1. Verandermanagement
Een nieuw systeem heeft veel impact op gebruikers die er dagelijks mee gaan werken. Het kan zijn dat dagelijkse handelingen voor eindgebruikers in één keer geheel anders uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld het switchen van verschillende systemen. Een cruciale verandering in de werkzaamheden.
Een implementatietraject is daarom meer dan alleen de implementatie van software. Het is per definitie een verandertraject, omdat het een andere manier van werken vereist. Bij gebrek aan goede begeleiding kan deze verandering leiden tot weerstand. Het slagen van het project staat daarmee op het spel. Wees u dus bewust van wat u van uw organisatie en mensen vraagt.
2. Procesbeschrijving
Wat voor processen heeft u ingericht? Voordat u de software implementeert, dient u inzichtelijk te hebben welke processen u in uw applicatie wilt optimaliseren. Denk daarom al uw processen uit, die u wilt onderbrengen in de software. Uw softwareleverancier ondersteunt u hier graag bij.
3. Inrichting van autorisaties
Wie heeft autorisatie voor welke informatie? Bedenk van te voren wie over welke informatie mag beschikken en wie welke actie mag uitvoeren. Mag bijvoorbeeld iedereen alle contracten inzien en aanmaken? Of alleen maar bepaalde personen? Bewaak uw overzicht en inzicht.
4. Opleidingsplan
Wie gaan er binnen uw organisatie Ultimo gebruiken? Per gebruiker zal de frequentie en autorisatie verschillen. Bedenk daarom van tevoren een opleidingsplan. Een opleidingsplan om uw medewerkers te ondersteunen en te helpen tijdens de implementatie en na de implementatie om uiteindelijk uw processen zo vloeiend mogelijk te laten lopen.
Vier aandachtspunten die u alvast handvatten geeft voor de implementatie van uw EAM systeem.
Andere blogs geschreven door Lianne Veldhuis
