Veel variatie in vergaderaanvragen

Want het lastige aan vergaderingen en overleggen is dat er zoveel variatie mogelijk is. Er zijn simpelweg heel veel redenen om een overleg of vergadering in te plannen. Dit kan een afspraak met een klant of leverancier zijn, een intern overleg of een training. Daarbij is bepalend hoeveel personen er tijdens de vergadering aanwezig zijn en of er bijvoorbeeld catering benodigd is.

Gaat het om de ontvangst van een nieuwe klant? Dan willen uw verkopers een goede indruk maken en vragen ze naast een lekkere lunch ook nog een groot scherm aan voor een flitsende productpresentatie. Feit is wel dat als die belangrijke klant binnenkomt, deze zaken ook geregeld dienen te zijn. En hoe meer er van dit soort vergaderaanvragen vanuit de organisatie worden gedaan, des te lastiger het is om alles op een goede manier te regelen en te organiseren. Het is dan niet alleen voor de verkopers een domper als de klant besluit toch niet te bestellen, maar ook voor uw facilitaire afdeling. Die krijgt het namelijk direct te horen als de vergadering een flop was, omdat de lunch te laat was en het presentatiescherm niet beschikbaar bleek.

Stroomlijnen en optimaliseren met een FMIS

Om de diversiteit van vergaderaanvragen in goede banen te leiden en zo te zorgen voor tevreden (interne) klanten, is het belangrijk dat u een goed lopend reserveringsproces heeft. Een FMIS kan u hierbij helpen.

Het reserveringsproces van vergaderingen begint veelal bij de aanvrager en daar kan het al goed fout gaan. Geeft de aanvrager u namelijk wel voldoende informatie over de gewenste reservering? Geeft hij door in welke opstelling hij wil vergaderen, hoe vaak de koffie bijgevuld moet worden en of het een normale of luxe lunch betreft? Met behulp van een FMIS kunt u de aanvrager middels een overzichtelijk meldformulier begeleiden in de reserveringsaanvraag. Wanneer hij een ruimte selecteert, kijkt het FMIS al naar het aantal personen dat in die ruimte past en kan de aanvrager kiezen uit de ruimteopstelling. Dankzij de visuele weergave van het reserveringsproces, is de aanvrager in staat om op intuïtieve wijze zijn reservering samen te stellen met alle opties die hij op dat moment wenst.

Uit elk element van de reserveringsaanvraag vloeit vervolgens een takenpakket voort die voor uw facilitaire team een handig leidraad biedt om de reservering voor te bereiden. Het FMIS biedt een chronologische takenlijst waardoor de facilitaire medewerker een kwartier van te voren aanwezig is om de vergaderruimte in de juiste opstelling te zetten en de aangevraagde middelen te testen. De cateringmedewerker zet vijf minuten van te voren kannen met warme koffie en thee klaar en verzorgt in de middag een uitgebreide lunch. Zonder dat medewerkers hier zelf over na hoeven te denken heeft het FMIS al gezorgd voor een logische planning en duidelijke werkinstructies. Mochten er toch conflicten optreden bij reserveringen van dezelfde ruimte, dan geeft het FMIS dit tijdig aan en kunt u anticiperen.

Een goede vergadering en een blije klant

Mocht het nu weer voorkomen dat er een belangrijke nieuwe klant op bezoek komt, dan heeft u van nu af aan meer grip en inzicht op het totale reserveringsproces. Het FMIS zorgt voor de rest en biedt uw verkopers een onbezorgde vergadering. Kunnen zij zich, vrij van stress, concentreren op het binnenhalen van die klant.

Download het e-book Facilitair geluk in bits en bytes.

Wij staan voor u klaar
Jacob-Jan van der Spek Manager Sales
jacobjan.vanderspek@ultimo.com
+31 341 42 37 37