Hoe maak je de FMIS-implementatie tot een succes?
Om een FMIS-implementatie succesvol te laten verlopen is een goede voorbereiding essentieel. Vlieg een implementatie en de kick-off daarom aan als een project. Beantwoord voor uzelf de volgende vragen: ‘Wie behoren er tot de projectgroep?’, ‘Welke (interne) doelgroepen gaan met het FMIS van doen krijgen?’, ‘Wat zijn de doelstellingen die met de implementatie behaald moeten worden?’. En het laatste aandachtspunt: maak goede afspraken. Het zou zonde zijn als een project niet goed geïmplementeerd wordt en daarom niet optimaal rendeert.
Wij hebben daarom voor u vier belangrijke aandachtspunten geformuleerd die bijdragen aan een geslaagde kick-off en daarmee een goede start van het implementatieproject.
1. Denk goed na over de samenstelling van de projectgroep en de contactmomenten.
Het is belangrijk bij de start van de implementatie dat u de betrokkenen vraagt om aanwezig te zijn bij de kick-off. Wanneer het project vordert, doet u er goed aan om een projectgroep per onderwerp te splitsen. Het is belangrijk om vooraf een goede projectleider aan te stellen die de controle over het gehele project behoudt. Wanneer iedereen op zijn eigen vakgebied aan het project werkt en het totale project als puzzelstukjes in elkaar valt, zullen de neuzen van begin af aan in dezelfde richting staan.
2. Breng de doelgroepen duidelijk in kaart.
Bepaal welke doelgroep het meeste profijt zal hebben van een goed functionerend FMIS-systeem. Zo is bekend wie u kunt raadplegen als u bijvoorbeeld het meldproces in het systeem wilt gaan onderbrengen. U weet voor wie u het pakket implementeert en wat hun belangen zijn. En dat zorgt weer voor draagvlak. Maar vergeet niet dat er nog andere stakeholders. Bedenk vooraf goed wie uw belangrijkste stakeholders zijn. En zorg dus voor betrokkenheid bij deze stakeholders, zodat het project niet rauw op hun dak valt.
3. Stel doelstellingen op en maak het succes meetbaar.
Stel samen met de projectgroep meetbare en realistische doelstellingen vast, die met de implementatie behaald moeten worden. Hierdoor maakt u voor de gehele organisatie inzichtelijk hoe het project succesvol afgerond kan worden.
4. Maak goede afspraken tijdens de kick-off.
Bespreek de implementatiemethodiek en bereik hierover samen overstemming. Wat mogen we daarnaast van elkaar verwachten? En hoe worden deze verwachtingen na gekomen? En denk bijvoorbeeld aan het krijgen workshops, productbeschrijvingen die uw consultant gaat maken en het belang van het testen van Ultimo. En niet te vergeten en zéér belangrijk: de scope van het project. Wat behelst het project en wat niet?
Het is dus belangrijk dat u het implementatietraject start met een goede kick-off. Daar helpen de bovenstaande aandachtpunten aan mee. Hierdoor zal de rest van de implementatie beter verlopen. En de kans op een succesvolle introductie van een FMIS vergroten.
