De do’s en don’ts voor het creëren van draagvlak bij een FMIS-implementatie

Waarom uw organisatie zo’n essentiële factor is? Omdat het succes begint met het creëren van stevig draagvlak. Daar valt of staat het slagen van een FMIS-implementatie mee. U kunt gaan implementeren, maar als niemand mee wil, gaat het uiteindelijk gewoon niet werken. Een FMIS geeft inzicht en overzicht, maar kan ook soms als bedreiging worden gezien. Medewerkers moeten bijvoorbeeld hun vertrouwde werkwijze opgeven of zitten niet te wachten op de vergrote transparantie en moeten zich dus soms wat aanpassen. Wij hebben daarom een aantal do’s en don’ts voor u opgesteld. Om u een steuntje in de rug te geven bij het creëren van draagvlak.

De do’s: wat u juist wel moet doen

1. Doelstellingen en voordelen benoemen

Vertel alle belanghebbenden in het project wat de doelstellingen en de voordelen zijn van de FMIS-implementatie.

2. Communiceren en motiveren

Zorg dat u voor, tijdens en na het project goed communiceert en mensen daarbij ook motiveert. Iedereen die iets met het FMIS te maken krijgt (klant, frontoffice, backoffices, managers) moeten weten wat ze kunnen verwachten.

3. Medewerkers betrekken bij besluiten

Een beslissing wordt een gedragen beslissing, als u medewerkers betrekt in besluiten. Daarnaast levert het ook heel veel nuttige informatie op. Een servicedeskmedewerker kan namelijk veel vertellen over dagelijkse issues.

4. Vragen om feedback

Vraag tijdens het implementatieproject naar feedback van klanten, medewerkers en andere stakeholders. Feedback vragen zorgt voor dialoog en de gelegenheid om tussentijds te evalueren.

5. Elkaar complimenteren en successen vieren

En als iets goed gaat, mag dat best gezegd of gevierd worden. Helemaal als u bezig bent met een groot implementatieproject dat langer dan een paar maanden duurt. Vier successen niet alleen met het projectteam, maar vooral ook met de eindgebruikers. En geef elkaar tijdens het project wat vaker complimenten met bijvoorbeeld de Ultimo Complimentenkit.

De don’ts: wat u absoluut niet moet doen

1. In de ivoren toren blijven

Blijf vooral niet in de ivoren toren zitten. Draagvlak creëert u niet door mensen van boven iets op te leggen. Mensen voelen zich dan overvallen en dat wekt weerstand op.

2. Projectplan niet bijsturen

Een projectplan moet in sommige gevallen op basis van voortschrijdend inzicht worden bijgestuurd. Stuur bij als de situatie hierom vraagt, maar houd altijd het budget, de scope en de planning goed in de gaten.

3. Kritische mensen buitensluiten

Het lijkt heel verleidelijk om kritische mensen niet aan uw projectgroep toe te voegen. Maar door ze juist wel te betrekken worden ze mede-eigenaar van de besluiten en zijn besluiten vooraf al kritisch getoetst.

4. Denken dat mensen het wel snappen

Voor u persoonlijk kan het implementatieproject kraakhelder zijn, maar voor anderen hoeft dit niet zo te zijn. Leg uit en houd vragenrondes zodat u zeker weet dat iedereen op de hoogte is.

5. Te snel willen

Een FMIS-implementatie neemt tijd in beslag. Vergeet niet dat medewerkers en stakeholders het project moeten kunnen behappen, naast hun gewone werkzaamheden. Zorg dus dat u niet te snel gaat.

Het zorgen voor stevig draagvlak is een opgave, maar met de juiste mindset, kennis en middelen komt u een heel eind. Maar het creëren van draagvlak is pas één van de aandachtspunten voor het laten slagen van een FMIS-implementatie.