1. Visie en business case

Een duidelijke visie op wat de implementatie moet gaan opleveren, is van doorslaggevend belang bij de implementatie van een Computerized Maintenance Management systeem. De visie moet bestaan uit een reëel toekomstbeeld (waar willen we naartoe?) en moet worden vertaald naar concrete doelstellingen. Het vertalen van de doelstellingen naar een business case is de basis. Oftewel: wat gaat het kosten en wat levert het op?

2. Verwachtingen afstemmen

Bij de implementatie van het systeem moeten de verwachtingen van de opdrachtgever in overeenstemming zijn met die van de softwareleverancier. Wilt u dat de leverancier u tijdens de implementatie bij de hand neemt? Of verwacht u enkel de systeemtechnische implementatieondersteuning? Maak dit vooraf duidelijk. Ga in het voortraject in gesprek met de leverancier en wees hierbij concreet en open over de eigen inbreng en verwachtingen. Is er bijvoorbeeld nog niet voldoende draagvlak? Meld dit dan bij de leverancier. Door informatie te delen kan de leverancier meedenken in een oplossing en de gewenste ondersteuning bieden.

3. Breed draagvlak

Het is belangrijk dat u draagvlak creëert binnen de verschillende lagen van de organisatie. Denk hierbij aan de technische dienst, backoffice medewerkers, andere afdelingen en het management. Op het moment van de selectie van het Maintenance Management systeem dienen de uitvoering en management betrokken te zijn. Het hoger management moet zich inhoudelijk zeker niet afzijdig houden. De business case moet bij iedereen bekend zijn en gedragen worden, zodat u ook voldoende resources beschikbaar kan stellen.

4. Behapbare brokken

Verdeel het project in behapbare deelprojecten en implementeer deze stap voor stap. De implementatie zal meestal naast de gewone dagelijkse activiteiten plaatsvinden. Dan is het verstandig om gefaseerd te werk te gaan. Gebruik het succes van de afgeronde deelprojecten als hefboom naar volgende deelprojecten. Vier de tussentijdse successen!

5. Goede interne communicatie

Begeleid de aanstaande ingebruikname van het systeem met voldoende communicatie. Communiceer over het hoe, wat, wanneer en waarom van de invoering van de applicatie. Dit is met name van belang als er sprake is van veranderende procedures. Een effectieve interne marketingcampagne draagt positief bij aan het succes van de ingebruikname van de onderhoudssoftware. Maak bijvoorbeeld gebruik van promotiemateriaal van uw leverancier, zoals de Ultimo Complimentenkit.

6. Goede projectleider

Een goede en kundige projectleider bij de opdrachtgever is misschien wel de allergrootste succesfactor. Deze projectleider dient bij voorkeur kennis te hebben van de te automatiseren processen. Bovendien heeft hij/zij affiniteit met ICT en bezit het aanzien én mandaat om de kar te kunnen trekken. Een goede projectleider bewaakt scope en budget en maakt goede afwegingen tussen hoofdlijnen en details. De projectleider is positief, standvastig, communicatief vaardig en doelbewust.

Door bewust om te gaan met de genoemde elementen, legt u de basis voor een geslaagd implementatietraject.

Benieuwd waar u nog meer op dient te letten?

Download dan het e-book ‘’De CMMS-implementatie toolkit’’.

Wij staan voor u klaar
Wim De Beer Manager Sales
wim.debeer@ultimo.com
+32 15 44 41 44