Meer dan 300 zorginstellingen in Nederland en Vlaanderen gebruiken Ultimo EAM software voor een hoogwaardig beheer van assets en technische, facilitaire en IT-processen, zodat die veilig en doelmatig kunnen worden ingezet. Een sterk groeiend aantal doet dat inmiddels in de cloud, opent CMO Ewout Noordermeer van Ultimo de online bijeenkomst.

Tijdverlies

Roland Loeffen, medical technology advisor bij Radboud UMC, vertelt over de track & trace-integratie bij zijn ziekenhuis. Het ziekenhuis heeft meer dan 40.000 assets in Ultimo, verdeeld over tientallen gebouwen. Het gebruik van zo veel assets leidt tot honderdduizenden logistieke bewegingen en daarmee gepaard gaand tijdverlies vanwege zoeken en administratie, wat weer zorgt voor frustratie bij gebruikers.

Overzicht nodig

Radboud UMC koos daarom voor centraal beheer van de medische technologie, waarbij de beschikbaarheid van apparatuur wordt gegarandeerd via decentrale buffers. “We willen de zorg ontzorgen en een efficiënter gebruik van medische technologie. Daarvoor heb je overzicht nodig en dat biedt track & trace.” De introductie van track & trace is onderdeel van het Smart Hospital-programma van Radboud UMC en staat niet op zich. Er vindt ook een organisatorische optimalisatie plaats, waarbij gekozen is voor Centraal Beheer van Medische Technologie (CMBT). Samen leidt dit tot procesverbetering, een betere workflow ondersteuning en minder zoektijd.

Koppeling

Na een aanbesteding voor track & trace viel de keuze op het Philips Performance Flow Platform dat werd gekoppeld aan Ultimo. Informatie uit Ultimo is hierdoor beschikbaar in Performance Flow en de actuele locatiedata zijn zichtbaar in Ultimo, dat ook direct de visualisatie daarvan toont. Medische apparatuur werd hiervoor voorzien van sensoren zodat real time tracking via het bestaande WiFi-netwerk kan plaatsvinden. Radboud UMC start met twee apparatuurgroepen en rolt trakck & trace vervolgens ziekenhuisbreed uit.

Businesscase

Noordermeer wil weten of Loeffen ook een financiële businesscase heeft gekoppeld aan de track & trace-implementatie. Loeffen: “Ja, maar niet direct aan de track & trace zelf. De businesscase zit erin dat je minder apparatuur en minder beheer nodig hebt.” Vincent Ligt, productmanager bij Ultimo, zit ook aan tafel en voegt toe: “Wij zien dat steeds meer ziekenhuizen met track & trace aan de slag gaan en daarom richten wij Ultimo hier nu standaard op in, zodat ziekenhuizen het gemakkelijker kunnen implementeren.”

Toestelbeheer

De volgende spreker, IT-programmamanager Joris Thys van Ziekenhuis Oost-Limburg neemt vanuit Genk deel aan het online congres. Ziekenhuis Oost-Limburg, een organisatie met ruim 4.000 medewerkers en 400 artsen verdeeld over 4 campussen, werkt ruim vier jaar met Ultimo en implementeerde sindsdien een groot aantal modules. Thys: “Het mooie aan Ultimo is dat je het breed kunt inzetten voor diverse flows.” Toestelbeheer is één van de toepassingen die recent werd toegevoegd, zodat alle toestellen, ook buiten de Technische en Medische Technische dienst effectief en uniform beheerd kunnen worden. Denk hierbij aan de toestellen van de laboratoria, apotheken, medische beeldvorming, maar ook de loodschorten. Thys legt uit hoe de functionele opzet van Toestelbeheer in elkaar steekt en vertelt dat eindgebruikers alleen die velden zien die ze nodig hebben. “Het is een recht-toe, recht-aan instelling waar ik heel tevreden over ben. We hebben er veel voordeel van en het vraagt weinig onderhoud.”

