Stukje service

Hierop kan Stad Geel vervolgens anticiperen. Toch was de situatie nog niet ideaal. Want, wat te doen met burgermeldingen (of bijvoorbeeld meldingen van verenigingen)? In veel gevallen moet daar óók de Technische Dienst aan te pas komen. Die wilt u dan natuurlijk overzichtelijk in hetzelfde systeem vastleggen. Voor het overzicht van de Technische Dienst van Stad Geel, maar ook voor het inzicht van de burger/vereniging, zodat zij altijd op de hoogte zijn van de status van hun melding. Een stukje service dus. Tegenwoordig beschikt Stad Geel namelijk over een handige online portal waarin burgermeldingen direct omgezet worden in een melding naar de betreffende Technische Dienst. Integraal, centraal, in hetzelfde systeem.

“Dankzij de integrale oplossing kunnen we alle werkzaamheden van de Technische Dienst, die bestaat uit 210 medewerkers, beheren in één centraal systeem, wat zorgt voor efficiëntie, overzicht en inzicht”

Bart Boermans (Coördinator Logistiek) – Stad Geel

In de praktijk

We gaan eerst even terug naar de oude situatie. Burgermeldingen werden veelal telefonisch doorgegeven. Vervolgens werden die meldingen handmatig in een eigen programma ingegeven. Er was geen directe koppeling met de Ultimo software. Later werd voor die burgermeldingen Corsa in gebruik genomen . Corsa is een zaakbeheersysteem van leverancier BCT Software. Door middel van Corsa konden burgers voortaan hun meldingen en aanvragen via een online portaal doorgeven. Denk bijvoorbeeld aan een aanvraag voor een kerstmarkt.

Enerzijds had Stad Geel dus Ultimo voor alle meldingen voor de Technische Dienst. En anderzijds draaide Corsa, het systeem waar alle burgermeldingen in binnenkwamen. Een integratie tussen de systemen lag voor de hand. Want er zijn veel gevallen waarbij burgermeldingen leiden tot een taak voor de Technische Dienst. Als we even bij het voorbeeld van de kerstmarkt blijven: daarvoor moeten door de Technische Dienst bijvoorbeeld houten hutjes gebouwd worden. Een koppeling tussen Corsa en Ultimo (en vice versa) was dus zeer wenselijk, zodat informatie tussen beide systemen uitgewisseld kon worden.

Dat is wat er in de praktijk is gerealiseerd. Burgers maken een melding aan via een online portaal, die vervolgens binnenkomt in Corsa. Indien het een melding betreft waar de Technische Dienst aan te pas moet komen (veelal zijn dit meldingen met betrekking op het openbaar domein), wordt de melding digitaal doorgeschoten naar Ultimo. De Technische Dienst pakt de melding op via hun gebruikelijke procedure en registreert in Ultimo wat de uitgevoerde werkzaamheden zijn. Wanneer de taak is afgerond, wordt die informatie weer teruggeschoten naar Corsa. De burger is op die manier via Corsa volledig op de hoogte van de status van zijn melding en in Ultimo is het overzicht compleet, wat zorgt voor inzicht en overzicht. Een win-win-situatie, die dankzij de samenwerking tussen Ultimo en BCT Software is gerealiseerd.

De Geele Draad

De samenwerking tussen Ultimo en BCT Software maakt onderdeel uit van een breder initiatief: De Geele Draad. Binnen de Geele Draad hebben vijf softwareleverancier zich verenigd. Door slimme integraties worden processen binnen lokale besturen met elkaar verbonden. Wilt u meer weten over De Geele Draad? Bezoek dan de website www.degeeledraad.be

Wij staan voor u klaar
Wim De Beer Sales Director
wim.debeer@ultimo.com
+32 15 44 41 44