Wilt u meer weten van de facilitaire wereld en de rol van het FMIS? Download e-book

Welke informatie leidt tot een goede beschrijving?

Moet bijvoorbeeld alle informatie uit het HRM-systeem naar het FMIS worden geïmporteerd? Of wilt u slechts een gedeelte van de informatie importeren? Ook is het belangrijk dat u duidelijk heeft welke informatie in het FMIS beschikbaar moet zijn, bijvoorbeeld voor het maken van een reservering.

Waarom een user story?

U kunt een user story schrijven om een interface verder uit te werken. Met een user story maakt u duidelijk wat het effect van een koppeling is op de verschillende gebruikersgroepen van het FMIS. Het is ook mogelijk dat de functionele beschrijving wordt aangevuld met een beknopte procesflow. U zorgt hiermee voor een visualisatie van de gegevens die door de systemen uitgewisseld moeten worden.

Voor wie maakt u een functionele beschrijving?

U maakt een functionele beschrijving voor drie betrokken partijen. Uzelf (uw organisatie), de leverancier van het FMIS en de leverancier van het systeem waarmee gekoppeld gaat worden. Om zowel de leverancier van het FMIS als de leverancier van het andere systeem in staat te stellen een goede technische beschrijving op te leveren, is een goede functionele beschrijving van belang.

Maak een user story om de functionele werking te beschrijven:

Als facility manager

wil ik gegevens over interne klanten in het FMIS beschikbaar stellen, zodat alle klanten binnen onze organisatie zelfstandig een reservering kunnen aanmaken.

 

Als facilitaire medewerker

wil ik in het FMIS kunnen zien wie een reservering heeft aangemaakt, zodat ik contact kan opnemen als een reservering gewijzigd moet worden.

 

Als interne klant

wil ik snel een reservering in het FMIS kunnen aanmaken, zonder dat ik elke keer opnieuw mijn afdeling als kostenplaats moet invoeren.

 

Als interne klant

wil ik snel op het informatiescherm kunnen zien of een ruimte gereserveerd is, zodat ik eenvoudig een ruimte kan gebruiken voor een ad-hoc overleg.

Het is dus belangrijk dat u duidelijkheid creëert rondom de beschrijving van informatie, die betrekking heeft tot de facilitaire processen en andere (gekoppelde) softwaresystemen. Zodat het FMIS niet standalone is, maar een geïntegreerd informatieplatform.

Meer weten?

Wilt u meer weten van de facilitaire wereld en welke rol een FMIS daarin speelt? Download dan het E-book ‘Innovatie door te verbinden’.

E-book: Innovatie door te verbinden

ZEG HET MAAR.
GAAN WE ERVOOR?
Patrick Beekman Business Manager
patrick.beekman@ultimo.com
+31 341 42 37 37