Blij

Het concept draait inmiddels op meerdere afdelingen. Thys: “Ik ben er blij mee; het biedt veel voordelen.” Hij noemt onder meer de beperkte kostprijs in de uitrol, zonder consultancy of extra maatwerk. Ook de uniformiteit spreekt hem aan; een pluspunt als medewerkers intern verhuizen naar een andere afdeling. Inmiddels zijn ook andere applicaties vervangen door Ultimo, waardoor de kosten over de hele linie daalden. “Er zijn nu meer dan 300 medewerkers die de toestelbeheersmodule gebruiken. Dat is een succes.” Hoe krijgen jullie iedereen mee in deze verandering, vraagt Noordermeer. Thys: “Het is een enorme meerwaarde dat alles in één systeem zit. Iedereen weet: ik moet naar Ultimo toe voor informatie. ‘Ik maak een Ultimootje aan’ is inmiddels een gevleugelde uitdrukking in ons ziekenhuis.”

Cloudmigratie

Het Dijklander Ziekenhuis (3.000 medewerkers verdeeld over 5 locaties) is het eerste ziekenhuis dat koos voor een migratie naar de Ultimo Azure Cloud. Martijn van den Berg, afdelingshoofd Logistiek & Facilitair Functioneel Beheer, vertelt over de beweegredenen. “Het is fijn up-to-date te blijven. De cloud wordt automatisch ge-update. Daarnaast is onze organisatie al bedreven in het beheren van cloud-applicaties. De ontwikkelingen binnen On premises nemen af, dus het keuzemoment komt sowieso.” Een hoogwaardige security en performance van de cloud spelen een grote rol. Ook de financiële kant van de overstap naar de cloud is positief, zegt hij.

Aanbeveling

De weg naar een implementatie is altijd lastig, beantwoordt Van den Berg een vraag van Noordermeer. “Maar alles is netjes opgelost en we zien de go-live met vertrouwen tegemoet.” Noordermeer: “Als je collega-ziekenhuizen een aanbeveling moet geven, wat zou je dan zeggen?” Van den Berg: “Start met goed projectmanagement. Er zijn veel stakeholders, intern en extern, die je moet meenemen. Wij hebben dat goed gedaan met een functioneel en een technisch projectleider.”

New features

Het laatste woord is aan Vincent Ligt, die recente ontwikkelingen toelicht, alsook een tip van de sluier oplicht als het gaat om aankomende nieuwe toepassingen in Ultimo. Hij benoemt eerst de roadmap-thema’s, met onder meer Gebruiksvriendelijkheid, Mobile en Integraties. Daarna vertelt hij over de new features die in aantocht zijn, met onder meer verdere integratie met Embrace en OneQA van Fluke. Ultimo Go kent diverse verbeteringen, waaronder het eenvoudiger doen van Self Service-meldingen. De usability wordt steeds verder verbeterd bij onder meer het koppelen van documenten, verzenden van mail,  selectielijstfilters en het grafisch overzicht reserveringen. Noordermeer: “De veranderingen zijn voor cloudgebruikers direct beschikbaar vanwege de continuous delivery. Je hoeft niet meer te wachten op een nieuwe jaarrelease.”

Ligt vertelt verder over lopende ontwikkelingen. Zo komt er onder meer een betere manier om de levenscyclus van instrumenten te managen. De Jobplanner wordt beter leesbaar en gebruiksvriendelijker en het doorvoeren van bulkwijzigingen wordt verbeterd. Van den Berg hoort het met genoegen aan: “Ik word van een aantal van deze zaken wel heel erg blij, zoals die bulkwijzigingen.”

Noordermeer sluit het online congres af door iedereen te bedanken. Hij nodigt de kijkers uit voor het Webinar van implementatiepartner Meditain op 9 september.

Het volledige zorgcongres is via de website van Ultimo: https://www.ultimo.com/nl/webinars

Wij staan voor u klaar
Ewout Noordermeer CMO / Sales Director
ewout.noordermeer@ultimo.com
+31 341 42 37 37