Effizienter Einsatz des Projektbudgets

Beim Schoeller Werk wurden die Wartungen bisher in einer Vielzahl von Excel-Dateien und einem veralteten Anlagenverwaltungssystem registriert. Weil dieses System nicht mehr ausreichte, entschied man sich dazu, die Wartung in Ultimo Maintenance Management sicherzustellen. Alle Daten mussten importiert werden und man entschied sich nahezu nur noch mobil mit Ultimo Go zu arbeiten: Ein großes Projekt, bei dem ein akkurater Projektleiter, der gut mit dem Ultimo Consultant zusammenarbeitete, sehr wichtig war. „Der Projektleiter, Uwe Zeleny, hat die Datenmigration koordiniert und verwaltete die ITA-Liste. Jedes Mal, wenn ich vor Ort war, lag ein fertiges Aufgabenpaket auf meinem Schreibtisch. So konnten wir effizient arbeiten“, erzählt Patrick Schileffski.

„Außerdem war Uwe Zeleny der Meldepunkt für alle Beteiligten. Er konnte die meisten Fragen seiner Kollegen direkt beantworten (ohne Consultant) und legte direkt die Prioritäten aller Wünsche und Fehler fest. An Beratertagen konnte ich dadurch direkt mit der vorbereiteten Liste anfangen.“ Der Projektleiter sorgte dafür, dass der Consultant genau die Aufgaben erfüllte, die zu dem Zeitpunkt wichtig waren und dass andere Aufgaben vom Kunden selbst erledigt wurden. Hierdurch konnte das verfügbare Budget effizient genutzt werden. Der Projektleiter führte selbst einen Teil der Anforderungsanalysen und Detailinterviews durch und formulierte auch selbst Akzeptanzkriterien für Produktbeschreibungen. „Es wurde von einer perfekten Zusammenarbeit zwischen dem Projektleiter des Kunden und dem Consultant gesprochen: der Projektleiter weiß, was seine Firma und seine Kollegen benötigen und bereitet alles so vor, dass wir ihm mit den Dingen helfen können, die er nicht selbst lösen kann, nämlich tiefer gehenden Konfigurationen.“

Ultimo Anwendungsverwalter-Schulung

„Ein anderer Vorteil der Implementierung war, dass Uwe Zeleny die Ultimo Anwendungsverwalter-Schulung besucht hat. Hierdurch ist er in der Lage, kleine Konfigurationen selbst durchzuführen und ist es ihm gleichzeitig möglich, mithilfe der Daten aus Ultimo und Crystal Reports verschiedene Analysen durchzuführen. Außerdem hat er ein gutes Bild von den (Un-)Möglichkeiten in Ultimo, wodurch wir die Wünsche im Voraus auf Durchführbarkeit prüfen und filtern konnten.

„Nach der ersten Projektphase haben wir mit Change Requests gearbeitet. Der Kunde definierte eine Ausgangssituation für eine bestimmte gewünschte Funktionalität, die Intention und die Voraussetzungen für die Implementierung und überreichte mir diese anschließend. Anhand dieser Daten (und eventuell eines Detailinterviews) habe ich einen Vorschlag für die technische Umsetzungen formuliert und das benötigte Budget eingeschätzt. Erst als der Projektleiter und ich einer Meinung waren, wurde es realisiert. Das scheint vielleicht auf den ersten Blick mehr Arbeit zu sein, aber man verhindert dadurch Missverständnisse. Außerdem hat der Projektleiter so immer den Überblick über das Budget“, erzählt Schileffski. „Darüber hinaus wurde es für Ultimo einfacher, auch andere Consultants in dem Projekt einzusetzen. Die Implementierungsschritte wurden so detailliert definiert, dass Sie auch von einem Kollegen realisiert werden konnten.“

Eine gute Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung, die die Server gut vorbereitet hatte und immer gut erreichbar war, war außerdem ein wichtiger Erfolgsfaktor des Projekts.

Ultimo Go

Durch die gute Zusammenarbeit wurde gemeinsam eine Umgebung implementiert, mit der das Schoeller Werk sein Maintenance Management professionell unterstützen kann. . Die Techniker arbeiten nahezu komplett auf iPods in der Ultimo Go-Umgebung. Der große Vorteil ist, dass die Reparaturzeiten zuverlässig (über Start-Stopp-Stundenregistrierung, an die automatische Berechnungen für Zulagen (bei Arbeiten in einer warmen und lauten Umgebung) hinzugefügt wurden) erfasst werden. Änderungen an der Anlagenstruktur sowie der Ein- und Ausbau von Austauschteilen können direkt weitergegeben und gemeldet werden können. Das ist effizient und sorgfältig.

Das Schoeller Werk möchte die Anwendung auch in Zukunft weiter optimieren. In einer folgenden Phase ist eine Schnittstelle mit Navision für die Lagerverwaltung geplant.

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