blijft bestaan voor de implementatie van het FMIS? Door een communicatieplan op te stellen, heeft u duidelijke richtlijnen over wat u wanneer en aan wie communiceert.

6. Risico’s

Bespreek met de projectgroep waar u voor uw organisatie de belangrijkste risico’s ziet waar de implementatie op kan stuk lopen. U bespreekt daarbij niet alleen de risico’s voor het project, maar u zorgt er gelijk ook voor dat u maatregelen neemt om deze voorziene risico’s te beperken.

7. Projectnaam

Geef het implementatieproject uiteindelijk ook een projectnaam en wees hier creatief in. Het ‘project FMIS-implementatie’ is niet heel erg origineel en inspirerend en het zegt buitenstaanders ook niet zoveel. Wellicht dat u op basis van bovenstaande stappen op een creatief idee bent gekomen, waardoor de projectnaam een visie vertegenwoordigt en waardoor de FMIS-implementatie binnen de organisatie gaat leven.

Een goede kick-off is echt het halve werk en zal u veel voordeel op leveren als u daadwerkelijk start met de implementatie van een FMIS.

Download de gratis FMIS-implementatietoolkit.

Wij staan voor u klaar
Jacob-Jan van der Spek Manager Sales
jacobjan.vanderspek@ultimo.com
+31 341 42 37 37