Nieuwsgierig naar de andere aandachtspunten? Download e-book

Interne communicatie vóór de implementatie

Het is van groot belang dat u voor de implementatie intern communiceert. De eerste vraag die nu komt opborrelen is: naar wie moet u communiceren? Bepaal eerst wie op welke manier en wanneer betrokken zijn bij de implementatie van uw FMIS. Denk bijvoorbeeld aan de interne klant, frontoffice, backoffice, managers, etc.

Interne communicatietips voor vóór de implementatie:

  • Maak duidelijk waarom u het FMIS gaat implementeren.
  • Laat uw verwachtingen tegenover de medewerkers duidelijk zijn.
  • Houd medewerkers op de hoogte via de interne communicatiekanalen (Intranet, Yammer, interne nieuwsbrieven).
  • Organiseer een overlegsessie voor de mensen die niet online willen communiceren.
  • Bekijk wie betrokken wil worden bij het proces en implementatie. Is er iemand erg fan van het FMIS? Maak hem/haar ambassadeur!
  • Bied alvast trainingen aan voor het gebruik van het FMIS.
  • Promoot uw FMIS. Maak gebruik van interne marketing: druk flyers, of bestel goodies zoals de Ultimo complimentenkit!

Interne communicatie bij aanvang en tijdens de implementatie

Als de voorbereiding is afgerond, dan kunt u aan de slag met de daadwerkelijke implementatie van het FMIS. Tijdens de implementatie is interne communicatie weer van essentieel belang.

Interne communicatietips voor tijdens de implementatie

  • Verstuur een aankondiging, voordat er daadwerkelijk geïmplementeerd gaat worden (wat gaat er veranderen, wanneer gaat het veranderen, wat wordt er verwacht van medewerkers, etc.).
  • Geef regelmatig updates over de implementatie.
  • Wees vooral open over wat er gebeurt. Loopt er iets niet helemaal rolletjes? Dan mag de doelgroep dat best weten. Gaat het allemaal goed? Laat het dan ook horen!

Interne communicatie na de implementatie

De implementatie is voltooid. Maar de interne communicatie blijft volop doorgaan. Zowel op korte termijn als op lange termijn.

Interne communicatietips voor na de implementatie (korte termijn)

  • Houd ruimte in de interne communicatiemiddelen en besteed regelmatig aandacht aan het nieuwe systeem, de resultaten en ervaringen.
  • Communiceer op vaste momenten (periodiek) over het systeem.
  • Vraag de gebruikers en betrokkenen actief naar feedback en communiceer dat u daadwerkelijk met de feedback aan de slag gaat. Communiceer vervolgens de resultaten.

Interne communicatietips na de implementatie (lange termijn)

  • Geef jaarlijks een update met de opvallendste resultaten.
  • Evalueer periodiek met de gebruikers de ervaringen van het systeem. Stel een lijst met verbeterpunten op.
  • Herhaal regelmatig de doelen, bevoegdheden en belangrijkste aanspreekpunten.
  • Benoem het systeem ook bij het inwerktraject van nieuwe medewerkers.

Interne communicatie is een wisselwerking. Communiceert u met regelmaat, dan gaat uw doelgroep de communicatie ook verwachten en willen ze betrokken zijn. De inzet van communicatie wordt dan haast een automatisme. En dat zien we graag!

Interne communicatie is pas één van de vele aandachtspunten tijdens een FMIS-implementatie.

Download het e-book: De FMIS-implementatie toolkit

Zeg het maar.
Gaan we ervoor?
Wim De Beer Manager Sales
wim.debeer@ultimo.com
+32 15 44 41 44